ある日IT企業社長が自治会会長になったときにやった10のこと

皆さんこんにちは、代表の横田です。今日は設立記念日ということでブログを書いてみたいと思います。

クラスメソッド株式会社は、主に最新のITテクノロジーを駆使して企業のクラウド化やデジタル活用をする企業の参謀として活動してきました（そうありたいと常に思いながら活動しています）。社員数はグループ全体で800名ほど、業務委託先をあわせると1000名以上の大所帯で、日々お客様のDX推進に取り組んでいます。

そんな自社の仕事しかやっていない私が、まさか地域の自治会会長になるとは夢にも思っていませんでした。今回は、IT企業の経営者が地域の自治会運営に取り組んだ役員1年＋会長3ヶ月で実施した「10のこと（検討中含む）」をご紹介します。

始まりは2019年の引っ越し

コロナが始まるちょうど1年前の2019年頃、私は地元近くに引っ越してきました。一軒家に引っ越してくるのは初めての体験です。とりあえずご近所さんへのご挨拶を済ませ、これから新しい土地で頑張っていこうとしていました。

電気・ガス・水道・インターネットなど、一通りの手続きを終えた頃、1枚のチラシが入っていました。

「自治会入会のご案内」

特に何か特典があるかとか役回りがあるかとか何も理解せずに、深く考えずにとりあえず入会したことを覚えています。

私の住む地域は、街全体では一軒家やマンションが多数建っている地域です。郊外型で一軒家は高齢化が進み、マンションは多様な世代が住んでいる雰囲気でした。

自治会には入ってみたものの、特に何かやるわけでもなく、というか入会したことも忘れたまま、年月が流れていきました。

運命の訪問者

そして昨年の3月、玄関のチャイムが鳴ります。

「ピンポーン、横田さん、自治会役員の順番が回ってきましたので担当お願いします！」

えーーーーーーー、絶対にやりたくない！今から自治会を辞めたい！どうやったら言い訳できるか考えました。

ただ、何も知らずにやらずに逃げるのもカッコ悪いなと、一呼吸していつもの悪い癖で思ってしまい、「仕事いそがしいので、あんまりお手伝いできることはありませんが、とりあえず参加してみますね」ということで自治会役員がスタートしました。

そもそも、今まで仕事以外のコミュニティに参加することを避けていて、家族との時間を大事にしつつ、ほぼ100%仕事人間だったため、背景も世界も違う人達と会話することにだいぶ抵抗がありましたが、苦労も楽しもうと思い定例会への参加がスタートしました。

1年目：観察の年

私の所属している自治会は数百世帯の一軒家が中心の地域です。役員は20名ほど。

定例会に参加してみての最初の感想は、自治会会長の超強力なリーダーシップの下、年代に関わらず優秀な役員の方たちが献身的に取り組んでいる様子でした。自分は全く役に立たないなこれ、というのが最初の感想です。

どこの会社でどんな仕事をしているかなどの自己アピールやマウントは一切なく、地域のために無償で働いている方の集まりでした。ちょっとした取締役会的な雰囲気ですｗ。

自治会の会合に参加してみて分かったことですが、主な活動としては、自治体から住民への情報共有や、住民から自治会への相談検討、防災や防犯、地域イベントなどへの対応などでした。

衝撃の紙文化

とても優秀な方たちの集まりではありますが、ちょっとした違和感がありました。

全て「紙」でした...。

集会所にはモニターもプロジェクターもありません。テーブルとパイプ椅子が並んでいるだけです。事前に印刷した紙を見ながら会議が進んでいきます。役所とのやり取りも紙、住民とのやり取りも紙、役員会も紙です。

仕事では紙を使う機会はほとんどなかったため、悪い意味でとても新鮮でしたｗ。

時が止まったITシステム

役員会は紙中心で行われていたのですが、実はデジタル化に先進的だったことが後でわかります。公式ホームページがあり、メーリングリストやファイル共有もされていました。

ただし、15年ぐらい前から仕組みが変わっておらず、パスワードは共有され、誰が管理者か不明で、二要素認証を突破できず、ユーザー追加やログインできずに困っているという状況でした。

