[総務 × GAS] 非エンジニアがGASで効率化を叶えるその日まで

※このブログはGASを使用した総務の改善内容で、コードなどは記載していません。
2022.05.11

こんにちは!

最近GASの勉強を始めた、総務の徐(Seo)です。

非エンジニアの私が、GASを使って総務業務を改善しました。
総務業務に従事する方への参考になればと思い、このブログではその一部内容をご紹介いたします!
 

GASとは

JavaScriptをベースとしてGoogleが開発・提供しているプログラミング言語で、Google Apps Scriptの略です。

 

①無料

Googleアカウントがあれば無料で利用できます。

 

②簡単な連携

Gmail・Googleスプレッドシート・Googleカレンダーなど、
Googleの各種サービスとの連携が容易に行えます。

 

③簡単に始められる

Googleアカウントがあれば、複雑な開発環境の構築などなしで利用を開始できます。

 

詳しくは以下弊社ブログをご覧ください。

 

 

 

GASの勉強を始めたきっかけ

めんどくさい業務は大嫌い・やりたくない・改善したい…と強く思っていたものの、
改善する良い方法を調べても調べても大体がGASで出来るとの検索結果。

 

「GAS…?コードを書く…?エンジニアでもないし、何か難しそうで嫌だなぁ…」という
ものすごくネガティブなイメージしかなかったのですが、
小さいけど地味に手間がかかっている業務が多いので改善すべく使ってみることにしました!!

 

 

 

 

主な改善

● 社用携帯の請求確認

【従来】
1.毎月請求確認用のスプレッドシートを手動で作成
2.請求書を基に番号毎の利用額を1件1件確認・手入力
3.ダブルチェック
 

【現在】
1.ダウンロードしたデータを貼り付ける(番号毎の利用額が自動で表示)
2.[完了]ボタンを押すと不要なセルなどを削除してシート整理
3.ダブルチェック
 

【効果】
現在は指定日に自動でシートが作成されるため上記【現在】の手順のみになりました。
作業を開始する時点でほとんど完成しているため、1件ずつ手入力していた分の時間もなくなり
作業にかかる時間が、なんと!!半分(約1時間 → 約30分)に短縮されました。
(ダブルチェックに時間を要するので、最終的にはダブルチェック不要にしていきたいですね!)

さらに時間を短縮できるだけではなく
データを貼り付けるだけで自動で番号毎の利用額が出てくるため入力ミスなどもなくなりました。  

利用額と併せて番号毎のデータ使用量もすべて出るようにしているので、管理も楽になりました。

 

 

 

 

● 住所一覧シート自動削除

何か社員へ発送が必要になった場合は住所を都度確認しており
発送から約3ヵ月後に情報を削除していますが以下の通り改善しました。

【従来】
1.発送にチェック✓
2.非表示
3.約3ヵ月後に削除
 

【現在】
1.発送にチェック✓
※自動でソート・非表示・3ヵ月後に削除

 

【効果】
手間の削減としてはほんの少しだけですが
自動化することで削除漏れがなく不要な個人情報が蓄積されなくなりました!

 

 

 

 

● AWS認定トレーニングの開催スケジュール更新通知

クラスメソッドでは優秀な講師がAWS認定トレーニングを提供しておりますが
お申込みいただいた際の受付やホームページの開催スケジュール更新は総務が担当しています。

開催スケジュール更新作業について
・ 更新タイミングがバラバラだけど今日が更新日かどうか毎日確認するのはめんどくさい。
・ でも1週間に2回だけ確認などにすると更新日にすぐ更新できなくなる。

ということで、更新日に「管理番号〇番を更新してね!」という内容で
Slackで更新通知を送信してくれるBotを作成しました!

 

【従来】
1.更新日かどうか毎日確認する
2.(更新日であれば)更新する
 

【現在】
1.Botから通知があれば、更新する

 

【効果】
こちらも手間の削減としてはほんの少しだけですが、
更新日かどうか確認して「今日は更新無いんかい!!」となることを防げるので
無駄な動きをしなくてもよくなりました!

 

 

 

最後に

エンジニアには程遠いですが、ちんぷんかんぷんだったGASを少しずつ使えるようになり
私の師匠である元SE・現総務のynakaさんに頼らずできることも増えたので
なんかちょっとエンジニアになったみたい!!と楽しみながら業務改善を進めています。

そんな総務に乞うご期待!!