社外勉強会を開催しよう！

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#イベントレポート

おおはしりきたけ

2016.02.23

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こんにちは！おおはしりきたけです。最近も色々な勉強会が開催されておりますが、私は昔から色々な勉強会に参加したりしてました。最近では、参加するだけではなく、登壇や運営をすることも多くなってきたので、これから勉強会を開催、運営をしてみようと思う方向けにここ数年で学んだ社外勉強会の開催、運営について纏めてみたいと思います。

はじめに

私が開催、運営してきた勉強会は20名〜300名程度の勉強会になります。YAPCやRubyKaigiなどの大きなイベントについては経験がありませんので、社外に向けて50名程度の勉強会を開催してみたいという方に参考になるのかなと思います。

今まで開催してきた勉強会について

今まで、以下の様な勉強会を開催してきました。こうやって見ると色々やってきたんだなと思います。

クラスメソッド社内で開催したイベント

外部の会場で開催したイベント

外部の会場で他社さんやゲストスピーカーと一緒に開催したイベント

何で勉強会を開催するのか？

勉強会を開催する理由ですが、私が主催する理由としては以下があります。

技術などの情報の共有をしたい
技術者の方々と交流したい
採用活動に繋げたい
会社の認知をしてもらいたい
参加者の方のモチベーション向上
懇親会で楽しくワイワイしたい

私自身、昔は色々な勉強会に参加させてもらって、イケてる技術者からの情報を聞くことで自分の熱量を上げてたりしてましたし、ちょこちょこ発表するようになって、勉強会は参加するよりも発表する方が確実に自分自身のスキルアップにも繋がると実感しています。昔は発表なんて出来ないと思ってましたが、やってみたら凄く楽しいですし、開催するのも数をこなすうちに練度も上がってくるので、発表や開催は躊躇せずにドンドンやっていったほうがいいと思います。勉強会を開催することで外部の凄いエンジニアの方とも交流できて、色々と情報交換できますし勉強会の開催はメリットしかないです。

勉強会開催までの流れ

勉強会の流れとしては、私の場合、基本的に以下の図のような流れが基本です。

企画

そもそも、どんな勉強会を開催したいのか？目的は何か？を決める必要があります。ざっくばらんにテーマを広く勉強会にするのか、技術に特化するのか、どの位の参加者を見込んでいるのか、懇親会はどうするのか、等など最初に目的を立てて進めていけばあとの工程がスムーズに進みます。私が開催する場合は、特定のテーマ(iOSやAndroid、AWS等）を決めて進めていくことが多いです。

登壇者調整

企画が決まったら、次は登壇者の調整が必要になります。幸いな事にクラスメソッドは勉強会の発表をしてくれる社員の方が多いので、登壇者のアサインに困ることはないです。基本的に依頼をしたら快く？受けてもらえることが多いです。また外部の登壇者の方に依頼をするときは、勉強会の趣旨の説明をして、協力していただけるかの依頼をするのですが、今まで協力して頂いた外部の登壇者の方も快く引き受けてくれる人が多いです。「断られたらどうしよう…」「こんな依頼しちゃって嫌われないかなぁ…」と不安がる前にまず行動です！

日程調整

登壇者の調整と日程の調整は合わせて行うことが多いですが、日程調整は非常に重要です。忘年会シーズンや年度末に関しては集客が悪くなりますし、ドタキャンの発生も多くなりがちです。金曜日なども急遽飲みに行く人も多かったりするので、私が開催するときは火曜日〜木曜日が多いです。

場所調整

自社で開催するのが一番調整しやすいと思いますが、会場のキャパなどによって、広い会場や駅から近い会場などの検討も必要です。IT勉強会は頻繁に行われているため、無償で会場提供してくれる会社さんや会場も沢山あります。DooreKeeperさんがまとめているIT勉強会の会場も参考になると思いますので、是非参考にしてもらえればと思います。

