Asanaのルールを使い倒してタスク管理を効率化してみた

Asanaのルールでタスク管理をより効率的に!
2021.06.18

こんにちは、 ネクストモード株式会社 のSaaSおじさん久住です。

はじめに

ネクストモードではワークマネジメントツールのAsanaを利用しています。

Asanaでのタスク管理が少しずつ浸透してきて、タスクのリマインドやメンテナンスを手動で行うことは非効率的になってきました。そこで、今回はルールを利用したタスク管理についてご紹介します。

Asanaについては下記エントリーで紹介していますので是非御覧ください。

ルールとは

ルールはトリガーアクションから構成される、タスクに紐づくワークフローの自動化の仕組みです。 「タスクが完了したら自動的に○○する」とか「タスクが作成されたら自動的に××する」のような仕組みを作ることができます。

ルールの作り方

ルールの作り方を簡単にご紹介します。

ルールはプロジェクト毎に設定するので、プロジェクトのカスタマイズからルールを追加を選択します。

ルールにはAsanaが用意しているテンプレートの他、自らカスタマイズで作成できるカスタマイズルールがあります。 インテグレーションできるのは現状下記の5つです。

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Jira Cloud
  • Jira Server
  • Zendesk

ルールの作成ではトリガーとアクションを選択します。トリガー、アクションともに複数選択することができます。

ルール使用例

次に、今まで作って使用したルールから抜粋して使用例をご紹介します。

タスク完了

タスクが完了したら完了ボタンを押す人も、カンバン方式で完了セクションに移動する人もいるかと思います。複数人で遂行しているプロジェクトで完了セクションにあるタスクで完了ボタンが押されていない(なのに期日は今日以前の)タスクがあったりすると私はとても気になってしまいます(セクションの作り方で解決できるところもあります)。

そんな時は完了セクションに移動したらタスクを完了するというルールを作成します。

ルールを作成すると関連するセクションに雷マークが出てきて、設定されたルールを確認できます。

逆もしかりで、タスクを完了したら完了セクションに移動するというルールもあわせて設定しています。これでどちらの操作をするメンバにも対応できるようにしています。

コラボレーター追加

乱用すると通知の嵐になってしまうので最近はあまり使っていませんが、プロジェクトのタスクを必ず確認しておいてほしいメンバー(例えばPM等)がいる場合、タスク追加をトリガーにコラボレーター追加を実施出来ます。

私の反省も兼ねて書きますが、むやみにコラボレーターを追加することはおすすめしません。以前プロジェクトメンバーを全員自動的にコラボレーターに入るようにルール設定してみたのですが、結果的に通知が多すぎてほとんど見なくなってしまいました。

タスクの期限超過通知

以前のエントリーでも書きましたが、毎朝Asanaから一日を始めればタスク超過はあまり発生しないのですが、やんごとなき事由によりタスク期限超過が発生した時のために通知を設定することができます。

下記の例では3日超過したら期限超過の通知をSlackに送る設定をしています。

ここも反省ですが、当日期限のものをSlackで通知すれば全部確認できていいかな〜と思っていましたが、多すぎて見なくなったので3日期限超過したものを通知するようにしています。

別プロジェクトにタスクを追加

営業チーム(プロジェクト)からタスクの受け渡しをするなど、プロジェクトをチーム横断で実施している場合は特定のセクションに移動したら別プロジェクトにタスクを追加するルールを作成します。

まずタスクを追加すると追加したプロジェクト(今回はtestというプロジェクト)内にしか存在しません。

その後、タスクを進行中に移動するとルールが実行され、別プロジェクトにまたがるタスクとなります。

注意点(自分への戒めも含む)

プランによる制約

Asanaは無償プランのBasic, 有償プランのPremium, Business, Enterpriseと分かれています。 ルールが利用できるのは有償プランからで、カスタムルールが利用できるのはBusiness, Enterpiseの2プランとなります。

ルールの権限

ルールは作成した人(=オーナー)のみが編集したり削除することができます。ルールの設定を変更しようとしても、作成した人でないと変更できないです。 ルールを止めたい(例えばSlack通知が多いから停止したい)場合、ルールの無効化はプロジェクトへのアクセス権限を持つユーザであれば実行可能です。

マイクロマネジメント

先に上げたようなコラボレーターの追加やタスクの期限超過通知などのルールを使えば、全体でのタスク漏れなどをマネジメントできる一方で、細かくやりすぎるとマイクロマネジメントになり、全員疲弊します。

抽象的な話になりますが、チームメンバーのペースでやりつつ、プロジェクトがスムーズに遂行できるいい塩梅を見極めることが大事だと感じています。

さいごに

Asanaのルールの活用例についてご紹介しました。

ネクストモードでは使用例にあげた内容を活用していますが、社内システムにあわせてインテグレーション可能なSaaSと組み合わせて業務効率化を検討するのが良いと思います。

皆さんも活用してアサナー(Asanaを愛する人)になってみてはいかがでしょうか?