『イベントの記録』を取っておく(撮っておく)ことの大切さ #devio2023
このエントリは『DevelopersIO 2023』の振り返りでもあるんですが、ここ最近私が関わったイベント及び企画に関して、タイトルにあるように『記録を取っておく(撮っておく)ことの大切さ』を改めて感じたタイミングがありました。
当エントリでは『なんで記録を取っておく(撮っておく)のが大事なのか』『イベントの記録を多角的に取っておくために直近やったことの整理』の2軸を踏まえて『DevelopersIO 2023』の振り返りを『イベントの記録』の観点でまとめておきたいと思います。
目次
(イベントの)記録が無いと、そもそも後で振り返ることができない...！
私個人としては、2013年08月01日にクラスメソッドにジョインしました。先日2023年07月31日を終えたことで丸々10年、クラスメソッドで働いた形となった(今月2023年08月01日からはクラスメソッド11年目スタートとなった)訳なのですが、自分の中では「そこからの記録」は個人史であったり、また参加したイベントに関してもなるべく詳細はもちろんのこと、全体に関しても「完パケ」の形で振り返られるように記録を付けよう、と意識してきたつもりです。
そんな積み重ねをしてきたこともあり、今回のクラスメソッド20周年企画に於いても「クラスメソッドのブログの歴史」特集のブログ記事編纂を担当させて頂いています。
DevelopersIO自体、10年以上の歴史があるものなのでシリーズで適宜お届けしていく予定です。現在#1が投稿済です。
この企画を進めるに当たって当時の記録を色々と探してみたりしているのですが、年を遡れば遡るほど、情報量は少なくなり、また当時を知る人も少なくなり、更には10年以上も前の記憶についてはそもそも覚えているかどうか...という状況です。メールやその他電子情報として残っていたものを頼りに朧気だった当時の記憶をより詳細な・鮮明なものにしていく作業を行ってはいるのですが、それでも当時の状況全てを再現出来る訳でもありません。まぁ当時にしてみれば10年後20年後を見据えて「こういう記録はちゃんと残しておこう」という視点がそもそも無いよね...という感じでしょうから致し方無いところもあったとは思います。
翻って現在。社員数も増え、売上規模も大きくなり、ブログの本数も日々の積み重ねで非常に大きな数字を積み上げる形となりました。「歴史の切り口」という点では様々なものが考えられるかと思いますが、例えば直近1〜3年、特定の切り口やテーマで振り返った時に情報として振り返られるものがあるか？と言われると自信を以て「Yes」と言えないのではないかと思い始めています。
...という思考を経ての見出しテキスト文言でした。個人的には「歴史としての記録をつけること」に関しては以下のような考え、スタンスに落ち着きつつあります。
- イベントの記録であったり、節目の出来事に関する記録は適宜取っておくこと。いざという時の証拠が形として残っているのはとてもだいじ、とても重要。
- 関わった人々の「記憶」に関しても、振り返っておいた方がいいもの、記録として残しておいた方が良いものはちゃんと残しておくべき。記憶は薄れるものだし、その記憶を持っている人がいつまでもいるとは限らない。
- 「記録がない」＝語り継がれる情報としても存在しない、下手したら「無かったことになる」可能性もあるのでは？
「イベントの記録」におけるテーマ別確認ポイント
そんな思いを改めて抱き始めたのもあり、個人の業務に関わるもの、また全社的なイベントに関して出来るところから「記録をちゃんと残す、ということを意識して行う」様になりました。直近だとクラスメソッド日比谷オフィス移転に際して行われた「DevelopersIO Day One」、そして先月行われた「DevelopersIO 2023」です。
この2つのイベントに関して、私は「イベント記録班(のリーダー)」という立ち位置で関わっていました。いずれも大きな問題も無く、また関わって頂いた皆さんについても素晴らしい動き・素晴らしい成果を結果として残すことが出来たと思っています。
ここからは節目節目で何を行ったか、何を準備していたか、何を考えていたかについてテーマやタイミング毎に整理していきます。
