「制度はあるのに活用されない」問題を解決する通知・周知の工夫

こんばんは。僕です。

はじめに

新しい制度や福利厚生を導入しても、社員から「そんな制度があるとは知らなかった」「知っていたが利用方法がよくわからなかった」といった声が上がることがあります。

制度が活用されない原因は、制度の内容そのものではなく、「どのように伝えるか」が十分に考えられていないことにある場合が多いです。

本記事では、人事制度の通知・周知における課題を整理し、実際に活用されるための工夫について考えます。

通知・周知のポイント

効果的な通知・周知を行うには、以下の3つのポイントが重要です。

1. 伝えるタイミングを適切に設計する

• 「制度が必要になったとき」に通知する仕組みを作る
  • 例：
    • 評価制度に関連するイベントの締め切りが近づいたらリマインド
    • 各制度の利用を検討しはじめた社員向けに情報提供
• 定期的なリマインドを実施する
  • 例：SlackやTeamsの自動リマインド機能を活用することで、負担をかけずに繰り返し周知

2. チャンネルを適切に使い分ける

• すぐに確認してほしい情報 → Slack・Teamsなどの社内チャットツール
• 一定期間参照される情報 → メール・社内ポータル（Notionなど）
• 詳細な説明を求める人向けのコンテンツ → FAQページ・説明動画

3. 情報を「分かりやすく」伝える

• 長すぎるメッセージより、「ポイントを簡潔にまとめる＋詳細リンクを添える」形式にする
• 箇条書き・図解・動画を活用し、視覚的にわかりやすく工夫する

得られるメリット

これらの工夫を行うことで、単なる一方的な通知ではなく、社員が制度を適切なタイミングで知り、活用する仕組みを作ることができます。

特に、「必要なときに情報を見つけられる」仕組みを整えることが重要です。

会社からの一方的な発信だけではなく、社員が自分で探してアクセスできるFAQページや社内ポータルを整備すると、情報の浸透がスムーズになります。

また、通知のしすぎも逆効果になることがあります。

メールやチャットツールで頻繁に通知を送りすぎると、社員が「また通知か〜」とスルーしてしまい、重要な情報を見逃す可能性があります。

そのため、適切な頻度と伝え方を工夫することが大切です。

おわりに

社内の制度を社員にしっかり届けるためには、単にドキュメントを作成するだけではなく、タイミング・チャンネル・伝え方の設計が重要です。

特に、定期的なリマインドやFAQの整備などの仕組みを取り入れることで、大きな負担をかけずに周知の効果を高めることができます。

最後に、3つのポイントを再掲します。

• 必要なときに通知する仕組みを作る（リマインド・個別通知）
• 通知のチャンネルを適切に選ぶ（即時性・保存性を考慮）
• 情報を短くシンプルに伝え、視覚的要素を活用する

情報の伝え方を工夫することで、社員が適切に制度を活用できる環境を整えられます。

ぜひ、社内の通知・周知の仕組みを見直す際の参考にしてみてください。