具体的には：

• ホームページは大量に広告が出るタイプの無料ブログサービスを転用
• 施設予約システムは、当時ITに詳しかった人が自作したもの（？）
• メーリングリストはGoogleグループ
• ファイル共有はGoogleドライブ

ただし、メーリングリストやドライブはオーナーが不在で、管理者アカウントにログインしようとすると、二要素認証のためにスマホに通知が飛ぶのですが、おそらく旧役員の個人スマホに飛ぶので、何日経っても承認されません。

昔はパスワードの共有というのが当たり前でしたが、今では個人を特定した認証と認可が必要で、パスワードの共有はありえません。時代とともにセキュリティのあり方も変わってきましたが、そんなことは自治会にとっては誰も知らないことです。

私の所属している役員会は輪番制であり、2年交代制のため、約15年を掛けて最新の仕組みに対応できなくなってきたり、ITに詳しくない方が担当になったことで時が止まってしまっている部分がありました。

控えめなポジションから始める

役員は役割分担する必要がありますが、私は最初から出しゃばらず、あまり時間を取られそうもない担当に立候補しました。

というのも、役員会として重要担当に就いてしまうと、役員会とは別に、行政との打ち合わせや、ほか団体との会合など、え、それって仕事休んで参加するの？というレベルの濃厚さです。さすがに会社は休めないので、年に1回程度の奉仕で済みそうな担当となりました。

1年間の観察で見えてきたこと

私は1年目の新人役員だったため、色々と思うところ（IT周りがヤバい）はあったのですが、いつもの仕事のようにIT用語（エビデンスとかケイパビリティとか）を使いまくっても何も伝わらないと思ったため、とにかく大人しくしていました。

先日、会長になったあとに他役員の方と話したのですが、「まさか、そんなにITに詳しいと思わなかった！」と驚かれました。こういうことって会社でもあるある（できるだけ知られないように黙っている）なのかもという新鮮な気付きでした。

いきなり問題解決に走らずに、まずは何が問題なのか注意深く観察できた1年だったと思います。

月1回の役員会では、以下のような生の声を確認することができました：

• 「パスワードが分からない」
• 「メールが届かない」
• 「MLにメンバーを追加できない」
• 「印刷する時間が必要」
• 「個別訪問するのはひと苦労」
• 「回覧板渡したいけどいつも不在」
• 「大量の紙が市役所から送られてくる」

知らないを知る

最初は嫌々ながらも役員をやってみた結果、一生知ることがなかったであろう、様々な課題や人を知ることができたことでした。そもそも見ようとしなければ存在自体を知ることは無かったです。これは本業のビジネスにおいても重要な視点であると感じました。

世界中の人がITを使いこなしているわけではなく、様々な背景や制約の下で仕事をしていることをよく理解できました。全てが合理性で動いているわけではなく、不便さの中でも工夫を凝らしたり、諦めたり、回避したりと、何かとやりくりしていました。そこに頼っていました。

また、世の中には近くに超優秀な人たちがいることを知ることができました。自主的に防犯パトロールをする人や、数年前の議題を丸暗記している人、根回しを全て行った後に会議に参加する人など、正直ウチで採用したい人が多数いました。

まさかのくじ引きで会長に

2年目に入る前に、新役員のお迎えと引き継ぎ、新会長などの選出がありました。

役員自体は地域全体で輪番制でしたが、新会長については立候補がなければくじ引きとなっていました。当然立候補する方はおらず、次年度も役員が決まっている方の中からくじを引き、見事私が新会長となりました。（笑えない）

くじ引きで当たった際には引きつったのですが、ちょっと考えてから、これは面白い展開かもしれないと思いました。

というのも、私自身は小学校5年生のときにクラス全員とじゃんけん大会をして全員に負けたことで学級委員になりました。その後小中高は学級委員でした。まったく想定外のアクシデントに対して、やってみたらどうにかなったというある種の成功体験を思い出しました。

