เคล็ด(ไม่)ลับ ในการใช้งาน【Zoom】

จากบทความที่ผ่านมา ที่ทางผู้เขียนได้เขียนเกี่ยวกับจุดเด่นของการใช้งานโปรแกรม Zoom วันนี้เราจะมาทำความรู้จักเพิ่มเติมในส่วนของการใช้งานโปรแกรม เพื่อที่จะทำให้ผู้อ่านทุกท่านได้เข้าใจ และสามารถนำไปใช้งานได้จริงกันครับ ว่าแล้วเรามาเริ่มเนื้อหากันเล้ย!!

จากบทความที่ผ่านมา ที่ทางผู้เขียนได้เขียนเกี่ยวกับจุดเด่นของการใช้งานโปรแกรม Zoom วันนี้เราจะมาทำความรู้จักเพิ่มเติมในส่วนของการใช้งานโปรแกรม เพื่อที่จะทำให้ผู้อ่านทุกท่านได้เข้าใจ และสามารถนำไปใช้งานได้จริงกันครับ ว่าแล้วเรามาเริ่มเนื้อหากันเล้ย!!

การสร้างห้องใน Zoom

ในการสร้างห้องเพื่อประชุมใน Zoom นั้น ทำได้2วิธี

การสร้างห้องแบบทั่วไป (New Meeting)

โดยวิธีแรกเราจะพูดถึงในส่วนของการสร้างห้องประชุมในทันทีกันนะครับ โดยขั้นแรกให้ทุกคน กดที่ปุ่มNew Meeting ในหน้า Home

และทำการเชิญผู้เข้าร่วมประชุม โดยการไปที่คำสั่งParticipants(Alt+U) / Invite / และเลือกผู้เข้าร่วมการประชุมจาก contract ที่มี หรือส่ง E-mail เชิญไปก็ได้เช่นกันครับ

สำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมที่เราไม่มี contract ร่วมด้วย หรือไม่สะดวกส่ง E-mail ไปหานั้น เราสามารถทำการส่ง URL ของ Meeting Room ไปให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้โดยการกด Copy Invitation เพื่อนำURLสำหรับเข้าร่วมการประชุม ส่งไปให้ผู้เข้าร่วมการประชุม

การสร้างห้องแบบตั้งกำหนดการล่วงหน้า(Schedule Meeting)

วิธีนี้คือ เราสามารถสร้างกำหนดการนัดหมายการประชุมไว้ล่วงหน้าหรือ Schedule Meeting ,โดยวิธีการสร้างนั้น ให้ทุกคนไปที่คำสั่ง Schedule ในหน้า Home

จากนั้น ให้เราใส่กำหนดการ ที่เราต้องการต่างๆลงไป ,หลังจากตั้งค่าเสร็จเรียบร้อย ให้ทำการกดปุ่ม Schedule อีกครั้งเพื่อเป็นการยืนยันการสร้าง

โดยเมื่อสร้างเสร็จ ท่านสามารถไปเช็ครายละเอียดตารางการประชุมได้ที่ หัวข้อ Meetings ที่แถบด้านบนของโปรแกรม ก็จะปรากฏเนื้อหากำหนดการนัดหมายการประชุมขึ้นมา

การเข้าร่วมการประชุม

โดยทั่วไป เราสามารถกดที่ URL ของ Host ที่เป็นเจ้าของการประชุมในแต่ละครั้งได้โดยตรง แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่เราสามารถเข้าร่วมการประชุมได้เช่นกัน โดยให้เราคลิ๊กไปที่คำสั่ง Join และใส่ Meeting ID ของการประชุม เท่านี้เราก็สามารถเข้าประชุมได้เช่นกัน

การ Share Screen

หากท่านต้องการที่จะ Share Screen เพื่อใช้อธิบายเนื้อหาต่างๆในการประชุม สามารถทำได้โดยการกดที่ปุ่ม Share Screen ที่ด้านล่างของหน้าต่างการสนทนา โดยท่านสามารถเลือกเนื้อหาการแชร์ได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นทั้งแชร์จากหน้าจอโดยตรง หรือแชร์เฉพาะในส่วนของโปรแกรมเท่านั้น

