【議事録の構成も】議事録後に確認すべきチェック観点28選を解説！

データアナリティクス事業本部＠札幌の佐藤です。

今回は今までの私の経験から議事録の目的や、実施時のセルフチェック（レビュー）一覧を記載していきたいと思います。
4月は新入社員の時期でもあり、役割として議事録の作成を依頼されるケースも多いと思いますので何かの参考になれば幸いです。

議事録を読んでみる皆さんに依頼される理由・利点については以前下記に記載しておりますので、併せてご参照いただければと思います。

なぜ議事録が必要であるのか

そもそもなぜ議事録を書く必要があるのでしょうか。
みなさんの議事録に対するイメージは主に下記であると考えています。

• 話している内容を一字一句間違えずにちゃんと書かないといけないので面倒くさい
• そもそも議事録なんて必要？

確かに議事録は面倒ですし、ここに工数を割くのであれば手を動かしたいというのも分かります。
ここではまず、プロジェクト推進において議事録がなぜ必要であるのかを記載します。

プロジェクト推進において議事録が必要ある理由は大きく下記3点であると考えます。

• 内部統制やISO上の文書管理のために証跡を残すため
• 決定事項やToDo事項の自社・クライアント間の合意形成のため
• 会議に参加していないステークホルダーに対し、会議の状況・情報を共有するため

上記から、議事録は、監査・プロジェクト推進において、どのような決定・討議が行われていたのかをステークホルダーに共有・合意形成するために必要であるといえます。

内部統制やISO上の文書管理のために証跡を残すため

主に監査などの要素になります。
議事録は会議やミーティングでの議論内容や決定事項、参加者の意見などを記録した文書となります。
会議の中ではデータの中に存在する個人情報やそれに対する対応・SLAなどの非機能要件に関する内容など、「業務の有効性および効率性」に関する内容を討議するタイミングがあります。

それらの討議内容において、どのような決定を行ったのか議論を追跡しやすくなり、経営判断の透明性が向上します。
また、監査人が企業の内部統制状況を評価する際の重要な資料にもなるため、証跡として残しておく必要があります。

決定事項やToDo事項の自社・クライアント間の合意形成のため

議事録という言葉で思い浮かぶのがこの内容だと思います。
会議の中で決定したことやToDo事項を適切に管理することで、クライアントとの意思疎通・認識齟齬を減少させるためになります。
議事録の内容が問題ないことを相互に合意していくことで、後々何か問題が発生した場合の振り返ることができます。
また何か問題があった際での自衛という点でも議事録が証跡として機能します。

会議に参加していないステークホルダーに対し、会議の状況・情報を共有するため

会議は必ずしも毎回全員参加しているわけでありません。
休暇などで会議に参加していない人だけではなく、普段参加していない関連部署や、クライアント側の上長が状況確認のために確認する場合もあります。

その際に会議がどのような状況であったのかを共有する役割として、議事録が機能します。

議事録の構成について

次に基本的な議事録の構成とそれぞれどのようなことに気を付けるべきかという点について記載します。

また、記載については原則文語調です。
理由は上に書いている通り文書管理の側面や、口語調だとまとまりがないため明確に・簡潔に書く必要があるためです。

決定事項

会議内で方針確定した内容を記載します。
その文章だけで何を示すのか分かるように明確に・簡潔に書くのが肝心です。

決定事項は討議観点の中でピックアップすることとなりますので、どうしても「下の討議観点を読めばわかるだろ」と考えがちですが、決定事項の文章を読んだだけで何が決まったのかが明確になるように意識することが重要です。

上記にも記載していますが、対象の読み手は会議参加者とステークホルダーになります。
そのため、普段参加していない関連部署や、クライアント側の上長が見た場合にこの観点のみ読んで大体何を話しているのかつかめるという面で明快な記載が必要です。

また、決定事項やToDo事項は次回の定例会議での振り返り事項として改めて話します。
その場合に、文章が抽象的であったり読み手によって複数の解釈ができてしまうと、無用な混乱が生じてしまう可能性があります。