現会長から「横田さんの好きなようにやってください」という力強い言葉が背中を押してくれました。

私からは「では、新会長をやらせていただきます。ただし、私の好きなようにやらせていただきます。」と宣言させてもらいました。

また、その際に過去1年で気になっていたことを色々指摘させてもらいまして、解決案も合わせて出しました。

会長就任時に指摘した課題

過去1年で気になったことは以下の通りです：

• メーリングリストに全員が参加できてない（私も入っていない）
• 共有ファイルに全員がアクセスできていない（私もアクセスできない）
• 全て紙が前提になっている
• ホームページにアクセスするとセキュリティアラートが最初に表示される
• 独自システムはたぶん脆弱性がいっぱい
• 住民への情報共有は月1回の会報誌のみ
• 前例を全て踏襲
• コロナで自治会活動が一時途絶えてしまって経緯を知る人がいない
• 高齢化でイベント対応が重い
• 役員の作業負担が重い

会長になってやった10のこと

1. 全役員にGoogleアカウントを取得してもらった

まずはじめに、全役員にGoogleアカウント（メールアドレス）を取得してもらいました。

これは、ほぼ確実にメールが届くこと、Googleドライブへの編集権限を付与することなどを徹底してもらうためです。このように統一することで「メールが読めない」とか「アクセスできない」といったITリテラシーが低い方でもトラブルシューティングできるようになりました。

その結果、全役員がメーリングリストを読めて、共有ファイルにアクセスできるようになりました。また、パスワードの共有が無くなり、メンバーから管理者へそしてオーナーへといった、役員の引き継ぎもスムーズになっています。

Gmailにしたのは、だいたい無料で使えることです。ドキュメントやスプレッドシートも使えるため、自治会運営に必要なことはだいたい揃うと思いました。標準のスパムメールフィルタが優秀なので、迷惑メール扱いされないことも重要です。

2. 会議時間を1時間に短縮

月1回の役員会は、毎回2-3時間掛かっていたため、午前中から家族の予定などを入れることができませんでした。

そこで、役員会自体を毎回1時間で終わらせるために、事前に共有できることは全てメールやドライブで共有することとしました。全員が必要な情報にアクセスできるため、非同期にメールでやり取りができます。これで役員間の情報連携はとてもスムーズになりました。

ただし、役員の中には、PCをあまり使っておらず、スマホで全てやり取りしているため、メールのやり取りが多くなると、1日中大きめの通知音がなり続けてしまうため、相手のITリテラシーに応じたスマホ設定の支援なども追加で行う必要があると思いました。

3. ホームページを刷新（Googleサイトで）

住民向けのリアルタイムな情報連携を心がけるためにホームページを刷新しました。

色々サービスを探してみたのですが、来年度以降の引継ぎとコスパを考えて、Googleサイトにしました。ノーコードのみで、Googleドライブのファイルを公開できるため、お手軽に公式ホームページを開くことができました。また、住民の方のみに共有したいため、Google検索にヒットしないように設定をしました。

ただし、高齢者の方はホームページ閲覧が難しいことがあります。そこで、月1回の会報誌は継続として、そこにホームページへのアクセスを促すQRコードを掲載しています。サマリーは紙で全世帯に配り、詳細やリアルタイムな情報はホームページを見てもらうという感じです。

ただし、高齢者をターゲットにした犯罪が多発しているため、防犯情報などは街の掲示板や個別チラシなどを配る方針です。全てをデジタルにすればよいというものではなく、世代やリテラシーに合わせた対応が必要だと感じています。これも最初の1年間は観察をしていたので改めて感じたことでした。

4. 行政との連携をデジタル化（対面大事）

新会長になったことで、気になったことがあります。それは、行政からの連絡は全て紙であることです！？

毎週2通ほどの書類が送られてきます。都道府県から、市区町村から、警察署から、地域振興会から、、、などなど、どんどん送られてきます。そこには、「大事な連絡なので周知してください。」「住民で回覧してください」「住民に配ってください」「会合があるので必要に応じて参加してください」などなど、お役所仕事とはこのことかーと残念に思いました。

