Amazon Quick Suite のフロー（Quick Flows）で承認機能を使ってみた
いわさです。
先日、Amazon Quick Suite の自動化機能のひとつである Quick Flows を使いました。
AI の機能を使って自動化を行えるフローというコンポーネントを作成することが出来ます。
この作成したフローですが、上記記事の最後のほうで紹介していますが、他の Amazon Quick Suite ユーザーと共有することが出来ます。
この共有機能ですが、デフォルトでは無制限に共有することが出来るのですがどうやら作成したフローをレビューしたのち、許可されたものだけど共有することができる「承認機能」があるようです。
ただ、上記ドキュメントを見てもいまいち具体的な方法（承認機能の有効化、承認の流れ）がわからないです。
ということで今回は手探りでフローの承認機能を有効化して、承認するところまで試してみたので紹介したいと思います。
承認必須にする
まず承認機能を有効化する方法なのですが、API などで承認機能有効化/無効化 API などは存在していません。
しかしついに見つけましたよ、私は。
カスタムアクセス許可で設定することが出来るのです。
カスタムアクセス許可というのは、デフォルトで用意されているロール「管理者」「作成者」「閲覧者」にさらに細かい制限を加えるアクセス許可のカスタマイズ機能です。
Quick Suite の管理機能からユーザー管理からアクセス許可を開きます。
カスタムアクセス許可の一覧が表示されるので新しいプロファイルを今回は作成してみます。
以下を有効化しましょう。
「機能を制限」の中にある「クリエイターが承認なしで共有できるようにする」にチェックします。つまりデフォルトだと承認なしでの共有が可能になっているということですね。これを制限します。
作成したプロファイルの適用方法はユーザーに適用するかロールに適用するか、あるいはアカウント全体に適用するか選択できます。
今回はアカウントプロファイルとして設定してみました。
フローの共有時に承認を必要とするには上記手順で OK です。（たぶん）
フローの承認をする
さて、フロー承認機能を有効に出来たので、どのように機能するのか試してみましょう。
適当なフローを作成し、共有ボタンから共有しようとしてみます。
そうすると「フローを共有するには承認が必要です」というメッセージが表示されるようになりました。良さそうだ...
共有操作を行うとレビュー中の状態となります。
再び共有設定を行おうとすると次のような表示になりました。レビューア（共有先）の再選択ができるみたいです。
レビュー中にフローはまだ共有がされていません。
フローを作成した人から見てみると、次のように「承認が保留中」というステータスになっていることがわかると思います。
上部のバナーにも「リクエストは承認者によるレビュー待ちです。」と表示されており、まだ公開されていないことがわかります。
そして、フロー作成者本人はセルフレビューを行うことが出来ません。共有したユーザーでかつドキュメントによると作成者/作成者プロ権限を持っているユーザーが承認する必要があるみたいです。
というわけでフローのレビューを行ってみましょう。
フローの一覧から「承認が保留中」のタブを開くと承認待ちのフローが一覧表示されます。アクション列の「Review」ボタンを押しましょう。
フロー作成者以外から見てみると次のようにバナーの表示が変わっていますね。ここからレビューが出来るみたいです。
「レビューリクエスト」ボタンを押すと、次のようにレビュー結果を記録することが出来ます。
ここでメモと一緒に拒否か承認か選択できます。
ここで拒否されたフローは、フロー作成者のフロー画面上は次のように理由と一緒に表示がされます。
承認されたフローは次のように「共有」ボタンが表示され、共有済みであることが確認できます。
そして共有先ユーザーのフローライブラリにも表示されるようになりました。
さいごに
本日は Amazon Quick Suite のフロー（Quick Flows）で承認機能を使ってみました。
フローってなんでも出来るので、品質あるいはセキュリティに問題ないかなどを管理者としては気になると思います。
無制限にそれぞれのユーザーがフローを共有しあえる状態を防いで管理者がどういうフローが組織内で使われているのか管理するためには重要な機能ですね。
