Notionを更新する際に伝えたいことが伝わるようにするために #Notion

Notionで更新中のページにアクセスされた際、肝となるのは更新後の記述を見てもらえていたか、の一点です。更新中に権限を絞ってアクセス自体をシャットアウトもできなくはないのですが、大体混乱を招きます。

私自身「こうやるべき」と確信にまでは至っていませんが、どのようにして、更新を行うこと、更新される場所であること、更新が完了したこと、を伝えられるか検討したことについてまとめてみました。

更新を行うと伝える

ポイントは2点。

• 対象ページに直接アクセスされた場合
• 対象ページへの導線に沿った場合

対象ページ内冒頭にコールアウト併用で更新中であることを強調するのは大事です。ページタイトル頭にWIP(Work In Progress)など入れておくのもありです。

念を押すのであれば、対象ページへの導線付近にも更新中であることを記載するのもありでしょうが、更新するページが複数になることもありオススメはしません。

データベースに収めたページであれば、プロパティに更新日付や更新ステータスを出しておくことで更新が伝わるかもしれません。

更新される場所であることを伝える

ページ内の更新対象箇所であることが視覚的にわかるようにしておきたいものです。

• 対象のブロックの背景を変える
• 見出しにWIPを追記する
• 古いテキストに取り消し線を入れる

ポイントは更新前後の情報が伝わるかどうかです。視覚的にわかりやすいのは取り消し線ですが、併せて更新後のテキストを入れておくことで差分が比較しやすくなります。ただし、この手段を採る場合は、事前に反映するテキストを別途ローカルで用意しておき、そのまま貼り付けるだけにすることをおすすめします。見るタイミングによっては削除のみと受け取られてしまい、意図が伝わらない可能性があるためです。

更新履歴やプロセスを出しておく

ボリュームによっては、更新プロセスを別のページにまとめることも一つの方法です。

具体的には、更新記録用データベースを用意し、更新に関する情報を掲載します。以下のプロパティがあれば、認知漏れも減るでしょう。

• 更新対象ページ
• 更新進捗

本文には、具体的な更新状況をToDoとして掲載します。更新前後のそれぞれのテキストも記載しておくことで、差分確認に役立ちます。

更新履歴を別途用意することは手間がかかりますが、そのページに対して閲覧権限のみを持つユーザーにとって役立ちます。Notionが提供する編集履歴は閲覧権限では参照できないためです。

あとがき

基本的には以下の2点で伝わるはずです。

• 更新を行うと伝える
• 更新される場所であることを伝える

余力があるのなら履歴やプロセスを記録しておきましょう。後から辿るときに証跡として便利です。