Moi! 営業事務のSanniです。 この2～3年で電子契約システムの導入率が上がっていますが、やっとこの半年で弊社の電子契約の締結率は順調に7割を超えています。しかし紙文化はやはりまだ根強くて、継続的に8割を超えることは厳しいでしょう。
紙ですと「原本」の認識が強いと思いますし、今まではオーソドックスでしたね。しかしデジタル化に向けて法律も変わり、電子取引も法律上有効な書類になります。ITだけではなく、他の業界でもペーパレス化をオススメしたい大きなメリット３つを紹介します！
1. スペースを取らない
私の前職は150棟ほどの管理物件を持っている不動産会社で、賃貸借契約書や物件の書類の量もそれなりでした。一か所に収まりきらず、そのために倉庫部屋があってなんとかなりました。しかし管理物件も増えていくなか、いつか保管場所がなくなるのではないかと気にしていました。
書類もそんなになければ、広いオフィスじゃなくても良いです。電子書類の保管にはもちろんクラウドなどが必要ですが、家賃のコストで削減できた分を当てることはできるでしょう。また、オフィス移転の際は電子書類はそのままクラウドで引っ越し作業からも少し手間が省けます。
クラスメソッドの契約書類が保管されている日比谷オフィスはとても広いのですが、もしかしたらいつか保管場所にも限界が来るのでは？と思うときがあります。無理やりキャビネットを執務エリアにも入れて、圧迫されるんじゃないかと…。 古い契約書もほかすわけにはいけません。長いお付き合いしていただいている取引先の契約書ですと、更新の際に以前交わしたものを参考にしたいものです。
ペーパレスですと物理的な保管場所も確保する必要がなく、書類はどこに置くのか悩まなくて大丈夫です！
2.文書の検索
紙契約書はキャビネットに入れる前に、探しやすく取りやすくするためにタブをつけたり、契約書種類別にわけてファイリングしています。その工数に手間がかかる上、あとで「この契約書を確認したいけど…」と依頼が来たときに、その契約書を探すのに時間がかかることがあります。クラスメソッドはもうすぐ20期を迎えて契約書の数もそれなりです。
もちろん、契約書をスキャンしたPDFをクラウドに入れるのは一つの方法ですが、手間暇がかかります。弊社でも5年以上前の文書ですとPDF化されていないものが多いです。特にパンデミック初期の頃は、オフィス出社が少なく、PDFデータのない文書をすぐ出せなかったこともあり、困っていました。
電子取引した書類ですと必ずデータがありますので、どこにいてもすぐ検索して、相手にも提示できます。電子帳簿保存法では検索要件も満たさないといけませんので、自然と締結日や取引先名、契約金などの条件で文書が簡単に見つかります。
誰でもどこでも検索して書類の確認できるのは業務の効率化に大きくつながります！
3.サステイナビリティ
ここ数年はよく「SDGs」や「サステナビリティ」を見かけて、ホットなキーワードです。個人もそうですが、企業にももちろんサステナブルな運用が求められています。
クラスメソッドで導入しているDocuSignの管理画面では、炭素排出や破棄物の削減、水資源の節約、森林資源の保護が電子契約利用によってどれほどされているのかわかります。
特に自然資源には限界があって、これだけ節約できていると嬉しくなりますね。個人でなかなか大きな節約ができなかったとして、企業として規模がまた変わります。営業事務の仕事では、私たちはどう社会に貢献しているのか悩むときはありますが、こうしてサステナブルな対応を推奨していることで、かなり貢献できています。
地球にやさしく、そして会社のサステナブルなアピールをするのにペーパレス化は一つの手です！
まとめ
ペーパレス化の大きなメリット3つをまとめますと：
- 物理的な保管場所の確保は不要で
- 誰でもどこでも書類を探して確認できて
- 地球により優しい方法で
もちろん今まで慣れたやり方から抜け出すのは、少し勇気が要りますね。（私も最初、電子契約の対応なんかビビってました笑）しかし、その一歩を踏み出す向こうには業務の効率化・スマート化、社会貢献といっと素敵なご褒美が待っています。ぜひとも、ペーパレス化を推奨していきましょう！
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