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Moi! 営業事務のSanniです。
以前このブログでタスクマネジメントやタイムマネジメントに関するツールを紹介しました。
ツールがあってもちろん便利ですが、その以前の対策も色々あります。ADHDの方や他に集中が切れやすい、やることたくさんあって何か忘れそうな方に、おすすめの対策を紹介します！
落ち着こう
頭が詰まりそうなときは、まず深呼吸して落ち着きましょう。特に忙しいときは、焦ってあれもこれもやろうとして、ミスが多発することはあります。あれもこれもやろうとして、気づいたら時間だけ経ったけど何も進んでいないこともあります。
忙しいからと時間を大事に使いたい気持ちはよくわかります。「止まる時間なんてない！！」と何回も思ったことがあります。しかし今は、しっかり落ち着く時間、考える時間を取るときこそ、効率よく働いています。
やるべきことを整理しよう
落ち着いたら、メモ帳とペンを用意しましょう。パソコンでメモを取るのも悪くないですが、手書きの方がおすすめです。ゆっくり考えながらメモを取れるのはやはり手書きですね！
思いついた順番で大丈夫ですので、今やるべきことをできるだけステップも分けて書いておきましょう。例えば契約書の締結手続きですと、①製本・捺印②郵送（ポスト投函）の2つのステップがあり、それぞれタスクになります。
優先順位を考えよう
やるべきことをリストアップしましたら、次は優先順位、つまり作業する順位をつけます。タスクが多い場合は、まずは今日中にやるべきこと、明日以降やっても大丈夫なことを分けることも良いです。
どれくらいお急ぎの案件なのかの判断に加え、時間はどれくらいかかる作業なのかも考えています。かなり時間がかかる作業があると、バランスを取るためにその間にすぐ終わるような作業を挟むようにしています。
優先順位が分かってきたら、タスクをやる順番にリストを書き直すとスッキリします！そこからはぜひSlackやGoogleカレンダーのようなツールを使いましょう！
まとめ
フィンランド語では「Hiljaa hyvä tulee」ということわざがあります。意味は、「良いものはゆっくり生まれる」です。スピード感も大事ですが、慌てることから良いものは生まれないので、落ち着いて冷静に考えることが大事です。