国際電話の受け方

こんにちは。クニ吉です。 ちょっと間が空いてしまいました。

先日、会社に国際電話がかかってきました。英語が出来る人は不在・・・・やべぇ(((( ;゚Д゚))) 即行ネットで「国際電話 対応」で検索!!!!! はっきりした発音で聞き取りやすかったこともあり、何とか無事に対応完了。

ということで今回は「英語での電話対応」がテーマです。 「こういう時どう言えばいいの?」を色々調べたものをまとめてみました。 私のように英語からきしな人向けの最低限の対応方法です。

英語での電話の受け方

基本対応

こちらはAAA会社です。 Hello. This is AAA company.

どなたにおかけでしょうか? Whom would you like to speak to?

○○○(名前)にお繋ぎいたします。 I'll connect you with Mr.○○○. 女性の場合は「Ms.○○○」

電話を保留にする場合

少々お待ちください。 One moment, please.

英語が出来る人に代わる場合

英語を話せる者を呼んでまいります。 I'll get someone who speaks English.

相手が早口で聞き取ることができない場合

ゆっくり話していただけますか? Could you speak more slowly?

「I'm sorry but I can't follow you. 」を前につけると、 話についていけませんのでゆっくり話していただけますか?と自分の状況を伝えられます。

電話が聞き取りにくい場合(電話回線不調など)

申し訳ありませんが、よく聞こえません。 I'm sorry but I can't hear you.

相手のことを聞く場合

どちら様ですか? May I ask who is calling?

お名前をお伺いしてもよろしいですか? Could I tell him who is calling?

電話番号をお伺いしてもよろしいですか? Could I have your phone number please?

かけ間違え、知らない担当者を指名された場合

電話番号をお間違えです。 I'm afraid you have the wrong number.

そのような名前の者はここにはおりません。 I'm sorry, but there's no one here by that name.

担当者不在時の状況説明

彼は別の電話に出ております。 I'm sorry, but he is on another line. 担当者が女性の場合は「She」。以下同様。

彼は会議中です。 I'm sorry, but he is in a meeting

申し訳ございませんが、彼は外出中です。 I'm afraid that he is out of the office.

彼は既に退社しております He has already left for home today.

申し訳ありませんが、彼は本日お休みです。 I'm afraid that he is off today.

「I'm sorry」や「I'm afraid that」をつけると「申し訳ありませんが・・」という表現になります。

担当者不在時の対応

後でまたかけ直してもらえますか? Would you mind calling him later?

明日またお電話いただけますか? Would you mind calling again tomorrow?

「tomorrow」を指定の日時にするなど応用可能。 例えば、来週月曜日にかけ直して欲しい場合は「next Moday」となります。

この電話番号にかけ直してください(担当者の電話番号を伝える) would you please call back to this number? The number is ○○○(電話番号)

電話番号は、日本に国際電話をかけているので「03-1234-5678」と普通に教えても問題ないと思います。 もしくは、「Are you calling from Japan?」と日本でかけているかどうかを聞いて、 Yesなら「03-1234-5678」 Noなら「81-3-1234-5678」と言えばOK 例)国番号が81、市外局番が3で番号が1234-5678です。 Country code 81, area code 3 and the number is 1234-5678

メールかFAXをしていただけますか?(問合せ窓口となるメールアドレスまたはFAXに問い合わせしてもらう) Would you please e-mail or fax us on your inquiry? Do you have a pen and paper handy? Our main e-mail address is XXX@XXX(メールアドレス), and our fax number is at○○○(FAX番号).

電話を切る

それでは失礼いたします。 Thank you for calling または Thank you. Good-bye.

大体こんな感じでしょうか。国際電話で困った時に少しでも役に立てれば幸いです。 それでは最後に・・・

英語電話対応の心得(クニ吉流)

心得① 気持ちを落ち着ける

英語のできない人はとにかく焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいます。(私のことです^^) でも、日本にかけている以上、当然話せない人が電話口に出ることは相手も想定しているはずです。 話せないなりに誠意をもって対応すれば相手は不快な気持ちにはならないと思います。 とにかくゆっくりでいいので相手の言いたいことを理解し、適切な対応をすることに集中しましょう。

心得② 無理に背伸びをした対応をしない

やはり電話対応では細やかな対応をしたいものです。 しかし、急に自分の能力以上のことをやろうとしても、何を言ってるのか聞き取れない、 こちらから何て言えばいいのか分からない・・等、会話をすることすら出来なくなる可能性があります。 頑張ることは大切ですが、その結果自信を無くしたり、電話が苦手になってしまったら元も子もありません。 まずはちょっとした対応から自信をつけていき、少しずつ普段日本語でしているような対応をしていければいいと思います。

心得③ 分かった振りをしない。

分からないのにYesやNoを言ったりする「分かった振り」も後からトラブルに発展しかねません。 プライベートな関係であればまだしも、ビジネスでは絶対に避けなければいけません。 自分の状況を説明したり、分からないことはちゃんと聞いてみると、相手も親切に対応してくれます。 「素直」に対応することを心掛けましょう。

国内、海外関係なく、電話対応は「会社の顔」になると言えます。 完璧な敬語や英語をマスター出来るのが理想的ではありますが、それに囚われ過ぎて電話に出れない、 焦りからより失礼な対応をしてしまうなんてことじゃ、その志は邪魔になるだけです。 自分は会社の顔であるという意識を持ち、相手のことを考えながら丁寧に対応していくことが大切です。 まずは出来ることから始めましょう。

と、若干国際電話のテーマから外れたまとめになってしまったかもしれませんが、 そんなことを思いながら今日も私なりのやり方で電話を取り次ぎます。

今日はここまで~(^^)ノ