生産性を上げるGmailフィルターの作り方

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こんにちは、臼田です。

皆さんはこんな経験したことありませんか?

  • 関連性の低いメールが毎日3桁も届く
  • 未読のメールが溜まっている
  • タブ(or メーラ)をそっ閉じする
メールの嵐によって、業務時間を無駄に取られてしまいがちですよね。
効率よくメールを捌かなければ、生産性ガタ落ちです。

そんな皆さんに 生産性を上げるGmailフィルターの作り方をお届けします。

この方法で、無駄なメールを見る時間を減らし、 生産性を上げましょう!

はじめに

このブログは、Gmailを使っている人向けですが 特に以下の方向けです。

  • Gmailを利用している会社に入社した人(後輩)
  • Gmailを利用している会社の先輩
昨今は会社メールにGmailを利用している所も多いかと思います。
弊社でもG Suiteを利用しています。
あなたがGmailを利用している会社に入社した人なら、
必ずこの記事を先輩に見せてください。
きっと役に立ちます。

生産性を上げるGmailフィルターとは?

それは、みんなの心のなかにあります 会社の先輩が知っています。

今回私が伝えたいのは、万人が生産性をあげることができるフィルターではなく(そもそもそんな物は無い)
生産性をあげるフィルターが簡単に共有できるということです。

Gmailにはフィルターをインポート/エクスポートする機能があります。
以前はこの機能はLab(実験的な機能)でしたが、現在は正式版になっているようです。

しかも、この機能のいい所は
インポートする際に好きな項目だけ選んで入れることが出来る所です。
会社の先輩のフィルターは素晴らしいノウハウが詰まっていますが、自己流な部分も多いかもしれません…
先輩はそれを押し付けることはしたくありません。
後輩もオレオレルールなんて欲しくありません。

でも大丈夫!

Gmailなら先輩はとりあえずエクスポートだけして、
あとは入れる人が好きに選べばみんなハッピーです!
もちろん、入れたあとの変更も可能です。
ラベルをカスタマイズしたり、既読設定を入れたりはインポートする人が決めましょう。

先輩へ: フィルターをエクスポートしよう

まずはエクスポートしてフィルターを共有してみましょう。

こちらは先輩向けです。 ぜひ素晴らしいノウハウを共有してください!

 Gmail画面の右上から「歯車マーク -> 設定」を選択します。
2017-02-07 13.23.19_2
「フィルタとブロック中のアドレス」を開きます。
共有したいフィルターの左側チェックボックスを「選択」するか
「すべて」を押して全選択してから
一番下の「エクスポート」を押してください。
2017-02-07 19.22.59_2

これだけです!
ね、簡単でしょ?

後輩へ: フィルターをインポートしよう

次に、フィルターをインポートの説明をします。

後輩の方は先輩からフィルターをもらってください!

とりあえず試したいという方は、 このブログの最後にあるフィルターを保存してインポートしてみましょう。

インポート方法

 Gmail画面の右上から「歯車マーク -> 設定」を選択します。
2017-02-07 13.23.19_2

次に「フィルタとブロック中のアドレス -> フィルタをインポート -> 
ファイルを選択(xml選択) -> ファイルを開く」と進めます。
2017-02-07 14.02.57_2

インポートしたxmlの設定内容が展開され、「フィルタを作成」で完了します。
任意の項目のみチェックを入れて追加したり、
既存のメールにも同じフィルターを適用することも可能です。
2017-02-07 14.03.33_2

インポートしたフィルターのルールを変更したい場合には、「編集」からできます。
既読設定やラベルを好みのスタイルに変更しましょう。
2017-02-07 19.17.35_2

エクスポートしたファイルを見てみよう

社内でフィルターを共有する場合にはそのままでも大丈夫ですが、
フィルターのxmlには一部気をつけなければ行けない項目があります。

出力されたxmlには下記のようにアカウントの名前やメールアドレスが記載されています。
もしグローバルに共有するような場合には、該当部分を削除しましょう。
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?><feed xmlns='http://www.w3.org/2005/Atom' xmlns:apps='http://schemas.google.com/apps/2006'>
	<title>Mail Filters</title>
	<id>tag:mail.google.com,2008:filters:1486022093986,1486022127919,1486022168995,1486022207360,1486022235713,1486022284106,1486022317816,1486022376392,1486022423666,1486022441983,1486022462896,1486022511842,1486022630168</id>
	<updated>2017-02-02T08:04:57Z</updated>
	<author>
		<name>名前</name>
		<email>xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.com</email>
	</author>
	<entry>
	…省略…

おまけ

私がAWSを利用する際に作成したフィルターも共有します!
AWSをよく扱う方やとりあえず試しにインポートしてみたい方どうぞ!

AWS用フィルターの内容

フィルター対象 フィルターの動作
AWSからのメール全般 処理: 迷惑メールにしない
AWSからのマーケティングメール 処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「aws-marketing」を付ける
AWSからのメンテナンス通知メール 処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「aws-maint」を付ける
AWSからの請求書メール 処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「aws-invoice」を付ける
AWSサポート 処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「AWSサポート」を付ける
自分宛てのメール 処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「_to me」を付ける('_'により一番上のラベルになります)

さいごに

私は車輪の再発明、大嫌いです。
共感できる方がいらっしゃったら、ぜひフィルターを共有してください。

そして、快適なメールライフを送りましょう!

早くメール文化なくなればいいのに

ちなみに、フィルター以外のGmail活用法については下記ブログもありますので合わせてどうぞ。

AWSチーム社内勉強会「Gmail活用法」レポート