Zapierを使ってBacklogからGoogle スプレッドシートに課題を転記する

はじめに

こんにちは。モバイルアプリの運用を担当しているkobayashiです。今年から春の花粉症を発症し、花粉症仲間と一緒に奮闘しています。

本日は、BacklogからGoogle スプレッドシートに課題を転記する方法をご紹介したいと思います。「自動化したいよね〜」という話は社内でよくあると思うのですが、プログラミングはできないし何のサービスが良いのかわからないという人の参考になればと思います。

プログラミングや複雑な関数は苦手...という非エンジニアの方に向けた記事です。

なぜやろうと思ったか

現在サービスを提供するチームに所属しており、そのサービスは複数のプロジェクトで使用されています。各プロジェクトでBacklogは分かれており、それぞれのBacklogでサービスに関連する課題もそれ以外の課題も起票されます。検索機能とカテゴリをうまく使えばサービスに関連する課題のみを検索できますが、都度検索するのが面倒、一覧で内容だけ知りたいというニーズがありました。

この時期エンジニアは開発で手一杯だったので、何かいい運用の仕方を考えて欲しい！とのことで私でもできる運用の仕方を考えてみました。

使用したサービス

Google スプレッドシートと「Zapier」というサービスを使いました。

Zapierは、Gmail、Slack、MailChimpなどの好きなアプリと1,000以上のアプリを接続するオンライン自動化ツールです。2つ以上のアプリを接続して、開発者がコーディングやインテグレーションを構築することなく、繰り返しのタスクを自動化することができます。Webアプリケーション間の情報を自動的に移動するので、最も重要な作業に集中できます。誰でも簡単に数回クリックするだけで、独自のアプリワークフローを構築できます。

「Zap」と呼ばれるワークフローを作ることで、BacklogやGoogleスプレッドシートなどのアプリケーションを連携させ、転記などのアクションができるサービスです。

完成イメージ

BacklogからGoogleスプレッドシートに直接情報を送ることはできないので、間にZapierを挟みます。また、Zapier側でGoogle スプレッドシートに送付する情報を制限して、必要なものだけを送るよう設定します。

手順

1. サインアップし、Zapを作成する

2. 「Webhook」と入力し、「Webhooks by Zapier」を選択する

まずはTRIGGERを設定します。

3.「Catch Hook」を選んでContinueする

4.Webhookをコピーする

オプションは特に設定しなくて良いです。

5.WebhookをBacklogに登録する

Zapierで発行したwebhookをBacklogに登録します。管理者権限の人が登録可能です。登録する場所はこちらのページを参考にしました。

6.Google スプレッドシートを選択する

7.「Create Spreadsheet Row」を選択する

Backlogで課題に関するイベントが起きると、スプレッドシートに行が追加されるという設定です。

8.Backlog転記用のGoogle スプレッドシートを作成する

Backlogから転記したい項目を先頭行に作成します。

9.Googleアカウントにログインし、Zapierと連携させる

10.テンプレートを作成する

使用するスプレッドシート名とシートを指定すると、8で作成した行の項目が表示されます。各項目に入れたい情報をリストの中から選択します。リストにはBacklogの項目が表示されます。基本的に英語で表示されますが、何の項目が入るのかは候補が表示されるので参考にしてください。それでもよくわからないものは、Chromeの拡張機能のGoogle翻訳などで適宜翻訳しながら選ぶと良いと思います。

11.テストをする

テストが成功したら正しく連携されています

12.ZapをONにする

ZapをONにしたら設定は完了です。Backlogで作成した課題や更新された課題が転記されているか、Googleスプレッドシート側で確認しましょう。

ちなみに

今回作ったZapは、課題が更新されるとすべてBacklogに転記される設定になっています。課題のステータスの変更もコメントの追加もスプレッドシートへの行追加されます。課題だけ確認したい！という場合はBacklog側でWebhookを設定する時に、課題に関するイベントの「課題の追加」だけにチェックボックスを入れるなどの調整が必要になります。

また、Backlogの課題に対するアクションはすべてGoogleスプレッドシートに転記させておき、Googleスプレッドシート側で関数を使って見やすい別シートを作るという方法もあります。私たちのチームは後者を採用したので、Googleスプレッドシート側の設定はまた別のブログでご紹介できればと思います。