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こんにちはCX事業本部Delivery部のさかじです。
どんなに信頼関係が築けていても、お互い気をつけたいことがあります。ミーティングで熱く議論しているとついつい言いすぎたり、気分を害する内容やなど出てしまうことがあります。
ふりかえりやミーティングのルールを決めて置くことで、気持ちよくミーティングやふりかえりが実施出来ます。
私達のチームではDPA(Design the Partnership Alliance)を初めてのふりかえりのときに決めて運用しています。
使用したツール
目的
チームメンバーそれぞれ雰囲気や考え方などバラバラです。チームが目指す雰囲気を決め、良い関係を築けるようにするために作成しました。
作り方
ふりかえりガイドブックにある通り、以下を念頭にメンバーで意見を出し合います。
- どんな雰囲気でふりかえりを進めたいか
- その雰囲気を作り出すために何をするか
私達のチームで作った時間配分は以下のとおりです。
5分 : どんな雰囲気にしたいか話し合い
2分 : 付箋へ意見を書く
3分 : 合意できることへマークしますMiroを使用していますので、マークは付箋への絵文字を代用しています。本物の付箋だと「ドッドシール」など使うと良いと思います。
絵文字で投票の上位3~4つを選びます。これでDPAは完成です。
3~4つにした理由は、「ふりかえりガイドブック」にも書いてありますが多いと覚えるのに時間がかかりますので少ない量にしています。
「ふりかえりガイドブック」には「全員が合意したもを選びます」とありますが、私達のチームでは投票で決めています。
理由は、全員が合意できるとするとどうしても合意得やすい意見を出したり、選んだりする傾向があると思い投票としました。
チームで書き出したDPAの一部(私が書きました)
余談
実際は「付箋へ意見を書く」と「合意できることへマークします」の間に、メンバーから自分の書いた内容を説明する時間があり、ここでメンバーが全員話をするという機会も設けられます。
使い方
私達のチームでは、ふりかえりの時間冒頭にファシリテーターがDPAを読み上げることで、この会が「このマインドで参加する」ということを意識づけるのと、毎回読み上げることでカルチャーになることを期待しています。
読み上げるほかに、ふりかえりのテンプレート(自作)にもDPAを貼り付けています。
定期的なルール更新
「ふりかえりガイドブック」では以下のタイミングでルールを更新しようと書かれています。
- 定期的(1~3ヶ月毎)
- メンバーが入れ替わった時
私達のチームではこちらのことをすっかり忘れていてしまい、半年間ずっと同じルールになっていましたが、先日新しいルールを更新して運用を始めています。
新しいルールを作る際に「前回のルールを引き継いでもいい」とチームメンバー伝えました。
これは私のこだわりだと思うのですが、良いルール、引き続き伝え続けたいルールは残しておいてもよく、メンバーが変わった場合にも積み重ねられた、チームの雰囲気引き続き保てると思ったからです。
参考文献
最後に
最初のふりかえりで「どんな会にしたいか」「自分の意見を言う」ことを大切にして決めました。
チームメンバーも自然にDPAをもとに意見を出していると感じます。何度も伝えないとそのカルチャーは根付きませんので、繰り返し伝え、自分でも読むということが重要なのだと思います。
ファシリテーターを交代制で行っているチームでは、各メンバーが改めて声に出して読むということも根付く第一歩だと思います。
ふりかえりのルールを決めることで少し雰囲気が変わりますので、皆さんのチームでもDPAを作り良い雰囲気でふりかえりを実施してみませんか。
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