ボタンプロパティで始める図解レスなシンプルオペレーション #Notion

データベースのプロパティに新しいタイプが追加されました。ボタンです。やや想像し難い代物でしたが、データベースオートメーションが機能限定でプロパティ化した、といった表現になるでしょう。

オートメーションと違って編集に管理者権限が不要となり、ページの編集権限のみで設定が可能です。

ボタンプロパティの設定

基本はオートメーションと同様ですが、編集権限のみでしかNotionを操作したことがない場合には分かりづらいかもしれません。その場合は、ワークスペース内のプライベート或いはプライベートアカウントにてデータベースを作成して試すことをおすすめします。

ボタンプロパティのポイントは、アクションの発火点がボタンをクリックした場合に限定されること、Slackの通知は設定できないこと、の2点です。ただし、オートメーション側でボタンによる操作を拾ってSlack通知することも可能です。

具体的な活用例

例を上げると、ボタンプロパティを押すことでステータスを変更する等。

これまでデータベース外にステータス手動変更説明用のテキストを書いていた場合は、ボタンラベルに「Aさん作業完了後はここを押す」等のように書くだけで済むようになります。

上の図を例にします。ステータスには事前に「Aさん待ち」「Bさん待ち」「完了」の3つが入力されています。

「Aさん作業進捗」のボタンを押した場合は「Bさん待ち」のステータスに変化します。これは以下のアクション構成にて実現しています。

さらに、そこから「Bさん作業進捗」を押すことで「完了」になりますが、これは以下の構成で実現可能です。

ボタンプロパティが必ずしも必要ではないケース

実際にボタンプロパティへ差し替えてみたものの、逆に戸惑わせるパターンもあります。例えばチェックボックス。

ボタンプロパティは自身に対してアクションが起こせません。故にチェックボックスのようなオンオフが自身で示せるケースの場合、差し替えるとオンとオフの判断用プロパティが追加で必要になります。

チェックボックスを利用する場合、操作に対する説明が必要であれば無理にボタンを使わず、チェックボックスのプロパティ名あるいは概要欄に説明を書く方が迷わせずスマートでしょう。

注意点

オートメーションと同じく、操作するプロパティ等に対して複雑な前提条件を持たせることはできません。例えば「Aプロパティが済扱いの場合だけBプロパティを操作する」等。必要であればNotion外からAPI経由で操作することを検討しましょう。

あとがき

オートメーションの延長線上のような機能だったので複雑なことは出来ませんが、ステータス 等のプロパティ操作向けに沢山の図解を差し込む労力からは開放されるでしょう。

図解の数だけボタンプロパティへ変更する労力もそれなりにかかりそうですが、必要なところから始めてみるのもよいかもしれません。