ToDo事項

会議の中でのToDo事項を記載します。
こちらも決定事項と同様に明確に・簡潔に書くのが肝心です。

読み手をしては、普段参加していない関連部署や、クライアント側の上長は含まず、あくまで普段会議に参加している人という形になると思います。

決定事項とToDo事項何が厳密に違う？

決定事項とToDo事項何が厳密に違うんだ？という点も議事録を作成されている方であると思います。私も議事録を書き始めたころは強く感じていました。

勘所としては下記かと思います。

各討議観点

各討議議題に対して、討議した内容を記載することになります。
各討議観点で重要な要素としては、基本的にエンジニアの議事録は発言録を取るものではないという点になります。

一般的に議事録と考えると、発言内容を流れそのままで一言一句間違えずに書いていくというものを想像すると思いますが、現実にはそのケースでの議事録は多くありません。
（私の経験上、執行役員クラスの方との会議の時のみでした）

どちらかというと、ひとつの討議テーマについて文章の解釈が同じになるよう、順番を整理しながらも、明確に書いていくということのほうが多いです。
会議中によくあるのが、途中で発言や方針が翻るケースだと思いますが、その場合それまでの話は不要となりますので、削ってしまっても問題ないと思います。
（話が途中で翻ったことを後で知りたい人はいないためです。）

また、日本語での会話は間の言葉が抜け落ちています。
その言葉を前後の内容から補記し、文章の解釈が人によってまちまちにならないようにするという点が重要となります。

具体的にどのようにすべきかは下記をご参照ください。

各討議観点の重要なところは、ひとつの討議テーマの意味が通じ、解釈が一致するように編集していくことが重要かなと考えています。

なぜ解釈を一致させるような記載が必要なのか

議事録の記載内容を改めて確認する場合はいつになるのかと考えたとき、経験上何かしらの問題が起きたときになります。
そのタイミングは討議した内容から数ヶ月後、もしかしたら1年後かもしれません。

その時に解釈が人によってまちまちの場合、何を話したのかが明瞭になりませんので、責任の所在という点において非常にあいまいになりがちです。

何を話して何を合意したのかは明確にしておくべきかと考えます。

議事録を書く際の鉄則

今までの内容含めた、議事録を書く際の鉄則は下記になります。

• エンジニアの議事は発言録ではない。会話内容をある程度のテーマのまとまりでグルーピング・整理して書く
• 議事録は文語調で書く
• あとあと読んだ際に文脈が不明確にならないように書く
• 読み手によって解釈が異なるようなことが発生しないように書く
• 会議参加者・プロジェクトに関連する人たちが読み手になった際に伝わるように書く
• 議事録は会議の実施時間以上使わない

議事録を書いたらどうするべきか

当然ですがクライアントにご連絡します。
クライアントにご連絡するタイミングとしては会議当日が望ましいです。

議事録は明確に鮮度が存在しているものになります。
毎週定例会議を実施しているとして、前週の定例会議の議事録が今週の定例会議よりも後になった場合、鮮度としては古くなりますので、議事録の価値が下がります。

また、ToDo事項や決定事項をクライアントと共有するタイミングを逸していまうため、コンセンサスの観点からもよくありません。

ご連絡した議事録は、当然クライアント側の確認をもっての完了となる点も気を付けるべき点となります。
提出することが目的ではなく、議事に対し両者問題ないという合意をもってクローズされるべきです。

ただ、クライアント側もお忙しい場合もありますので、ToDo事項や決定事項を次回の会議で話す前提とし、「違和感があればご連絡ください」というニュアンスでお伝えし、完了するのが良いかと考えます。

セルフチェックシート・レビューシート

最後に議事録実施後のセルフチェックや、レビュー一覧を記載します。
実際のチェックで有用な場合にご利用ください。

最後に

私も議事録は苦手で、新入社員の時に練習をしていました。
この内容が誰かの参考になれば幸いです。