[Notion]中間ページで整理分類する手順やメリットを書いてみた

[Notion]中間ページで整理分類する手順やメリットを書いてみた

Clock Icon2023.01.30

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Notionで1ページ上に複数分類でのサブページが出来上がった場合、取り組むべきは特定分類のページをとりまとめた中間ページでしょう。この中間ページを作ることによるメリットは多数存在します。

中間ページを起こす場合のメリット、具体的な手続きや気をつけるべきポイントについてまとめました。

中間ページを起こすメリット

大まかには以下の通り。

  • 特定分類の更新だけを通知できるようになる
  • 特定分類に絞ったコールアウトがしやすくなる
  • 特定分類のページをまとめて移動しやすくなる
  • 特定分類のブックマークを中間ページだけに集約できる
  • チームスペースへ移行しやすくなる

ページをチームスペースへ変換するオプションが追加された点で、中間ページ化をベースに整理する大きなメリットが出来たともいえるでしょう。

中間ページの作成手順

基本は中間ページとなる空ページを一つ追加して、同分類のサブページを空ページ下に移動するだけです。

状況 構成
整理前 ページ > サブページ
整理後 ページ > 中間ページ > サブページ

観覧権限については一番上となるページにアクセスができる時点で継承が行われるため移動後も問題ありません。念の為サブページへ個別にアクセスしている人の存在有無だけ確認しましょう。

中間ページ下に一通り移動後は以下のような設定を行います。

  • 中間ページ名を分類名にする
  • ページ最初に分類名に関してのコールアウトを入れる
  • 追加したサブページ群のページ名に規則性を付ける
  • 中間ページにアイコンを付ける
  • ヘッダ画像を入れる

サブページ数が極端に多い場合はページ内容での区分け、定期的に実施している記録であればデータベース化も検討しましょう。

気をつけるポイント

もっとも気をつけるべきポイントは、中間ページを別のページ以下に移動させるケースです。中間ページそのものに権限を持っていない場合は移動後に権限を無くす可能性があります。

チームスペースへの変換では継承での権限も考慮されますが、ゲストは別です。変換後にゲストへ個別に権限を設定する必要があります。

あとがき

中間ページの設置コストは中間ページを全く別のページ上に置かないのであれば気にする程のものではありません。権限の再設定もチームスペースへ移行する際に検討するとよいでしょう。

個別ページのブックマークが中間ページのみのブックマークで代用できたり、Notion左側のツリー一覧も中間ページを利用することで縦長い中から下がる必要も減ったりと、得られるメリットは多数あります。サブページ個別にゲスト権限を付与していた場合は中間ページに付与する手間がでてくるかもしれませんが、それ以降サブページに権限を付与する必要はなくなります。

断捨離が難しい場合も、まずは中間ページからの構造化から始めてみると判断しやすくなるかもしれません。

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