2023年07月27日、以前開催した『Notion交流会』のシリーズ第2弾イベントを社内限定で開催しました。
第1回開催内容はこちらを参照：
第2回の開催内容は『クラスメソッドで展開しているNotionの「日比谷オフィス仕様ページ」を使いやすく、分かりやすいものにしてみよう」というものでした。当エントリではその内容について、ざっくりダイジェストではありますが開催記録として紹介していきたいと思います。
目次
開催の経緯
きっかけは『第1回』開催にあたってアンケートを実施した際に頂いた下記のリクエストでした。
「日比谷オフィスの仕様をまとめたページ」をちょこちょこ修正中です。ひとまず他オフィスと同じフォーマットで作ったら、情報量が多くて困っちゃいました。検索性高く、みんなが使いやすいページにするにはどんな工夫をしたらいいと思いますか？
https://www.notion.so/xxxxxxxxxxxxxxxx
前回の内容でも紹介した通り、現在3社がアクセス可能なドキュメント管理サービスとして(Confluenceからの移行、という経緯を経て)Notionを活用しています。
そのNoiton環境下で、現在クラスメソッドが展開している国内オフィスに関する総務的な手順をオフィス単位にまとめているドキュメントが存在しており、その中でまずは『日比谷オフィス』に関するページを改善・リニューアル対象として採り上げてみた...という形です。
(※現状、オフィス単位でページが分かれており、ギャラリー表示されています。日比谷オフィスに関するページもこの単位で作成・運用されているという状態です)
開催レポート
当回のイベントについては、都合2時間の枠でそれぞれのパートを進める形となりました。以下実施した内容、交わされたディスカッションの内容ついてダイジェストで紹介します。
作成者・運営メンバーの考えるゴールの共有
日比谷オフィスのものを含めた各オフィスの情報については、総務チームの皆さんによって作成・管理されています。その中で日比谷オフィスの情報(以下『日比谷オフィス仕様ページ』とします)においては概ね以下の問題を抱えており、また今後の展望・要望として『こういう形にしていきたい』というものがありました。まずイベント冒頭でその状況を共有しました。以下その共有内容です。
現状抱えている『問題点』
- 本社に出勤している総務メンバーがオフィスで毎日問い合わせを受けているが、Notionに掲載済みのことをよく聞かれる。（伝わっていない?）
- 読み手のペルソナが曖昧な部分がある
- 新規メンバーに伝わるように？
- 既存メンバーが分かりやすいように？
- 情報が全体に読みにくく感じている
- 項目が多い
- 文字数が多い（細かく書きすぎ、丁寧すぎ、イレギュラーな情報も載っている）
- 表記の揺れ、レイアウトのばらつきがある
- 「守るべきガイドライン」と「作業の手順」が1ページ内に混在している
今後叶えたい『展望・要望』
- Notion内社内公式情報ページに載せる情報の範囲や、オフィス仕様ページに載せる情報の範囲、を定義しなおしたい
- 今あるページ構成に囚われず、使いやすいページにしたい
- ページ内参考情報として添付している画像を最新に書き換える作業を楽にしたい
- ゆくゆくは他地方のオフィス仕様ページも、同じフォーマットにしたい。
- オフィス独自のルールもあるので、すべて同じでなくてもいい。
利用者視点でのアンケートを実施・コメントの共有
また開催に合わせて、利用者に対して『日比谷オフィス仕様ページ』に関するアンケートを幾つか実施しました。ページの存在自体を知っているか、そのページが分かりやすいかという質問に対しては5〜6割が肯定的な意見でした。残りの割合に関してはNotionページ自体の周知に関する部分もありますし、周知や展開の方法に関しても改善の可能性はありそうです。
使い方に関する質問については、特にバラツキだったり片寄り的なものは無かったかな、という結果となりました。
アンケートでは自由テキスト形式(任意回答)で以下の質問も行っていました。こちらに関しては多くの意見を頂いていましたので抜粋したものを紹介します。
- 「各オフィス仕様ページ」の配下のページについて、分かりやすい・使いやすいと感じることを教えてください（できれば具体的に）
- 『ギャラリービュー』や区切り線を使い、情報を分かりやすく見せていたのが良かった
- 『目次』が設定されていることで必要な情報が網羅されているように見える
