情報が更新されていないスペースは見向きもされなくなります。Notionでもそれは変わりません。頻繁に手を入れる必要がないページもありますが、所謂インデックスのようなスペースはそれほど数もないでしょう。
頻繁な手入れが求められる情報の実体を記載しているようなページは、見向きされなくなると情報伝達に支障が出てきます。更新されていると判断してもらうために、個人的に死守している項目を挙げてみました。
Wiki化しておく
現在業務で頻繁な更新対象になっている所属部署スペースは一通りWiki化を済ませています。主に以下のメリットがあります。
- 更新日時が自動で出る
- 絞り込み検索がしやすくなる
- 情報のタグ付けがしやすくなる
wiki化されていないスペースにて最終更新日時を手入力しているページを多々見かけますが、更新するだけで日付も自動変更されるのは大きなメリットです。wikiのデータベース機能にて最終更新日時ベースでのソートを元に断捨離の判断もしやすいという副次効果もあります。
絞り込み検索については、気がついていないスタッフもいることは予想できるため、アクセスが多い場合は検索操作についての簡易説明も入れています。
検索向けにページ名をアレンジする
被りやすい適当なページ名を付けておいた場合に、検索すると頭を抱えることになるでしょう。
大体同じ様な名前で皆付けているはずです。部署名、プロジェクト名を含めるだけで効率が変わります。特に、事前にプロジェクト名がわかっている場合はキーワード検索にて上位になりやすいのでおすすめです。
リンク切れを防ぐ
Notion上のリンクは傍目では機能しているか分からないのですが、唯一即分かるケースが最近出てきました。これはゴミ箱の機能アップデートに伴うものでしょう。
この表記がページ上に存在し続けている場合、手入れ漏れであると一目瞭然になります。問題は検索やNotionAIではこの表記を検出できません。対策は差し替え候補ページの有無、編集権限の有無と、削除されたページが所属しているスペースの存在有無で変わってきます。
ページを削除した場合
不要となったページだった場合は、該当リンク自体を削除します。編集権限がなければ依頼しましょう。
万が一差し替え後のページが存在する場合は、ゴミ箱内ページからバックリンクを辿り、1ページずつリンクを差し替えていきます。削除されたページが所属していたスペース自体が消滅していた場合はバックリンクも辿れなくなります。この場合はリンクを見つけ次第差し替えるしかありません。
データベース内のページを削除した場合
不要となったページだった場合は、編集権限があるなら該当リンク自体を削除します。
差し替え後のページが存在し、編集権限があり且つ削除されたページが所属しているスペースが存在する場合は、ページを復元した後に所属スペースのデータベース外に移動させます。該当スペースのユーザであればプライベートでも構いません。
移動できた場合はページ内にバックリンクが表示されるようになるので、そこから1ページずつ差し替えていきます。なお、他のユーザには表示が以下のように切り替わります。
編集権限がない場合は編集権限があるメンバーに対処を依頼しましょう。ページの移動ができない場合は、リンクを見つけ次第差し替えるしかありません。
あとがき
wiki化については一度実施すると後から特に手を入れることはなくなります、ページ名のアレンジについては、定期的に検索結果を確認してよりよい候補があれば変えておくと良いでしょう。
問題はリンク切れです。これは根気強く対処する必要があります。特に、ページメンション及び子ページタイトルはテキスト情報としてページ内に包有されていないため、スペース内検索には掛かりません。これらについては目視で対応しましょう。トラッキングシステムが使える場合は直接リンクを貼らずにシステムを経由させる方法もありますが、運用に一手間かかるようになります。
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