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Asanaから一日を始めて仕事のための仕事をなくしていく

Asanaで快適な一日を始めよう!
2021.04.23

こんにちは、 ネクストモード株式会社 のSaaSおじさん久住です。

はじめに

ネクストモードでは社内のタスク管理でAsanaを利用しています。

以前まで業務開始時は(社内からの連絡も含めて)メールをチェックして返信して・・・というルーティーンでしたが、最近では社内のやり取りはAsanaとSlackで完結し、一部社外とのやり取りもAsanaで進めることができています。

今回はそんな「Asanaで始まる一日のルーティーン」をご紹介します。

Asanaとは

Asanaではチームのプロジェクトやタスクを効率的に管理することができます。

リスト、ボード、タイムラインなど様々な方法でタスクを視覚化することができ、情報を適切に管理することが可能です。

Asana は、チームの目標を見据えて、プロジェクトや日々のタスクを管理できる、ビジネスの成長を加速させるワークマネジメントプラットフォームです。

※Asanaドキュメントより抜粋

くすみのルーティーン

最近の私の業務開始時のAsanaルーティーンをご紹介します。

  1. Slackで今日が期限のタスク通知を確認
  2. Asanaの受信トレイを確認
  3. Asanaのマイタスクを確認

Asanaでのタスク管理が身に染み付いているので、Asanaを見ない日はありません。 それではそれぞれ詳細にどんなことをやっているのかご紹介したいと思います。

Slackのタスク通知を確認

各プロジェクトの期限日になっているタスクはプロジェクト内のルールで、毎日Slack通知するようにしています。

Asanaを見ればわかるものではありますが、Slack通知することで自分のタスクだけではなく他のメンバーのタスクの当日期限のものも可視化されるので一応設定しています。

通知先のSlackチャンネルでは毎日下記のようにタスクのチケットを持っている人とタスクの詳細が確認できるので、業務開始時に「あ、このタスク今日までにやるんだったな」と思い出すことができます。

Asanaの受信トレイを確認

次にAsanaの受信トレイを確認しています。

自分がコラボレータになっているタスクや担当者として割り当てられているタスクに更新情報があった場合に受信トレイに情報が入ってきます。

受信トレイにはどのプロジェクトどのタスクどんな更新(コメント、ステータス変更、タスク追加等)があったのかという情報が入ってきます。

受信トレイの情報は、メールでいうと未読メールのようなものですので、確認して返信等の作業した後は受信トレイから通知をアーカイブするのがオススメです。

Asanaのマイタスクを確認

受信トレイの確認が終わったらマイタスクを確認します。

マイタスクには自分に割り当てられているタスクが一覧で並んでいますので、当日タスクのものや期日が近いものを見ています。 未完了タスク期日でフィルタすることで直近のタスクを確認することができるので私はこれでフィルタしています。

さいごに

今までは情報が散乱していて、大量のメールを見たり、Slackを巻き戻って見直したり、仕事のための仕事が多くありました。情報の散乱によりタスクの漏れも多く発生していたこともあります。

意識的にAsanaにタスクを集約するようになってからは、業務開始時のルーティーンがかなり効率化されて仕事のための仕事が激減したと感じています。

また、Asanaへのタスク集約が習慣化したことで、当初意識的にやっていたAsanaへタスクを追加するという行動も自然と行うようになり、より効率的な働き方ができてます。

プロジェクト管理やタスク管理はチーム/会社全体で行うものなので、仕事のための仕事を減らすという観点でAsanaの利用を検討してみてはいかがでしょうか。