Slackの検索結果からNotionへ誘導する場合にほしいポイントを挙げてみた

社内情報を検索する手段はもっぱらの悩みとなっていますが、最近一番ストレスを感じにくいと思う「Slack検索結果からNotionへの誘導」について、具体的例を含めて書いてみました。
2022.12.19

弊社では社内情報がストックされている場所として Notion、Slack、Google Drive があります。検索手段としては組み合わせたりと色々ですが、大体以下の通り。

  • Notionの本文検索
  • GoogleDrive検索
  • Slackの検索結果及び含まれるURLからNotionを開く

頻繁に検索して実際に活用できている手段は、ほぼSlackの検索結果及び含まれるURLからNotionを開くにとなっています。感覚としては社内Google検索と言えるような状況です。

Slack自体はフロー情報主体になりますが、フィルタの絞り込みや日付の絞り込みが優秀な点で割とストック情報のように扱っているスタッフも多いのではないかなと思っています。SlackからNotionへの導線として具体的にはどんな構成になっていればわかりやすいのかを書いてみました。

Notionへの情報記載

正直なところ、必要な情報が掲載されているのであればスタイルは問いません。が、単にリンクテキストが山のように掲載される状態であれば、リンクテキスト先の情報を要約整理した内容にて記述したほうが見る側にとっては手間が減ります。

社内で実際に見当たった、確認の手間が掛かった例として以下のケースがあります。

  1. Slackで検索してNotionに飛ぶ
  2. Notionの本文に詳細説明としてのURLからConfluenceに飛ぶ
  3. Confluenceから移設後URLのNotionページ(2とは別ページ)に飛ぶ

SlackからNotionへの誘導

情報を探したい側から見てあると助かるものとしては以下あたりです。

  • 概要の要約
  • 情報の主管部署
  • 記事全体を読むのに必要な時間

この中で記事全体を読むのに必要な時間は精査が難しいところですが、平均読書速度でよく挙げられる目安の1分に600文字程度を前提として考えるとよいでしょう。

文字数計算は以下の通り。

% wc -m document.txt
554 document.txt

「文字列からの要する時間計算が面倒」という場合には、文章をファイルに収めた後で以下のコマンドでなんとかなります。

% cat document.txt | wc -m | xargs -I{} echo "{}/600"  | bc | awk '{if($1 == 0) print 1 "分未満"; else print $1 "分" }'
1分未満

キーワード検索への対処は単純なキーワード検索ではマッチする件数も大幅に増えるのでハッシュタグを併用しましょう。例としては以下のような感じです。

XXX期 XXX部 アップデート
XXX部からダッシュボードをシェアします。直近の社数はXXX、請求総数はXXXでした。
詳細は以下のリンクより(必要時間:1分未満)。質問はリプライにてどうぞ。
https://www.notion.so/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

#XXX部 #ダッシュボード

あとがき

Slackで1行だけ内容なしの説明をみて、詳細を読み解くのに掛かる時間がわからないままNotionへ誘導され、やっと読み終えてちょっと疲れを感じる、というのはよくあるのではないかなーと思います。

何か説明する必要がある場合は、読み手のことを考えてのケアがあると身構えられることも少なくなるかもしれません。