業務のAI化も業務整理から

とーかみです。

「業務の AI 化をしなきゃ」と考えてる方も多いのではないでしょうか。
私もそのうちの一人です。

「AI を使ってなにかやろう」と考えながら進めたら迷走したので、考え方から整理し直すことにしました。

この記事は、迷走していたときの状況と整理し直した考え方について共有します。

AI、MCP、Skills といった手段から入って迷走した

「AI 化」 = 「MCP や Claude の Skills のような手段を使うこと」というモードで検討し始めてしまいました。

思いついた業務を当てはめながら、これらの手段をどう使うかばかり考えていました。

その結果、「あれのためにはこれが要る」、「これのためにはそれが要る」、「そのためにまず○○を調べて使えるように」のように、やりたいことから脱線し、どんどん横道に逸れている状態になりました。

翌日、作りかけのものや書き出したメモを見て「なんか間違っている気がする」と感じて、「考え方」から考え直すことにしました。

業務整理から始めることにした

業務を「IT 化」するときと同じように、業務を整理するところから始めました。

PM（PjM）として日々やっているタスクをもとにサービスカタログの形で業務一覧を作成することにしました。

サービスカタログは、ITILの考え方を参考に、業務を『PMサービス』として捉え直したものです。

カレンダーの予定を 1 ヶ月分抽出し、分類することで、だいたいの業務が洗い出せるようにしました。
（個人タスクもカレンダーに登録して時間を確保しているため、カレンダー起点にするのが都合がよかったです）

業務一覧の作成

業務を整理しながら以下の項目をまとめました。

• 名称
  • 識別用につけているだけです
• 概要 / 目的
  • 「処理」と被る内容になってしまうことが多かったので目的を表現するように意識しました
• 頻度
• インプット
• 処理
  • ステップ化は後でやるので、インプットとアウトプットの間に何をしているかを簡単に書きました
• アウトプット

AI 化の効果の整理

作成した業務一覧をもとに AI と壁打ちして効果の整理をしました。
目的は、効果が大きいものから取り組むことです。

AI には、以下のように「難易度」と「効果」を評価してもらい、おすすめを聞きました。
「難易度」を聞いているのは、 AI で実装するとしてもいきなり難しいことをやろうとして挫折するのではなく、まず「AI による業務効率化」の実感を得たかったからです。

一覧の業務から AI 化に取り組む優先順位を決めたいので評価してください。
評価軸は、「AI 化の難易度」「業務への効果」です。

AI 化に取り組む

整理結果をもとに、効果が高いものから取り組んでいます。

一番最初に取り組んだのは「会議の議事録作成」です。
これは事例が比較的多い業務なので、自分の環境にあったものを試しながら効果を確認しているところです。

業務は一人で完結するものだけではないため、いくつか試してみた後はチームやプロジェクトとして AI 化を進めていけるよう周囲を巻き込みながら育てていこうと思っています。

まとめ

業務の AI 化を進めようとして思いつくまま進めたらうまくいかなかったため、業務の整理から始めたらうまく回り始めました。

私自身の業務の AI 化も道半ばですが、業務のすべてをそのまま AI 化することを目指すのは「なんか違う」と考えています。

業務の棚卸しからはじめ、減らしたり、 AI 前提のやり方にシフトしていきたいと思います。

この記事により、みなさんの迷走を減らすことができればうれしいです。