Asanaフォームを使って社内申請を一元管理してみた

溢れやすい社内の依頼をAsanaフォームでまとめてみました
2021.05.30

こんにちは、 ネクストモード株式会社 のSaaSおじさん久住です。

はじめに

ネクストモードではワークマネジメントツールのAsanaを利用しています。

会社設立してからもうそろそろ一年になりますが、少しずつ社内のフローも確立してきて様々な依頼がSlackで飛び交うようになりました。

当初はSlackのワークフロービルダーを利用して簡単に依頼できる仕組みを作っていたのですが、依頼をもらう側(特に私)がタスクの期日を把握したり、抜け漏れないように管理したいという思いが強くなり、最近はAsanaフォームを利用して社内問い合わせを一元化しています。

今回はAsanaフォームを利用した社内問い合わせの仕組みについてご紹介します。

Asanaについては下記エントリーで紹介していますので是非御覧ください。

Asanaフォームとは

Asanaフォームは、フォームで入力した内容がプロジェクトのタスクとして登録される、どの有償プランでも使える機能です。

フィールドとのマッピングも可能なので、例えば対応期日を入力してもらうようなフォームを作成しておけば自動的にタスクに期日が設定されます。

Asanaのforumを確認する限り、iframeでの埋め込みに対応しておらず認証付きで限定公開等もできないため、社内問い合わせ用途で使うのが良さそうです。

Asanaフォームの用途

ネクストモードでは下記用途で利用しています。

  • 社内システムに関する問い合わせ
    • アカウントの払い出し、追加依頼等
  • 経営事業部への依頼
    • 契約の手続き、支払依頼等
  • マーケティング事業部への依頼
    • 営業のアサイン依頼等

Asanaでは承認リクエストもできるので、社内稟議についてもAsanaフォームに移行していくことを(勝手に)検討しています。

作り方

社内システムに関する問い合わせを例にAsanaフォームを作り方をご紹介します。

プロジェクトの作成

まずはAsanaのプロジェクトを作成します。あわせて、社内システムに関する問い合わせを受けるメンバをプロジェクトに追加しておきます。

必要に応じてカスタムフィールドを設定します。 今回は依頼内容をフォームで入力してもらった際にフィールドに表示(接続)される、依頼内容というフィールドを作成しました。

フォームの作成

次にフォームを作成します。フォームはプロジェクトのタブからフォームを選択します。

フォームの作成はとても簡単で、ドラッグ・アンド・ドロップで質問を追加していくだけでOKです。入力する形式(テキスト、ドロップダウン等)によって、追加する要素を選択します。

追加した質問をタスクのフィールドにする場合は接続先のフィールドを選択し、マッピングします。

次にフォームの設定でタスクの件名、デフォルトの担当者などを設定しておきます。 社内システムに関する問い合わせはデフォルトの担当者を私に設定し、件名は「誰から」「何に関する問い合わせ」なのかわかるように選択しています。

Slackと接続

フォームで依頼があったら、Slackに通知されるように設定しておきます。

Slack通知はプロジェクトのルールの編集からプロジェクトにタスクが追加されたらSlackへ通知されるというルールを設定します。

社内WikiにフォームURLを記載

最後に複数の問い合わせ用のフォームが存在するため、社内WikiであるNotionに問い合わせフォームのURLを記載して完了です。

依頼してみた

それでは試しにフォームを使って申請してみます。

まずはNotionに記載されているフォームのURLを開いて、必要項目を入力し、依頼ボタンをクリックします。

するとSlackに依頼したことが通知されます。

Asana上にもタスクが作成されているので、依頼を受領した担当者は適宜AsanaもしくはSlackでやり取りし、完了したらAsana上のタスクを完了します。

依頼内容のフィールドも先程マッピングした通り、入力項目が反映されています。

さいごに

Asanaフォームでの社内申請についてご紹介しました。 今までSlackを利用していたときにはチャンネルを分けていても依頼が多くなってくると流れてしまって、どうしても抜け漏れが発生してしまっていたところがAsanaのタスク管理に追加されることで、管理が劇的に楽になりました。

経営事業部のバックオフィスメンバへの依頼も現在ではAsanaに集約されていて、依頼状況が可視化されて担当者の観点でもマネージャーの観点でも良かったという意見をもらっています。

皆さんも活用してアサナーになってみてはいかがでしょうか?