はじめに
まず初めに確認したところは「そのイベントで何を記録として取り、何を残しておくか」でした。イベントの目的や立て付け等を踏まえ、イベント運営に関わる総監督、代表的なメンバーと認識を合わせておきます。「記録」という観点で行くと、概ね以下のようなトピックが挙げられるかと思います。
- 写真：セッション登壇風景を始め、イベント会場風景、イベントでの様々なトピックを写真として記録。
- 動画：上記の動画版。より意識した局面やシーンを「動きのある素材」として記録。写真よりはボリュームや機会は少ない。
- 配信：任意のセッションや内容を「配信映像」として展開。
- SNS：ここでの媒体は主にTwitterを想定。イベントの盛り上がりを参加者を踏まえてまとめておく。
- ブログ：登壇者・関係者によるDevelopersIOブログ投稿。登壇ブログやふりかえりブログを想定。
- その他：上記以外に何かあれば。
以降ではこのトピック＆トピックにおける時系列に沿って整理していきます。
写真
イベント準備段階
イベント準備段階では、主に以下のポイントを意識していました。
- イベントの写真を撮るスタッフが総勢何名くらい必要になりそうか？
- イベントの写真として
- どういう内容のものが欲しいか？どういう構図のものが欲しいか？
- 「こういうのはダメ」みたいなポイントはあるか？
必要なスタッフ人数に関しては、イベント全体で何セッション／何トラックあるのか、そのセッション＆トラックでどれくらいの写真(素材)があれば十分か、という部分を念頭において検討しました。「DevelopersIO 2023」では概ね以下の経緯・判断を行いました。
- 7/7(金)は2トラック、セッション数も10数個とそこまで多くない
- 7/8(土)はトラック数も数倍、セッション数もそれに伴い激増していた。
- なので7/8(土)は多めにスタッフが必要？という懸念
- 今回の写真素材については「今後登壇などで使える画角やレイアウトの写真が欲しい」という以外は特にオファーは無く、あとは撮影者の方で自由に撮ってください、というシンプルなものだった。
- そのため、1人の撮影者がセッションに付きっきりで居る必要までは無い。
- ならばそこまでスタッフも多すぎなくても良かろう
- ということで必要十分のスタッフ募集で済んだ(10名未満)
撮影時に気を付けるポイントとしては、所謂「首切り」や「串刺し」を避けようというものが挙げられており、これを共有しています。
イベント開催前・直前
このタイミングでは、写真周りに関しては以下のアクションを実施していました。
- 記録班メンバーの募集
- 記録班(写真撮影)として気を付けるポイント
- ロケハン
- ロケハンを踏まえた振り返り
一番大きいポイントとしては「ロケハン」を実施したことでしょうか。これはイベントや会場に拠っては実現が叶わないケースもあるかと思いますが、可能であれば絶対にやっておいた方が良いです。イベント記録班としては写真や動画を撮影する可能性があり、また撮影機材に関してもメンバー個々に任せる形を撮っていたため、専用機材(カメラ)を持参するメンバーとしては「手持ちのカメラでどういう塩梅になるか」というのはとても気になるポイントとなります。ロケハンを行ってその辺りの不明点、懸念点を確認し払拭しておけるとイベント当日もスムーズに動けます。
ロケハンを踏まえての振り返りも幾つか挙がってくるでしょうから、そこは当日までに対策を考えたり、解決しておくようにします。
イベント直前には、撮った素材(画像や動画)を速やかにまとめられるように、またまとめた素材から「SNS配信」メンバーがスムーズにコンテンツとして活用出来るように「Slackに専用スレッドをセッション毎に設けておく」というアクションを試みました。これはメンバーからの発案でしたが試してみたところとてもスムーズに作業が行えました。
イベントは複数トラック・セッションで行われるため、「セッション単位で記録漏れが発生する」のは避けたい(全てのセッションで少なくとも写真は撮っておきたい)という思いもありました。取りこぼしを防ぐためにセッションタイムテーブルをベースとした「担当表」的なものを用意して各位カバーリングする体制も取っていました。