และในหัวข้อ Share Screen ดังกล่าวนั้น ยังมีอีก1จุดเด่นที่น่าสนใจคือ Whiteboard โดย Whiteboard นั้นเป็นหัวข้อที่ทำให้ ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถขีดเขียนและอธิบายแนวคิดต่างๆที่มีลงไปได้ เพื่อเกิดการแลกเปลี่ยนทางความคิดเห็น ก็ถือว่าเป็นอีก1เครื่องมาที่น่าสนใจไม่น้อยเลยทีเดียว

การ Record

เป็นเครื่องมือที่น่าสนใจไม่น้อยเลยทีเดียว ของโปรแกรม Zoom เมื่อเราสามารถบันทึกการประชุมหรือ Record ไว้ได้ เพื่อนำกลับมาแปลบทความการประชุม หรือทวนซ้ำกับเนื้อหางานที่เราอาจจะตกหล่นไปได้ โดยวิธีการใช้นั้น เพียงแค่เรากดปุ่ม Record ที่ด้านของหน้าต่างการสนทนา โดยเราสามารถกดเริ่ม พัก หรือหยุดตอนไหนก็ได้ และไฟล์ทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ และแปลงเป็นไฟล์ออกมาให้หลังจบการประชุม

โดยที่ไฟล์ทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในโฟร์เดอร์ที่โปรแกรมได้ตั้งว่าไว้ตอนตั้งต้น แต่เราสามารถไปเปลี่ยนที่อยู่ในการบันทึกได้ โดยการไปที่ setting (รูปฟันเฟือง)ที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง Home / Recording / และไปปรับเปลี่ยนที่อยู่ในคำสั่ง Local Recording Location

การจัดการกับความเป็นส่วนตัว

เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือ ที่ผู้เขียนค่อนข้างที่ชอบมากๆของโปรแกรมนี้เลยก็ว่าได้, หลายๆท่านอาจจะประสบกับปัญหาในการทำงานที่บ้าน และต้องเปิดกล้องเพื่อประชุมงานกับเพื่อนๆในบริษัทแต่ไม่อยากให้เพื่อนๆเห็นสภาพภายในที่อยู่อาศัย หรือมีสิ่งที่ไม่อยากจะให้เห็นอยู่นี่สิ, Zoom สามารถทำสามารถช่วยท่านได้โดยการไปที่Setting/Virtual Background เพื่อทำการเปลี่ยนภาพพื้นหลังได้ โดยที่ตัวโปรแกรม จะลบภาพพื้นหลังเดิมออกและเปลี่ยนเป็นภาพBackgroundที่ตั้งค่าไว้แทน

และยังสามารถหาภาพพื้นหลังที่ต้องการ นอกเหนือจากภาพที่ Zoom ให้เพิ่มได้อีกด้วย โดยการไปที่ เครื่องหมาย + ตรงหัวข้อChoose Virtual Background เพื่อใส่ภาพพื้นหลังที่ต้องการได้อีกด้วย ก็เป็นอีกหนึ่งสีสัน ที่สามารถช่วยให้การประชุมไม่น่าเบื่อได้เหมือนกัน

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่บริษัทของท่านว่ามีความเข้มงวดในการประชุมมากแค่ไหน เผลอใส่ไปแล้วนายไม่ปลื้ม จากเพิ่มสีสัน จะกลายเป็นหม่นหมองกันเลยทีเดียว

และอีก1ปัญหาที่จะไม่พูดถึงไม่ได้เลยก็คือ หน้าตาของเรานี่สิ อยู่บ้านทั้งที จะแต่งหน้าจัดเต็มก็กระไรอยู่ ซึ่งใน Zoom เองนั้น ก็มีคำสั่งที่จะช่วยในการทำหน้าท่านดูเรียบเนียนพร้อมประชุม ซึ่งสามารถไปตั้งค่าได้ที่ Video ที่หัวข้อMy Video ให้เราคลิ๊กเครื่องหมายถูกที่คำสั่งTouch up my appearance

เพียงเท่านี้ใบหน้าของท่านก็จะดูเรียบเนียนพร้อมประชุมกันแบบสวยๆโดยไม่ต้องเปลืองเครื่องสำอางได้เลย

ก็จบกันไปแล้วสำหรับวิธีการใช้งานโปรแกรม Zoom ทางผู้เขียนก็หวังว่า ผู้อ่านจะได้ความรู้ในการใช้งาน Zoom กันมากขึ้นนะครับ หากมีข้อมูลในการใช้เพิ่มเติมจะมาอัพเดทเล่าสู่กันฟังในบล็อคต่อๆไปนะครับ