Notion上に定例会の議事録DBを作って当番制の活動を記録してみた

定例会等で発生する「今回は誰の番でしたっけ？」

組織開発室で行っている朝の短いデイリーミーティングでは毎回、曜日ごとに異なるテーマを選び、当番制で話題を出し、短時間それについて話し合っています。

毎回Notionでとっている議事録にその日の担当を記録していたのですが、前回誰が担当していたかを忘れてしまった場合、前回の議事録を確かめる必要がありました。

その手間を省くために、NotionのDBのリレーションを工夫して、その日の当番を記録しつつ、毎回の当番を簡単に確認できるようにしてみました。

考えた仕組み

議事録は、Notionにデータベースを用意し、テンプレートから新規作成しています。

そこで、当番のデータベースを別に作り、毎回の議事録にそのリンクドビューを表示させて、直近の当番を確認できるとよさそうです。

また、毎回の議事録上に、その回の当番をデータベースに記録できるようなデータベースボタンがあるとよさそうです。

作り方

1. 議事録DBを作る

議事録DBを作成し、以下のプロパティを持たせます。

• 日付

また必要に応じて、任意のプロパティを持たせます。

2. 当番DBを作る

当番DBを作成し、以下のプロパティを持たせます。

• 担当者

ユーザープロパティやセレクトプロパティでも良いですし、参加者DBがあればそれとのリレーションでも構いません。

また必要に応じて、任意のプロパティを持たせます。

3. 議事録DBと当番DBの間にリレーションを作る

当番DB上のプロパティとして、リレーション先の議事録が見えるようにしておきます。

4. 当番DBに議事録の日付プロパティをロールアップとして登録する

議事録DBのロールアップとして、議事録DBの日付プロパティを選択します。

5. 議事録のテンプレートに当番DBのリンクドビューを作る

担当者と議事録の日付のプロパティが表示されるようにします。

また、直近の当番がわかるように、並べ替えや読み込み制限を調整します。

6. 議事録のテンプレートに当番データを追加するためのデータベースボタンを作る

図のような設定で、その回の議事録の当番ページを追加するためのボタンを作ります。

当番DBにページを追加する際、議事録のリレーションプロパティに該当の議事録が登録されるようになっています。

以上のプロセスで、当番を簡単に記録し確認できる仕組みができあがります。

まとめ

Notion上に作成した定例会の議事録DBで、当番制の活動を記録するしくみについて紹介しました。

省ける手間がちょっとしたものであっても、ミーティングの時間を節約できるとなれば効果は大きいです。

時短につながるNotionの使い方があったら、ぜひ教えてください。