Excelを納品する前にチェックするポイント2点

2013.02.22

ファイルに潜む個人情報、企業情報

ExcelなどのOfficeドキュメントをお客様に納品する際に、内容をチェックするのはもちろんですが、眼に見えない部分に隠されている個人情報、企業情報もチェックしておく必要があります。そこで2つのチェックポイントをご紹介します。

ドキュメントの検査を行おう!

Excel、Power Point、Wordのドキュメントをお客様に納品する前にはまずドキュメントの検査を行いましょう!個人情報などを一括削除することが可能です。ドキュメント検査機能はOffice 2010から導入された機能です。

まずExcel左上のファイルメニューから情報>問題のチェック>ドキュメント検査を選択して下さい(以後スクリーンショットはExcel 2013のものです)

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ドキュメント検査ダイアログが表示されるので、そのまま「検査」ボタンをクリックします。

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すぐに検査結果が表示されます。問題がある場合は、データを削除するボタンが表示されますので、どんどんクリックして無駄な情報を削除しましょう。

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「名前の管理」をチェックしよう!

さらに深い部分に思いがけない個人情報や企業情報が残っているのが「名前の管理」です。

リボンメニューで「数式」>「名前の管理」を選択します。

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「名前の管理」ダイアログが表示されます。下記は空ですが、通常は結構多くの名前が手動または自動で登録されており、ここに特に会社のファイルサーバーのパスなどが入っている場合があります!危ない情報が表示されていたら、この画面でどんどん削除して行きましょう!

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※ちなみに「名前」とは特定のセル範囲に名前をつけて、別の場所から簡単に参照できるようにする機能です。