[Notion]ワークスペース・チームスペース・グループ・ページの権限設定について招待手順や優先順序も交えつつ検証確認してみた

Notionの権限設定はワークスペース、チームスペース、グループ、ページ、そしてゲストでの入り込みによって中々把握し難いところです。フリープランでの権限設定検証やNotionチャンピオンズでの確認を通したうえでまとめました。
2023.01.23

Notionチームスペースへのメンバーとゲストは追加フローと権限構成が異なります。ゲストのつもりでメンバーとして招待することもありがちでしょう。メンバーの権限構成もワークスペースとチームスペースで異なっており、これもすぐには解りにくいところです。

チームスペースへのメンバーとゲストの扱い、招待フロー、及び付与される権限構成について確認したことを書いてみました。

前提

ワークスペース、チームスペース、グループ、ページの構成は以下の図のようになります。それぞれから係る権限の強さが異なる場合は一番強いものが優先されます。

  • ワークスペースオーナーは常にフルアクセス。
  • チームスペースオーナーは管理するチームスペース内であれば常にフルアクセス。
  • メンバーはワークスペース、チームスペース、グループ、ページいずれの枠にも追加可能ですが、ゲストはページの枠にのみ追加可能。
  • グループ権限設定はページに掛かりつつ子以下ページにも継承されますが、権限継承したページが移動で子以下ではなくなった場合は権限消滅。
  • ゲストはワークスペースとチームスペースとグループの影響を受けないため、常に独立した読み取り〜フルアクセス間からの設定となります。

以上を踏まえてのワークスペースオーナー、メンバー、ゲストの権限構成は以下の通り。表左側の権限から順に適用され、権限は順序関係なく強いものが優先されます。

ワークスペース チームスペース グループ ページ
ゲスト - - - 読み取り〜フルアクセス
メンバー 最高で読み書き 読み書き
オーナー時フルアクセス
最高でフルアクセス 最高でフルアクセス
ワークスペース
オーナー
フルアクセス フルアクセス フルアクセス フルアクセス

最も弱い読み取り権限が存在する構成を検討している場合、ワークスペースの基本設定は読み取りとしておくべきです。

チームスペースでのメンバー招待

チームスペース単位での招待はゲスト扱いにはなりません。またオーナーとして招待した時点でフルアクセス権限付与となります。既定の権限にて複数人をもれなく招待する場合はグループ単位での招待のほうが無難でしょう。

チームスペース招待時に設定された権限がチームスペース内全ページへ掛かります。ワークスペースで設定されている権限より低くなることはありません。ワークスペースに所属していなかった場合は追加に伴って請求対象としてカウントされます。

チームスペース権限が読み取りのみ場合はページも基本は読み取りのみになります。書き込みを行えるようにしたい場合、ツリー全体に書き込み権限付きのグループを適用するか、ページ毎に書き込み権限付きの共有が必要です。

ワークスペースの設定と特に変わりなさそうですが、ワークスペースで設定された権限よりも制限された状態にはできません。ワークスペースでフルアクセスの状態であれば、全てのチームスペースで常にフルアクセスとなります。

チームスペースでのゲスト共有

メールアドレス指定での、ページ単位での共有となります。子ページがあれば権限が継承されます。

共有手続きについてはワークスペースと同じですが、ページをチームスペースへの変換を行う場合に変換対象ページのアクセス権限が継承によるものであれば変換後はアクセスできなくなります。権限の直接設定が必要です。

あとがき

Notionにおける権限設定は色々と試してみないと分かりにくい部分が多く、案外設定にも無駄が生じがちです。今回の記事についてもNotionチャンピオンズにて確認してもらった内容をベースの書き出しとなりました。

無難な構成例としてのメンバー権限は、メンバーは全てグループに所属しつつ且つメンバー個別をスペースに適用せず、ワークスペースは読み取り限定、チームスペースは目的に応じてコメントまで許可しつつ、グループについては読み書き〜フルアクセスといった形でしょうか。ゲストは目的に沿って読み取りから〜読み書きといった形です。トラブルが発生した場合は、該当ページ以下に適用されていたグループの権限を一時的に弱くする等。

気になる場合はフリープランにて請求が発生しない範囲でのメンバー招待等をした上で検証してみるとよいかもしれません。特にゲストとして共有を受けた場合の見え方は一度試しておくことをお勧めします。ワークスペース、チームスペース単位で共有しているものがほぼ見えなくなることが分かり、必要不可欠な共有が欠けている可能性も十分あります。

また、フリープランで共有した場合は文書をほぼ書けない状態になるはずですので、ストック用スペースは別に用意しましょう。