ただ、自治会側が高齢化していることを考えると、全てを紙で行うことは合理的かと思います。ただし、自治会の負担がとても大きいです。

そこで、市役所に連絡して会合（平日の昼間）を設けることにしました。最初の関係づくりは対面が重要です。

市役所との会合

市役所との会合では、「自治会を何かしら支援するプログラム」という名目で、外部のコンサルタントも参加していました。私と市役所の職員は対面で、コンサルタントはZoomで入ってきます。

まずは自己紹介として、IT企業の経営者であることを明かし（役員会では明かしていません）、行政から来る紙の対応が大変負担であること、コンサルタントを派遣されても何も解決しないのでプロマネ代行を派遣してほしいこと、補助金だけでは解決しないことなどをお伝えしました。

例えば、地域の防犯強化のために、街レベルでの防犯カメラ設置に対して助成金が23/24まで出ます。ほぼ全額負担です。ただし、自治会側で業者選定、相見積もり、進行管理、運用保守などを行う必要が出てきます。マンションであれば、委託している管理組合などがまるっとまとめてやってくれそうですが、一軒家が多い地域だとそうはいきません。

地元の不動産屋さんにまるっと委託することも考えましたが、とりあえず、紙ではなくデータで送付するところから始めてもらうようにお伝えしました。

実は、全国の市区町村ではデジタル化を推進しています。行政からの告知やチラシについて、よくよく探せばPDFデータが見つかります。東京都や警視庁のホームページを探せば色々出てきます。既にデジタル化は進んでいるのです。ただ、ラストワンマイルが紙なのです。

この会合によって、市の担当者とはカジュアルにメール連絡できるようになりました。今も相変わらず紙が自宅に送られてきますが、「データでください」とお伝えすればほぼ全てデータでいただくことができます。最高です。市役所できる人です。

コンサルタントは「私達は不要ですね。役に立ちません」とお手上げしました。

データでもらったものをGoogleドライブ経由でホームページに掲載できるようになりました。

5. 時代に合わせてイベントを見直し

イベント運営については、時代に合わせてイベントを減らす方向で調整を進めています。

20年前であれば、子供が多く、デジタルも無く、様々な地域イベントの必要性があったと思いますが、現在は、子どもたちは習い事が多く、デジタルネイティブで、しかも少子高齢化のため、子供向けのイベントを自治会だけでやるには限界があります。

無理なものは先送りせずに廃止を進めています。

一方で、独居老人などの地域課題が出てきていますので、行政連携を密にしたり、老人会的な交流イベントへの参加を促す雰囲気づくりが重要だと思っています。防災、防犯、交流あたりが重要テーマかと思っています。

6. 若い世代の参加促進（継続課題）

若い世代の参加促進はとても重要だと思っています。

私を含めて面倒はできるだけ回避するためにできるだけ関わらないようにするというのは最近の傾向かと思います。ただ、それだと何か問題が起こった際に自分たちで解決することができません。

若い人が面倒なくベネフィットを感じられ、繋がりを持つことに心地よさを感じられるような仕組みづくりが必要かと思っています。私のように、最初は逃げてたけど、やってみたら案外良かったという体験の接点を作ることが必要だと思っています。

若い世代のベネフィットは今のところ作れていません。例えば、夏祭りに客として参加するのは楽しいけど、運営側は準備に何日も掛かります。そこに関わることで得られることは何でしょう。

7. 情報の透明化で役員の負担軽減

役員の負担軽減については、ホームページに全て掲載することで、情報の透明性や見える化をしたことで、役員の負担が減ったと思われます。

今までは、住民からの相談は口頭や電話で役員に伝えられていました。それを月1回の役員会で共有し、そこから打ち合わせや電話で関係者と調整をして、その結果を役員が対面や電話で住民と共有するような流れです。役員の皆さんは何かしら仕事をしている方も多いため、全てに時間が掛かり、時間を取られるのは大変な負担だったと思います。

以前からの住民の不満で、相談をしたけど、その後どうなったのか進捗が分からない、とか、対応してもらえてないのではという不安の声がありました。今までも役員は忙しい合間をぬって各所と調整をしていたと思います。回答まで半年先のようなこともありました。

これが、市役所でのメールやデータのやり取り、役員間のメールやデータのやり取り、住民とのデータ共有やタイムリーな共有によって、だいぶ不安は解消されたと思っています。