イベント本番期間中
ここまで割りと入念な準備、確認作業を行っていたので、当日はこれといって指示を出すようなことはありませんでした。メンバー各位、ポイントを押さえた上でメンバー個々のカメラスキルを生かした撮影を行い、休むときは休む、動くときは動くの「無理しない」アクションでイベント期間を乗り切りました。
先述の「撮った素材はSlackのスレッドに挙げておく」のキャプチャは以下です。「全てのスレッドを事前に用意しておく」手間は掛かりましたが「撮影即Slack経由でアップロード出来るのが楽」「アップロードされていないスレッドがもしあれば、そのセッションに移動して取りに行くことが出来たので取りこぼしも防止出来た」というメリットの方が大きかったのでこれは今後も手段としては活用しても良いんじゃないか、と思った次第です。
イベント終了後
イベント終了後のタイミングでは、期間中に撮ったものの中で大きく大別していた素材を最終的に一つの場所に集約・補完していました。
- イベント本番期間中に撮影し、イベント本番期間中にSlackスレッドにアップロードしていた(SNS発信の候補に挙げていた)もの
- イベント本番期間中に撮影したが、イベント本番期間中にSlackスレッドにはアップロードしなかったもの
集約・補完場所としてはGoogleドライブを用いました。今回は計2日間に渡るイベントであったため、「日付」「会場」「時間帯(セッション)」などのフォルダ分けを行い、少々時間を設けて「Slackスレッドにアップロードしていた素材のGoogleドライブへの移行」「各位撮影者への未アップロード素材の格納アナウンス」を進め、最終的に画像素材の格納・集約を完了させました。
動画
イベント準備段階
「動画」に関しては、大きくは「画像」パートで述べた部分とそう大きく変わるものはありません。敷いて言えば「動きのあるもので、撮っておいた方が後々使えそうなものであれば押さえておく」といったところでしょうか。準備段階では運営チームとも幾つか会話をしつつ、その方針に関して共有をしておいたくらいでした。
イベント開催前・直前
イベントの開催が近づいて来るにつれて、タイムテーブル的な部分が徐々に判明してきます。その中で上述した「押さえておくと良さそう」なポイントも見えてきていたので、その画を収めておくにはどうすべきか...という部分をイベント撮影班として検討していました。
- 「くらにゃん」が現れるシーン、場面(登場シーンや参加者達との交流など)
- イベントの節目節目での挨拶や集合場面など
- イベント登壇者の登壇風景(後述の「配信」とは別に、個別の記録としての動画撮影)
イベント本番期間中
本番期間中の動きについては、上記「準備段階」で挙がっていたポイントを押さえる動きを実行に移していました。大きくは画像撮影アクションをこなしていくなかで、必要に応じて動画撮影もその場で行っていたイメージです。
イベント終了後
イベント終了後の動きも基本的には画像編と変わらず。撮影済の素材等があれば最終的にGoogleドライブに集約する、してもらうようにアナウンスをしていました。
また、イベントシリーズとしての「DevelopersIO」では、イベントに登壇する形でのセッション発表の他に、「動画コンテンツ(オンリー)の形でセッション発表を公開する」という大きな流れも存在します。こちらは所定のタイミングに合わせてメンバーが立候補し、動画コンテンツを作成して公開に持っていく...というものです。クラスメソッドYouTubeチャンネルにて現在公開中です。こちらも是非ご覧頂けますと幸いです。
配信
イベント準備段階
「配信」についても、イベントの記録をしておく手段としては大きなものの1つです。イベント開催にあたっても、リアルタイムでイベント登壇部分を配信するか否かというのは大きな検討ポイントです。
ちなみに今回の「DevelopersIO 2023」では大きく以下の方針を採るに至りました。
- イベント登壇内容のリアルタイム配信は行わない。
- メイントラック会場(日比谷フォートタワー11F会場で行われていたセッション)については配信可能な形での録画は行っておき、後日動画の形で公開する。
