皆様こんにちは！もり子です。

プログラミング経験ゼロの私が、AIの力を借りて初めてのGAS(Google Apps Script)に挑戦！
Gmailの定型メール下書きを自動作成するツールを、完成させることに成功しました。

この記事では、
・どのAIツールを使ったか
・どんな指示(プロンプト)を出したか
・つまずいたポイントと解決法
を包み隠さず公開します。

「プログラミングなんて無理…」
その一言で、あなたの可能性にフタをしてしまう前に、ぜひこの記事を読んでみてください。

■ 面倒くさいをきっかけに改善したい！

私の担当業務の一つに、「定型メールの送信」作業があります。

作業内容は

1. 手順書からメールテンプレをコピー
2. 新規メールを作成して件名・本文にペースト
3. 都度変更箇所を手入力
   一つ一つは簡単な作業ではありますが、この「手順書とメール画面を行ったり来たり」が私にとってはストレスでした。

そんな時、社内メンバーがメール作成業務を劇的に効率化している事例を知り、
詳細を教えていただきました。

それは、スプレッドシートに宛先や顧客名などの情報をあらかじめ記載しておき、
「GAS」という機能がメールテンプレートの内容を基に、
Gmailに内容が異なる複数の下書きを一括作成する、という画期的な手法でした。

Gmailの標準テンプレート機能も検討しましたが、
「定型文」は保存できても、毎回、宛名や顧客名、日付などを手作業で修正する必要があり、
私の課題の半分しか解決できません。

そのため、より根本的な解決策である「GASでのツール作成」を選択しました。
GASの知識はありませんでしたが、面倒な転記作業そのものを無くせると思い、
「AI」を活用し作成にチャレンジすることにしました！

■ AIとの戦い

実行したくとも、そもそもどうするのかも何をきっかけにしていいのかも不明でした。

実際に使用している社内メンバーにGASの内容を見せてもらい、
そちらをヒントにAIに聞きまくるという手法で、作成を進めました。

私のやりたいことをAIになげてみた

既存のGASスクリプトに私のやりたい機能を追加するよう、AIに投げてみました。
私が使用したAIは「Gemini Enterprise」です。

・都度変更箇所が必要な箇所にスプレッドシートの時点で文言を入力できるようにしたい
・発注物に対する受け取り希望日も、スプレッドシートから入力したい
・指定の文言をメール下書きに入れてほしい
・件名、TO、CCも自動で入れてほしい

以下のGASに、上記機能を追加してください

【ここに基になるGASを貼り付け】

これだけの、少し"ふわっとした"お願いでしたが、AIは意図を正確にキャッチ。
返ってきたコードをコピペして実行すると、Gmailの「下書き」フォルダに、見事にメールが作成されていました。

件名：テストメールです
 本文：
 〇〇株式会社
 ご担当者様

 お世話になっております。
 ■■株式会社 △△です。
 〇〇の発注をお願いできますでしょうか。

 発注数　　：15個
 配達先　　：105-0003　東京都港区西新橋1-1-1　日比谷フォートタワー26階
 受取希望日：01/23（金）

 上記内容にてお願いいたします。

しかし立ちはだかる壁…

AIが作ったスクリプトは動きましたが、理想とは少し違うものでした。
下書きの作成までは完了したものの、手直しが必要で何度もエラーが出ました。
エラーが出るたびにエラーの内容を伝え、AIと対話を何度も何度も繰り返しました。

この地道なキャッチボールの末、ついに全ての情報が正しく反映されたメールが完成した瞬間は、達成感でいっぱいでした。

「AIは一度で完璧な答えを出すわけではないが、対話を続ければ必ず目的に到達できる」と実感し、
着実に目的に近づいていく頼もしさを感じた一面でもありました。

■ ついに完成

こうして完成したスクリプトをテストし、問題がないことを確認しました。
その後、チームのみんなに共有したところ、実際に使用してくれています。

これまで1通あたり5分かかっていた作業が、わずか3分で完了するようになりました。
40%の時間削減に相当します。
メール作成が重なる日には、このツールによる工数削減の効果を実感できます。

プログラミングの知識は、今でもありませんが、
「もっと楽をしたい」という想いが、自身を動かしAIという最強の味方を得ました。

この記事を読んだあなたも、ぜひ、身の回りの「面倒くさい」を、AIに話しかけてみてください。
きっと、より良い業務効率アップが期待できるかもしれません！

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