一つのテーマについて複数ページを起こして、後から一連の内容として括っておきたいというケースはしばしば存在します。
括る方法として主にデータベース化があります。問題は必ずしもフォーマットが統一できるとは限らないこと。
実際にやってみた結果を踏まえつつ、効率の良いまとめ方についていくつか例を書いてみました。
Wiki化してみる
見た目上は大きく変わらず、データベース操作を意識せずにデータベース化されるのがメリットです。一時整理のために階層化等を行っていたとしても影響しませんし、階層化を止めてフラットにしても問題ありません。絞り込み検索用インターフェイスが追加されるのもポイントです。
デメリットは、データベースと違ってページ追加方法が多数あるため、ページのフォーマットは意識しない限り共通となりにくい点です。ページフォーマットの共通化を諦めている場合には悪くない選択肢とも言えます。
ページ内容によって多少の区分けがある場合は、必要に応じて階層化も行いましょう。タグ付け可能になるものの、トップページ上からは判断できません。
階層の深いページをwiki化する際は、階層の浅いページを既にwiki化していると、浅い側のwiki一覧には深い側の個々のページが含まれなくなります。これはネストが深いところでデータベース化した時と同様です。絞り込み検索用インターフェイス結果にはでてきます。
議事録等の定期更新がないページを一覧から省きたい場合、該当ページのある階層をwiki化することで、浅い側のwikiにて一覧から省くという手法もあります。
データベース化してみる
既に多量のページがあった場合でも階層化せずフラットなままにできる点がメリットです。かつそれらのフォーマットが共通化しやすい場合には特におすすめです。
デメリットは、Wikiのようにトップページのフォーマットを自由にレイアウトできないところです。ページ内で個別にデータベースを包有している場合も検索しづらくなります。
単に階層化してみる
チームスペースの階層が浅いところでwiki化済みの場合には扱いやすいのがメリットです。データベース特有の操作も不要です。
大きなデメリットが発生するのは、データベース化あるいはwiki化していない環境の場合。
人の目からすると解決しているようにみえて、システム上ではほぼ扱いに変わりありません。今後を考えるとさほど効率的でもありません。
特に注意すべきは、wiki化及びデータベース化いずれにもあるプロパティが存在しないこと。最終更新日等の自動付加情報が表示されないため、人力でカバーする必要があります。
暫定的なページ管理としては悪くありませんが、永続しての方法として採用は止めておくべきです。編集権限がない場合は情報鮮度を把握する手段に欠けるため、思わぬ事故につながる可能性があります。
あとがき
社内でページ整理を行う機会が頻繁となり、wiki化やデータベースでの整理含めて行った結果を元に書いてみました。
基本は階層浅めのページでwiki化し、且ついずれの階層でもフォーマットや中身に合わせてのデータベース化がベターだという認識です。
単純な階層化で放置することだけは避けましょう。付加情報がないために判断がしづらく、いずれは内容が古いものとして削除する可能性が高くなるでしょう。
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