エクセルと連携してパワーポイントチャートを自動更新できる

(Click here for English)

はじめに：

多くの企業では、レポーティングのためにパワーポイントチャートがよく使われてると考えられます。チャートを自動的に更新する簡単なトリックを採用すれば、多くの作業時間を節約することができます。この自動化プロセスの詳細を以下にご説明します。

エクセルとパワーポイントをグラフのコラボレーションしたチャートの作り方：

ほとんどの場合はグラフとその基本となるデータはエクセルファイルに保管され、アドホックでパワーポイントレポートに転送されます。しかしデータやグラフが変更された場合はパワーポイントスライドへ追加しなきゃならないという手間が必要になります。

エクセルファイルで保管中のデータとチャートの以下の事例を見てみましょう。

もしデータやチャートを変更した際にエクセルファイルではすぐにその変化が現れます。しかし、パワーポイントに貼り付けたチャートが自動的に反映されないことがあります。

パワーポイントにも自動的にチャートが更新するために以下の手順で貼り付ける必要があります。

(1) エクセルでコピーしたチャートをパワーポイントへ貼り付ける際に “形式を選択して貼り付け(S)...” をクリックします。

(2) ポップアップ画面が現れ、そちらで “リンク貼り付け(I)” を選んでグラフオブジェクトとして貼り付けます。

(3) このような手順を行うとチャートがリンクとして提供できるので基のデータやチャートが変更した際にパワーポイントに含んだチャートも自動的に更新されます。パワーポイントファイルが開くたびに以下のアラートが現れます。

(4) “リンクを更新(U)” を選んで進めば最新情報のチャートを表示することが出来ます。このようなトリックを採用してパワーポイントの編集する時間や手間を減らすことができます。

最後に：

エクセルとパワーポイント間にコラボレーション化したチャートを使用することでチャートの自動更新ができます。