クラスメソッドでは、大規模の勉強会を行う場合など、SAPジャパン様の会場を利用させていただくことが多く、先日のDevelopers.IO 2016もSAPジャパン様の会場をお借りさせていただきました。無償で貸していただけますし、機材も充実しているので、勉強会の多いクラスメソッドとしては、非常に助かっております。

告知

諸々決まったら、いよいよ告知です。告知サイトは様々あるので利用しやすいサイトを使うのがいいと思います。クラスメソッドではconnpassさんを利用することが多いですが、マルチトラックを行う場合は、EventRegistさんを利用させていただくことが多いです。

代表的な告知サイトは以下です。

告知をしたら勝手に集客できるわけではないので、クラスメソッドの場合は告知と同時にDeveloper.IOにブログを書いて周知します。またTwitterやFacebookなどSNSでのシェアも集客に非常につながりますので、労力惜しまずに集客するための様々なアプローチが必要です。

開催

さて、いよいよ開催です。勉強会は1人で運営するのは大変なので、必ず事前に協力者（スタッフ）を募りましょう。また、開催直前に参加者の方にリマインドメールを送るのも忘れずに。上記で紹介したサービスにはリマインドメールを送る機能も付いているので、非常に便利です。

開催時の注意点として、当日スムーズに流れるように司会進行する方と認識合わせや、登壇者の発表資料の接続確認は事前にやっておいたほうが良いです。会場やマシンによって接続の相性もあったりするので、事前の確認をオススメします。発表の時間は基本的に決まっていることが多いですが、タイムキーパーなども用意しておくと登壇者の方に残り時間が分かりますので、こちらも準備しておいたほうが良いと思います。

開催後は、その場で懇親するも良いですし、居酒屋に移動して深い話をするのも良いと思いますが、懇親会はあるに越したことはないです。

クラスメソッドでは、勉強会開催後必ずレポートブログを書きます。これは参加者の方への復習のためだったり、当日参加できなかった方のためにレポートブログを公開しています。先日のDevelopers.IO 2016のレポートブログもまとまっているので、ぜひご覧ください

勉強会開催時の注意ポイント

勉強会を開催する上で、私の経験してきた注意ポイントを以下に書きます。

勉強会のドタキャン

よく勉強会のドタキャン問題は話題になりますが、ドタキャンは、「ある前提」で勉強会を開催する形で考えるしかないのかなと思います。もちろんドタキャンはダメですし、参加者の方の意識向上活動も合わせて行っていく必要はありますが、それでもドタキャンは出てしまうものだという前提で、私は開催します。東京の勉強会では、大体参加率が50％〜70％位を見越して参加者枠を決めることが多いです。

ちなみに、「iOS 9 週連続 Bootcamp」勉強会では、応募が1281名に対し、参加者が681名で参加率が53%でした。参考にしていただければと思います。

地域によって変わる参加率

上記で「東京の勉強会では」と書かせていただきましたが、私は札幌でも勉強会を開催したことがありますが、地域によって参加の仕方の特性があります。東京は告知後すぐに応募が始まります。人気の勉強会では告知後1時間位で参加枠が埋まってしまうこともあります。札幌の場合は、逆で告知後スグに伸びると言うよりは(あっという間に埋まるものもあります)、開催直前くらいからジワジワと参加率が上がっていきます。またドタキャン率は低いです。応募してくれた方のほとんどが参加してくれます。クラスメソッドの札幌メンバーに聞いたところ「参加できるかどうか確定するまで応募はしない事が多い」という話をしていました。地域によって参加率が変わってくるので、その地域の参加率をみて参加枠を決めていく必要があります。

最初の参加枠は小さめに

例えば、MAX100名の会場だとしても、いきなり100名の枠で告知するのではなく、最初は50名程度の告知から開始して行くことをオススメします。最初の告知では正直どの位の応募がくるのか分かりません。まずは応募の温度感を見るために最初はキャパの50%の参加枠で告知をして、勢いがありそうな勉強会であれば、【好評につき増枠】と言った形で増やしていくことが多いです。で、最終的にMAX100名の会場であれば、上記の参加率を予想し、歩止まり考えて150〜200位までの調整を行ないます。