8. 防災でLINE公式アカウントを検討

防災への取り組みについて課題が残っています。

住民全員に一斉に通知をするような仕組みを検討しました。プッシュ型で確実に見てもらう方法として、LINE公式アカウントを取得をしました。LINEの浸透率は90%を超えていますから。

とりあえずテスト運用をしていますが、これを次年度以降に引き継げるか正直不安なため、正式サービスとしては昇格していません。まるっと外部委託や他SaaSなども検討しましたが、まだ結論に至っていません。

地域の最重要課題は防災と防犯だと思っています。防犯については、犯罪が高度化かつ多発していると感じていますので、引き続き強い要望を上げ続けています。

9. 会費徴収のキャッシュレス化を検討

お金に関する作業負担も課題です。

住民からの会費の徴収方法は、現在も現金手渡しにしています。全世帯に対して訪問してお金を徴収して紙の領収書を交換する運用は、確実ではありますが、大変面倒です。

マックやスシローではモバイルオーダーやキャッシュレス支払いが一般的ですので、何か方法は無いかと調べてみました。普及率や利便性を考えるとPayPayが良さそうです。いくつかの自治体の事例を調べてみました。

ただ、こちらもLINEと同じく、引き継ぎしつつ長期運用できるか未知数だったので、検討段階で止まっています。決済手数料の部分も要検討です。長期運用を考えた選定は難しいですね。

10. 生成AI活用を開始

最後は生成AI活用です。

会議の議事録作成はAIが最も得意な分野です。また、様々なチラシや情報共有が行政などから送られてきますが、文字起こしやサマリー作成に生成AIを用い始めています。もうAI無しには戻れません。

今後のテーマとしては、役員会が特に新しい知識や使い方を覚えることなく、日常的にAIを使いこなすことです。文書レビュー、要約、タスク管理、スケジュール管理、リマインドなど、面倒なことを全部AIに任せたいです。

AI活用はまだ私が個人的に使っている程度なので、これから他役員に展開していきたいと思っています。引き継ぎドキュメントの作成や、QA対応などもできれば最高です。

3ヶ月で見えてきたこと

会長になって3ヶ月なので、まだまだ道半ばですが、今のところの大きな成果は、全役員が同じデータを見れるようになったことですね。また、紙中心からデータ中心にできたこと、時間短縮をしたことで、本来注力すべき地域課題が見えてきたことだと思っています。

自治会の目的は、まさに自治であることに尽きると思います。防災、防犯、高齢化などの地域課題に対して、住民が苦労の無い範囲で交流し、自助や共助する仕組みだと思っています。

これが、現在は時代の変化にあって無く、できるだけ関わりたくないと思われてしまっているのは、本来の目的を達成できておらず、面倒による分断を促進してしまっていると思います。

最後に

この経験から得た最大の学びは、「周りの人がITを使いこなしているわけではない」という当たり前のことです。様々な背景や制約の下で仕事や生活をしている人々がいて、全てが最新で合理的に動いているわけではありません。

今回は、運良く（？）現場を体験することができ、よく観察できたことで、全体像が把握できて、その結果、動き出した際に早く立ち回ることができました。

また、世の中には想像以上に優秀な人材が地域に埋もれています。仕事を引退しても即戦力な方が多数います。

嫌々始めた自治会活動でしたが、今では貴重な学びの場になっています。もしあなたの元に「自治会加入のお願い」や「自治会役員のお願い」が来たら、逃げずに参加してみてください。

きっと、ビジネスにも人生にも、新しい視点（知らないを知る）をもたらしてくれるはずです。

そして何より、「くじ引きで会長になる」という想定外のアクシデントも、実は大きなチャンスかもしれません。じゃんけん全敗から始まった学級委員の経験が、その後の事業や組織をまとめる起業へと繋がり、なんだかんだ20年続いています。どこかで伏線回収に期待です。

そういえば子供の頃、「しらないことがおいでおいでしてるー」って歌がありましたね！まさに、たんけんぼくのまち！「いってみよう！やってみよう！」

第22期もクラスメソッドをよろしくお願いいたします！