リアルタイム配信を行わない、と決断した理由の大きなものとしては「現地オフライン会場での体験、交流を第一に考えたい」というものがありました。当然ながら内部でも「配信しないの？」という意見はありましたが、このコンセプトを大事にする流れがあったので最終的にはこの形となりました。また、シンプルに「イベント期間中、一定のクオリティやスムーズな進行での配信活動を行えるスタッフの人的・時間的余裕が無かった」というのもありました。
イベント開催前・直前
「イベント配信はやらない」という判断があったので以降この項では「配信方面でどういう動きがあったか」について述べていきたいと思います。
イベント開催前・直前のタイミングであれば、やはり「どういう画角、内容で配信をお届けするか」という部分がポイントになるでしょう。配信カメラをどのポジションで設定するか、どういったカメラ切り替えを行えるようにしておくか、音声設定(機材含め)をどうするか。こういった部分をスタッフや利用可能機材を踏まえ方針決定しておく、またロケハンやリハーサル等も可能であれば十分準備が出来るように進めておく、というアクションが求められるでしょう。
ちなみにDevelopersIO 2023では、Google Meetで配信が行えるようにしておきつつ、その内容をGoogle Meetで録画する...という環境を前提に進めていました。画角や音声設定に関しても、必要最低限のパターンや設定で記録をしておこう、というボリューム感で押さえていた感じでした。
イベント本番期間中
イベント本番期間中の配信に関するアクションは前述の通り「最低限のアクションで後日何らかの形で公開出来るようなものを、セッション(トラック)を絞って撮っておく」動きで進んでいました。必要な機材設定、映像音声設定は準備出来ていたので当日は比較的少ない労力で遂行されていたと思います。
イベント終了後
イベント終了後、押さえていた(撮っていた)セッションの幾つかはYouTubeに動画をアップロードする形で公開を行いました。
イベント終了後の振り返りでもその他形態での配信(例えばYouTube等)が出来るようにしてもいいかも、という声が挙がっていました。配信部分に関しては今後ゆくゆくは改善・充実して実行し易い環境が整ってくるのではと想定しています。
SNS(Twitter/X)
イベントを盛り上げる上で欠かせない要素の1つ「SNS」。ここではTwitter改め「X」でどのようなアクションを行っていたかについてまとめます。
イベント準備段階
通常これまでも、イベントをやるとなった時にXでどのようなアクションサポートを行っていくのか、というのは行ってきていました。と言ってもそんなに重厚長大なものでは無く、主に
- イベントのハッシュタグをどうするか
- Xでどういった投稿を行うか(または行わないか)
といった部分についてざっくり取り決めをしておこう、という程度です。
ちなみに私も昔良くやっていたのもありますが、「イベントのメインハッシュタグとは別に、トラック別のハッシュタグも用意してトラックごとの盛り上がりを分かりやすくまとめておこう」という方針。これについては、「周知徹底するスタッフの規模、また周知徹底を受けてよしなに投稿を(トラック毎のハッシュタグを理解して、また余裕を持って)行ってくれる参加者のそれなりの規模が無いとなかなか難しい」＝「ハッシュタグも共通のが1つあれば十分なのでは」というスタンスに落ち着きつつあります。
イベント開催前・直前
Xの場合であれば、投稿をまとめておく手段として「Togetter」がとても便利です。私自身、10数年前から勉強会に参加する際、参加後には「当日のつぶやきまとめ」を勉強会レポートと合わせてセットで作成・公開していました。(作成したまとめの数、今確認したら1100個を超えてた)
このTogetterのまとめページについて、トラックやセッションや複数個必要な場合は事前にトラックやセッション毎のまとめページを予め作っておく(昔は「枠を用意しておく」なんて言い方もしてました)と当日はまとめ作業がスムーズになる側面もあるかと思います。ただ今回はイベントハッシュタグは1個だけ(#devio2023)だったので、準備も一瞬で終わってはいました(というか当日中に枠をこしらえるタイミングで十分間に合っていた)。
