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DocuSignの電子署名を導入して紙文化から脱却してみた

DocuSignで契約手続きの効率化を実現することができました!
2020.07.04

こんにちは、久住です。

7/1についにネクストモード株式会社が設立致しました。私も一メンバとして頑張ってまいります。

今回は、DocuSignの導入により、設立タイミングで取り交わした多くの契約書の電子化、およびバックヤード業務の大幅な効率化が実現できたのでブログにまとめてみようと思います。

※クラスメソッドでは先立ってDocuSignの導入を実施しています。

【バックオフィス業務のテレワーク化】全社員が出社しないで事業継続する具体的な方法を紹介します

DocuSignとは

DocuSign(eSignature)とは電子署名サービスで、契約をオンラインで実施できるサービスです。

DocuSign eSignature

今まで2部契約書を印刷して押印して、製本して、郵送して、1部返送してもらって両社定められた期間保管するという気が遠くなる作業があったのですがそれをオンラインで完結できるようになります。

利用方法

実際にどれだけ便利に出来るのかは、DocuSignブログをご参考に御覧ください。

契約書を送付する

<ビックリするほど簡単!>ドキュサインの電子署名でサクッと電子署名文書を送信してみよう

契約書を受信して署名する

ドキュサインの電子署名(DocuSign eSignature)体験!

実際に使ってみた感想

今まで紙の契約書を数多く取り交わしてそれがほぼ当たり前になっていた私にとって、DocuSignは「難しいのではないか」「電子的に押印するってなんぞや」と、かなり抵抗感がありました。実際私だけではなく、利用経験がない取引先の企業様やチームメンバもどうしたら良いのか分からなくて不安に思っている人が大半でした。

しかし、今自信を持って言えます。

電子署名サービスは絶対使ったほうが良い!

ネクストモードではDocuSignを利用しましたが、サービス比較をして他が良いと判断してそちらを使うのもいいと思います。 私個人の意見ですが、電子署名は「紙文化からの脱却(=業務効率化、リモートワーク)」のためのひとつの手段であり目的ではないので、一番使いやすいと思ったものを使うのがいいのではないでしょうか。

どのくらい効率化されたのか

あまり定量的な評価ができないのですが、今回DocuSignでの契約書の取り交わしを15通実施しました。

取引先によっては別の電子署名サービスを契約していてそちらを使うケースもあったので全てではないですが、先に述べた気の遠くなる作業「2部契約書を印刷して押印して、製本して、郵送して、1部返送してもらって両社定められた期間保管する」×15件の契約がDocuSignだと1週間かからず完了することができました!

事前の契約書の条文の調整等にかかる時間は今までと変わらないところはありますが、書類のやり取りでかかる時間がここまで短縮できたのは凄まじい改革だと実感しています。

さいごに

ネクストモードではDocuSignを使うことで契約処理が効率化できました。

また、個人的に嬉しかったことは取引先の企業様から「今回初めてで不安だったけれどやってみて社内初の事例にもなり、周りもすごく注目していて電子署名が良いものだということが会社として知ることができた」というお言葉をいただけたことです。 ネクストモードは「クラウドで新しい働き方を」をモットーにしていますが、こんな形でも少しずつ貢献していけると嬉しいなと思っています!