こんにちは、製造ビジネステクノロジー部の若槻です。
Microsoft Exchange Online は、組織内のメール、カレンダー、連絡先を管理するためのサービスで、Microsoft 365 の一サービスとして提供されています。
今回は、この Microsoft Exchange Online で 90 日以前のメールを追跡する方法を確認してみました。
環境
- 操作に使用したユーザーのライセンス種類：
Microsoft 365 Business Basic
Exchanage 管理センターからは 90 日以前のメールを追跡できない
Exchange Online には、Exchange 管理センター（EAC）と呼ばれる管理ポータルがあります。
EAC からはメッセージ追跡という機能を使って、組織全体のメールの送受信履歴を確認することができます。
しかし、このメッセージ追跡機能は、90 日以前のメールの追跡はできません。
新しいメッセージ追跡の作成メニューを確認してみると、確かに指定できる時間範囲は、最大で 90 日までとなっています。
Microsoft Purview のコンテンツ検索メニューから 90 日以前のメールを追跡する
90 日以前のメールをの追跡は、Microsoft Purview の コンテンツ検索機能により可能です。
Microsoft Purview は Exchange Online を含む Microsoft のクラウドサービス全体のデータガバナンスを行うためのサービスで、コンプライアンスやセキュリティの観点からデータの管理を行うことができます。
コンテンツ検索機能のメニューには下記からアクセスできます。
検索を開始する場合は[新しい検索]をクリックします。
検索に適当な名前をつけて、[次へ]をクリックします。
検索の場所として、[Exchange メールボックス]を選択します。また必要に応じて検索対象のメールボックス（ユーザーなど）を指定します。
検索条件をクエリで指定します。ここでは特定の送信者かつ、4 年以上前の特定の期間のメールを検索する例を示します。
検索の確認をしたら[送信]をクリックします。
検索一覧に検索が追加されるので開きます。
[サンプルのプレビュー]をクリックします。
するとメールの内容を確認することができます。画面からメールの本文まで確認することができるのは便利ですね。
上部の[リストのダウンロード]をクリックすると、レビューのリストを CSV ファイルとしてダウンロードすることができます。
ダウンロードされた CSV ファイルの内容です。本文はふくまれていませんが、件名と時間と送信者の情報がリストで確認できます。
また今回は試しませんでしたが、検索結果を PST 形式でエクスポートすることも可能です。
おわりに
Microsoft Exchange Online で 90 日以前のメールを追跡してみました。
私は Exchange Online 個人で契約して利用しているのですが、メールがどのエイリアスで受信されたかなど Outlook クライアントからは確認できない情報を確認したい場合があるため、このような昔のメールの追跡方法があるのは便利ですね。
以上
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