イベント本番期間中
イベント当日期間中に関しては、Xの投稿を以下2つのアカウントから発信していました。当日撮影した画像や動画を、スタッフを介して内容を厳選し、投稿していた...という流れです。
......ちっちなみにくらにゃんの中の人は居ないですよ？くらにゃんに「投稿をお願いします！」ってスタッフがお願いしていたのを目撃しました(しろめ
イベント終了後
イベント終了後は、Togetterをその時点で更新し「当日ここまでのツイートをまとめました」という形で共有して一旦の区切りとしていました。今回のDevelopersIO 2023における「各会場」のツイートまとめは以下となります。
ブログ
クラスメソッドのイベントに関するアウトプットとして欠かせないのがこの「ブログ」です。
だいぶ前から、クラスメソッドでは「自分が登壇・発表したセッションの内容は自分でブログにする」というのが文化として根付いており、今回のDevelopersIO 2023についてもその流れは当然のように踏襲しています。
イベント準備段階
イベント準備段階では特にこれといったアクションはありません。
登壇者の方の心境としては「イベント登壇に合わせて『登壇しました』ブログを書かないとな〜」という思いが出てくる程度でしょうか。
イベント開催前・直前
イベント運営側の視点としては、『どういう立て付け、設定で著者の皆さんにブログを書いてもらうか』というのをこの段階で準備します。
準備する内容としては主に以下の要素です。
- イベントに関する特集カテゴリの用意(関連する情報の用意から「登壇ブログを書く場合はこの特集カテゴリをエントリに設定してください、などのアナウンスまで)
- イベントに関するタグについて(必要なものがあれば◯◯を設定してください、などのアナウンスを行う)
- ブログのタイトルに関するアナウンス(基本的には「タイトルにはイベントハッシュタグを含めてください」というのが多い)
- イベントのアイキャッチ画像について(このイベントではこのアイキャッチ画像を使ってください、などのアナウンスを行う。画像は必要に応じて予め作成しておくことが多い)
今回のDevelopersIO 2023については概ね以下の方針を共有していました。
- 特集カテゴリは DevelopersIO 2023 を設定。
- タグに関しては特に無し。必要なものがあれば適宜付与。
- イベントタイトルにハッシュタグ「 #devio2023 」を含める。
- アイキャッチ画像については画像サイズ「横1200ピクセル、縦630ピクセル」を厳守。設定画像については以下いずれかの形で設定。
- スライド表紙に用いたものをサイズを調整してアイキャッチ画像とする。
- 上記以外の場合で特に設定するものがなければ、運営側で用意したイベントアイキャッチ画像を用いる。
DevelopersIO(イベント)の場合、登壇直後〜日を置かずに「登壇ブログ」を公開する割合がとても多いです。そのため、イベント開催前(準備段階)で「登壇しましたブログ」を書き進めていることも往々にしてあります。
イベント本番期間中
イベント本番期間中は特にこれといったアクションはありません。
登壇直後にブログ公開を予定している場合は、公開前最後の内容確認＆公開ボタンを押す、というのがあるくらいでしょうか。
イベント終了後
イベント公開後に行うアクションとしても、「本番期間中」と概ね同じかなと思います。
登壇者の他にもイベントに関わったスタッフとしてどういうことがあったのか、良かった点改善すべき点は何があったのか、という切り口でブログが書かれることもあります。私が今書いているこのエントリもそうですね。
まとめ
という訳で、「イベント記録班」としてDevelopersIO 2023を振り返った内容のまとめでした。
ここ半年から1年くらいのスパンで「イベントを記録として振り返る」機会が多くあり、振り返りの過程で「イベントの記録は意識して取っておかないと、取れる時に取れるだけ取っておかないと後々困る」というのを非常に強く感じた次第でした。このスタンスは今後も引き続き強く心に留めた上で日々生きていこうと思います。
