Notionの共有範囲検索について、限定的ではあるものの更に選択肢が増えました。執筆時点でリリースノートに記載はないようです。フルアクセス権限前提とはなりますが、アクセス目的でのグループやユーザ単位でのアクセス権限付与の手間が減るアップデートとなっています。
今回のアップデートにおける肝は明確で、ワークスペース上にありつつもプライベートドキュメントのような扱いが可能になります。ただしフルアクセス権限所持時のみ。
チームスペース内で公開予定だけれど、書き上げるまでは見られたくない。が、プライベートスペースでの共有はシェア扱いになるためにチームスペースで恩恵が得られない、という状況の解消となります。
業務スペースでは権限がないため、プライベートのNotionアカウントにて試してみました。
実際にアクセス制限を掛けてみる
追加されたオプションには「招待されたユーザのみアクセス」もありますが、実質Sharedとほぼ変わりありません。ここでは「リンクを知っているユーザ」について触れます。
アクセス制限を入れようとすると以下のようになります。管理者権限を持っていれば特に問題はありません。
アクセスができるメンバー構成をみると、ワークスペースのメンバー一覧部分がリンクを知っているメンバーに切り替わりました。
ポイントはリンクを知っているユーザであればアクセス可能にできる点ですね。NotionのURLは長いランダム文字列を含んだ構成であるため、適当にアクセスすることはまず不可能です。YouTubeの限定公開のようなものです。
URLは共有メニューからのコピーで行なえます。では、このURLを他に知る方法がないかといえばそうでもありません。例えば、リンクを知っている制限が掛かったページがあったとしても、その親ページにアクセス権限があれば普通に表示されます。
また、データベース内のページであれば、普通にレコードとして表示されていてアクセス可能ですし、プロパティで関数を使ってURLも生成可能です。
"https://notion.so/haoyayoi/" + id()リンクを知っている制限のポイント
肝は、親ページにアクセスできない人でも子ページにはアクセスできる状態になる、という点です。親ページは特定のグループにだけアクセス出来るようにしておきたいものの、そこにある子ページについてはワークスペースメンバーであれば誰でも、という要件を満たしてくれます。
左ツリー上には表示されないため、お気に入りに入れておくとURLを都度コピーする手間が省けるようになります。お気に入り操作はゲストアカウントでも可能です。
このリンク認知制限が掛かったページの編集権限はフルアクセス権限所有者が自由に変更できます。親ページよりも上の階層にはタッチされない状態で編集させたいケースにて、特定ページの権限を変更するためだけに全メンバー入りグループを作る必要がなくなります。
また、このURL認知制限が掛かっていることは、リンクを渡された側には伝わらないところもポイントですね。何かしらの制限が掛かっていることはわかっていても、それを掻い潜りにくくはなります。
あとがき
このリンク認知制限はあくまでもワークスペースメンバー、及び対象ページ招待済みゲストだけを対象とするため、Web共有公開とは異なる仕組みです。
全スタッフが入っているグループ設計を要する構成で運用していた場合は、見直しを兼ねてみるとよいかもしれません。
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