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Moi! 営業事務のSanniです。
フルリモート体制になってから、営業事務の一番大きな課題は契約書の対応でした。週1回オフィス出社し対応しようとしても、どうしても捌ききれず、自宅に転送してもらっても溜まった書類をまたオフィスに持ってファイリングをしないといけません。
そこで2020年4月にDocuSignという電子署名ツールを導入し、色んな面で契約事務がとても楽になりました。
労力の削減
契約書を印刷、製本、捺印、必要に応じて記入もします。さらに送付状や宛先ラベルも作成する必要があります。こちらだけで1件につき平均30分かかることがあります。それに収入印紙を買いに行ったり、ポストに投函したりする時間も加算します。月間約65件の契約書につき32時間半ほど時間が使われてしまいます。月の労働時間1/4近くですね！
しかし、電子署名ですと文書をアップロードし、署名者（受信者）を設定し、署名箇所を追加して送信すれば終わりです。1件につき作業時間は平均10分です。65件はわずか11時間で済ませ、余った21時間半で他の業務に手を回せたり、新規業務を巻き取ったり、効率がぐんと上がります。
コストの削減
紙契約書2部につき、コストを計算してみました。
- コピー用紙：約7円
- 製本テープ：40円
- レターパック：370円 合計：417円
前期は合計765件の契約書を対応しました。全部紙媒体でしたら319,005円です。さらに、印紙代もかかります。DocuSignを導入する前は、1年で約500,000円がかかったこともありました。これで1年で約800,000円のコストがかかってしまいますね。
電子契約ですとまず、収入印紙代は不要ですのでそれだけで大きなコストの削減ができます。もちろんDocuSignを送信するはプランの費用はかかりますが、お客様にはいいお知らせです！受信者はアカウントが無くてもご利用いただけますので、手続きはクラスメソッドにお任せいただければ0円です！また、フリーアカウントを作成すれば受信した文書の進捗を確認することも可能です。
リードタイムの短縮、管理のしやすさ
紙契約ですと郵送に2日～4日ほどかかります。担当者の業務都合によって、捺印・返送処理に1日～1週間ほどかかると考えられます。さらにまたこちらの手元に届くには2日～４がかかります。一つの契約書が締結するまで5日～2週間ほどがかかってしまいます。（コロナ禍でリモートワークのため更にかかります。）
しかし、DocuSignですと早くて10分でも締結できます！過去には実際そういったケースもありました。また、管理画面で進捗も見れますので、どこかで承認・署名が止まっていたら、その方に状況を伺えます。1週間以上かかったことは、ほとんどありません。
紙契約書のように場所も取らず、あとで文書を確認したい際にはアカウントにログインすればすぐ見れます。
どこでも、誰でも
コロナ禍ではもちろん、リモートワークをしているので、ネットさえあればどこかれでも手続きができるのは魅力的です。パンデミックじゃなくても、紙契約の対応が行われている東京本社から離れている私は、送付状の作成ぐらいしかできませんでした。契約書の手続きができる人が限られていましたが、DocuSignのおかげでチーム体制の調整が楽になりました。
どのオフィスにいても、どこでリモートワークをしても、誰でもスピーディーに対応ができます。署名者が出張中でも、メールからアクセスができます！
まとめ
DocuSignを導入して大きなメリット4つあります。
- 労力の削減で、効率が上がります
- コストが大幅に削減できます（印紙代は不要）
- 締結完了までの時間が短縮されます
- 働く場所に関わらず誰でも対応ができます