【小ネタ】Google スプレッドシートで組織図を自動生成する

【小ネタ】Google スプレッドシートで組織図を自動生成する
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先日、娘が 3 度目の手足口病になり、ウイルスさんの本気にげっそりしたかめです。
なんでも今年は当たり年らしいです。
当たり年といえば、今年のワインはどうなんでしょうね。

さて、今回は、 Google スプレッドシートで組織図を自動生成する小ネタをご紹介します。
エンジニアの皆さんは、 PlantUML や draw.io、 cacoo や visio などと言ったツールを活用されているかもしれませんが、事務職の方など、非エンジニアの方が特別な記法や描画操作などを覚えることなく、手軽に組織図をメンテできそうな方法の 1 つとしてお読みいただければと思います。

用意するもの

  • Google アカウント

組織図の作り方

今回は、 横浜市組織図 をサンプルとして、作り方をご紹介します。


  1. Google アカウントでログインし、新しいスプレッドシートを作成し、適当な名前をつけます
  2. A 列に組織図の箱の名前、 B 列に A 列の箱がどの箱の下にぶら下げるかを書きます( C 列については、後述で説明します)

  3. A 列から C 列までを選択し、ツールバーの [挿入] - [グラフ] を選択します

  4. 画面右側にグラフエディタというものが表示されるので、グラフの種類で [その他] - [組織図] を選択します(下図赤枠)

  5. 識別子に A 列、 親に B 列、ツールチップに C 列を設定し、 今回は 1 行目を見出しにしているので「行 1 を見出しとして使用」をチェックします
    これで、組織図が自動生成されるはずです

ツールチップとは?

ツールチップとは、マウスカーソルを組織図の箱に合わせた時に表示させるメッセージです。
設定しなくても組織図の生成自体は可能ですが、何かコメントなどを入れたい、書ききれない注釈などがあると言った場合に利用すると良いかと思います。

組織図の更新

組織図は、グラフとして自動で生成されているので、 A 列、 B 列に値が追加されれば、自動的に図が更新されます。
図が更新されない場合は、グラフエディタの範囲指定に問題ないかを確認してみてください。

注意事項

同じ名称の箱を複数の場所にぶら下げることはできないようです。
下図の例では、副区長を「区役所」と「温暖化対策統括本部」にぶら下げるように書いたのですが、「区役所」しか反映されていません。

このように、同じ名称の箱を複数の場所にぶら下げたい場合は、親側の箱の名前を合体させる、もしくは、半角スペースやアンダースコア(_)などをつけて名称を変えることで対応できそうです。

組織図の活用

作成した組織図は、画像データとしてダウンロードできます。
組織図をクリックし、右上にあるメニューボタンをクリックすると、ダウンロードなどのメニューが表示されます。

ちなみにダウンロードした画像は以下です。

この他にも、組織図の箱の色を変えることなどもできます。
以上、 Google スプレッドシートで組織図を自動生成する方法でした。