Notionのアカウントとワークスペースの関係と参加退出時の選択肢による影響について図解にしてみた
Notionをプライベートでの有料プラン利用、及び会社での有料プラン利用をしていると、片方だけの利用では中々把握しにくい設計が垣間見えてきます。
トラブルの詳細は割愛しますが、実際にあった「アカウント削除によって起きたトラブル」を見て理解した、Notionのアカウントやワークスペースの仕組みを振り返りつつ、基本取るべきではない操作、というものを振り返ってみました。
Notionのアカウント及びワークスペース設計
Notionはワークスペース単位での料金契約となっています。アカウントだけ持っている状態では料金が発生しません。ドメイン指定のないワークスペース、及びアカウントのメールアドレスドメインが設定されているワークスペースに参加可能です。後者は自動的にサジェストされます。似たような仕組みをとっているSaaSを例に上げるとSlack等があります。
ワークスペースへの参加
アカウントが各ワークスペース通して変わらないのは「設定」メニューの「マイアカウント」項目のみです。
- 写真
- メールアドレス
- 名前
- パスワード
上記項目は全ワークスペースで同じものが使われるため、ワークスペースに応じて変更したい場合にはアカウントの複数運用が必須となります。
なお、SCIMによるプロビジョニングを用いた場合はマイアカウントで設定した名前がActiveDirectory上の名前で上書きされます。
ワークスペースからの退出
ワークスペース上での活動を取りやめる場合の選択は基本的にこれになります。「設定」メニュー上ではワークスペースよりも「マイアカウント」が先にあるため、「マイアカウント」の「アカウントを削除する」ことによる退出を選択してしまいそうですが、Notionではアカウント≠ワークスペースです。
アカウントの削除
Notionでの該当アカウントによる活動を取りやめる場合の選択肢はこれです。避けるべきうっかり選択操作と言えるでしょう。ドメインの組織から抜けた際にセキュリティ上の問題で該当アカウントに紐づくデータを削除する場合には必須の選択ですが、それ以外のケースではこの選択に至るケースはすくないはずです。
先程述べた通り、ワークスペースを抜けるつもりでこれを選択すると他に利用していたワークスペースにもアクセスができなくなります。
あとがき
仕組みを理解できていれば特に恐れることもありません。アカウントとワークスペースの操作メニューが並列にありつつ、関連性が分かりづらいのがネックだとは思います。