- 写真が多くてわかりやすい。写真付きで掲載されている点は現地(オフィス)でも認識しやすく良いと感じる
- 「各オフィス仕様ページ」の配下のページについて、分かりづらい・使いづらいと感じることを教えてください（できれば具体的に）
- 各項目が折りたたみになっていてページ内を検索できない
- トグルリストが多く、視野性が悪い&ページ内検索がしにくい
- 目次の項目が多く、また不要な情報も多く目につく
後者(分かりづらい、使いづらい点)に関する回答で印象的・特徴的だったのは、『ページに収める情報の粒度』や『一定単位に情報収める際の方法』に関するものでした。現状の日比谷オフィス仕様ページに関するページでは確かに『情報量が多く、網羅されている』ものの『それらの情報が1ページ内に全て収まっている状態になっている』ため、検索性の観点で使いづらさを感じている人が一定数いるんだな...というのが実感として突きつけられていた感じがします。
共有した情報を踏まえてのチームディスカッション
ここまでの内容、現時点での日比谷オフィス仕様Notionページに関する様々なご意見や情報を踏まえた上で『ではこのページ・コンテンツをより良いものにするにはどうすれば良いのか？』というチームディスカッションを複数チームに分かれて行い、ディスカッション内容の共有を行いました。
- 『見た目』と『内容』は分けて考える
- 内容に関しては同じ属性・内容のものであればデータベースを用意し、そこにまとめて登録する
- 見た目(見せ方)で工夫をする：DBのビューを活用して、場面に適した見た目にする
- まずは日比谷オフィスでやってみて、うまく行ったものを他拠点に展開したい
- 1ページに全情報を集約するよりも、内容ごとにページで分ける方が検索性やメンテナンス性が高まる
- Notionページに関する『フィードバック経路』が明確でない現状がある
- ユーザー(利用者)からしても『どこに投げればいいの？』という思いがある
- 総務としてもフィードバックが欲しい
- じゃあ用意しよう！→Notionページから簡単にフィードバック出来る仕組みがあると良さそう
- 見たい情報に辿り着けるルートを複数用意してあげる必要がある
- 目次からの探索(ペルソナ：入社したての人)
- キーワードでの探索(ペルソナ：入社後一定の期間が経った人)
- 検索に引っ掛かりやすいページタイトルの設定
- トグルの効果的な使い方(重要な情報はトグルの中では無くトグルタイトルに入れる)
- ページ概要の記載(Slackプレビュー時に本文先頭行も表示されるので、そのページはどういうものなのかを簡潔に記載しておくと良い)
- トグルの利用シーン：トグルで隠すかどうか、については『常に全員に見て欲しいか？』『見たい時に見られれば良いものか？』で判断すると良い
『Notionのトグル機能』に関してはユーザーに拠って認識や理解が微妙に異なっているな...というのがディスカッションの中でも議題に挙がっていましたので、ディスカッションに際して『Notionトグルに対する検索の認識合わせ』で現状把握出来ている情報を整理し、共有する場を設けました。
イベントの時間は都合2時間確保していたのですが、ディスカッションをメインに議論が弾み、予定の時間があっという間に終わってしまった...という感じでした。元々この時間内(僅か2時間)で解決出来る規模の問題・課題でも無かったので今後の改善活動のきっかけになれば、と思っていたところはあったのですが、その足掛かりになるようなやり取りが出来たのは良かったかなと思います。また『Notion交流会』のタイトル通り、Notionを通じて3社のメンバー間で新しい交流を促すことが出来たのも目的に掲げていたところがあったのでこれもクリア出来て良かったかな、と思いました。
まとめ
という訳で、クラスメソッド、アノテーション、ネクストモードの3社による合同Notion交流会、2回目の内容のダイジェスト紹介でした。発表頂いた皆様、当日御参加頂いた皆様ありがとうございました！
この回での開催内容を受けて、『色々フィードバックを得られたので早速これを形にしてみよう！』と早速動き始めています。Notion交流会第3回の開催はフィードバックを受けて叩き台を作成し、その内容について関係者でディカッションする内容を検討中です。開催の暁にはその内容を改めてお届け出来ればと思います。お楽しみに！
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