Google Apps Script + Trello で無料の簡易ナレッジベースを作って数年運用してみた

2021.04.17

はじめに

アノテーション オペレーションチームの荒川です。

最後にブログで挨拶をしたときは、クラスメソッド モバイルアプリサービス部(プリサー)所属でしたが、アノテーションへ移り、気づけば 3 年ほど経過していました。

今年はテクニカルサポートノートというシリーズ記事で、トラブルシューティングに関する小ネタを書き続けています。このシリーズでは名乗らないようにしている(トラシュ以外の文字を極力削る)ので、久しぶりの挨拶になります。

4 月から General ユニットというオペレーションチーム内のさらに小規模なチームでリーダーをやっています。

AWS サポート業務に特化したジェネラリスト(それはスペシャリストじゃないのかという話はさておき)として任せられるメンバーや、新入社メンバーに対して、AWS テクニカルサポートの基本など、AWS が絡む情報技術全般について教える業務を担当しています。

今回の記事は AWS に関する運用を行っていく中で、日々溜まるナレッジを記録するツールをだいぶ前に作ったので紹介します。

ツールのコンセプト

オペレーションチームはさまざまな経歴を持つメンバーがいますので、以下を重視してツールを作りました。

  • できるだけ既存で使用しているツールに変更を加えない
  • ユーザーは直感的に操作ができる
  • 操作も運用もなるべく Chrome 上で完結する
  • 週次のチームミーティングで進捗を含めた共有がしやすい形式
  • 記録したナレッジをグラフにできる

ツールを作った当初は私がサブリーダーのポジションだったので、リーダーが四半期報告会で成果として報告するために、パワーポイントなどで使いやすいようにしたいと考えていました。

ツールの対象者

  • AWS テクニカルサポートの技術対応業務を日々行っているメンバー(執筆時点で10人前後)

ツールの構成

  • Atlassian Confluence
    • 既存ナレッジベース
  • Trello
    • ナレッジ追加タスクの進捗管理
    • レビュー待ちの状態に置かれたカードは週次定例 MTG で共有
  • Google Apps Script
    • 自動化基盤
    • 定時実行
    • スクリプト実行
  • Google スプレッドシート
    • 一覧表示
    • グラフ作成

ざっくりした構成図

利点

  • Google アカウントがあれば環境がすぐ作れる
  • ツールを作った際に画面デザインがほとんど不要
  • 維持コストが 0 円(Confluence は既存利用だったので料金から除外)
  • 運用の手間がほとんどかからない

使ってみて

2018 年 10 月から集計を始め、執筆時点(2021/04/17)で 358 件のナレッジが記録されていました。

思っていたよりもナレッジが溜まっていました。また、私がまったく操作を加えなくても(こんなの作ったからもし良かったら使ってみて〜で)運用され続けていたのが嬉しい限りです。ツールを使ってくれる & 知見をため続けてくれるメンバーにあらためて感謝します。

今では四半期の定量成果として「ブログ、もしくはナレッジ○○件」など、目標数値として使われていて、作って良かったなーと感じています。

課題

ナレッジを溜め込めたのは良いですが、溜まった情報の検索性があまりよくないです。

いずれナレッジを活かすようなツールも作りたいです。

まとめ

Trello や Google スプレッドシートは使い方を 5 分ほど説明すればみんな使えるようになるので、直感的な操作ができて良いツールだと思います。

また API や Slack 連携用アプリが公開されているので、簡単にサービス同士を組み合わせることが可能です。

Trello はタスク管理、スプレッドシートは表として適しています。それぞれのツールの本来の用途にあった使い方を心がけましょう。

Google Apps Script のコードは Gist で公開しましたので、もし気になったら見てください。

参考