技術課題に取り組むオンライントレーニングの運営に #Notion を活用する

ども、大瀧です。

AWS案件のロールプレイを通してクラウドエンジニアの業務を疑似体験するトレーニングプログラムDevelopersIO BASECAMPプラクティス(以下デベキャンプラクティス)は9〜10月の第2期として8名のエンジニアを育成しました。今期の新たな取り組みとして受講者との情報共有にNotionを全面採用し、スムーズな運営に寄与することができました ^*1。本ブログでは、オンライントレーニングなどゲストと期間限定で情報連携する用途でNotionを利用するときの推しポイントを紹介します。

1. ページのツリー構造に追随するアクセス権

Notionのコンテンツはツリー構造になっており、ページ階層に別のページをぶら下げる親子関係にしてコンテンツを追加していきます。子ページには親ページのアクセス権限が継承されるので、設定したいアクセス権を親ページでまとめて管理できるのが便利です。

デベキャンプラクティスでは以下3パターンの情報共有を使い分ける用途がほとんどであり、用途にあわせた階層構造とアクセス権を設定することで少ない工数でも十分な要件を満たせるアクセス管理を実現することができました。

1. 課題の出題やスケジュールの周知事項など運営→受講生への情報共有(受講生は読み取りのみ)
2. 受講生から課題の成果物の提出(受講生からの書き込み)
3. 受講生、運営双方の双方向のフィードバック(運営、受講生の書き込み)

こんな感じのツリー構造で運営していました。

データベース機能のアイテムの場合は、「編集権限」に加えて「コンテンツ編集権限」というアクセス権が設定できます。これを使うとアイテムの追加や編集ができる一方データベース自体の編集は抑制できるので、課題の成果物の提出などゲストにコンテンツを作ってもらう用途にうってつけです。

2. データベースのステータス管理

受講生からの課題の提出や課題への質問の回答など、対応漏れや状況を管理するために、Notionのデータベース機能が役立ちました。

データベースのアイテムは通常のページと同様にファイルアップロードや表組みなど課題の成果物を表現するための十分な機能があり、直感的に操作できるので使いこなすための学習コストが低いのが特徴です。また、データベース機能の場合、アイテムごとにプロパティが設定できるため、課題の提出状況を表すステータスプロパティを設定して提出済みやレビュー中など、個々の状況を管理するのにも役立ちました。

ただ、受講生と運営が自由にステータスを変更すると運営に支障が出ることが予見されたため、"「完了」ステータスへの変更は運営が行う"というように事前にルールを決めて運用しました。また、受講生から運営への質問や問い合わせのチケット管理もデータベース機能を利用しました。

こちらの用途では、運営がステータスを動かして対応漏れを防ぐ目的で運用するイメージです。

3. コメントによるフィードバック

Notionの各ページにはコメントを付ける機能があります。受講生の課題の成果物は元より、課題の出題ページでもコメントによるフィードバックを受け付ける仕組みとして活用しました。ページへのコメントに加えて、↓の画像のようにラインマーカーのように印がつく特定テキストへのコメントも設定できるため、受講生からの質問箇所がわかりやすくスムーズな応対ができたと思っています。

まとめ

デベキャンプラクティスの受講生と運営の情報共有の手段としてNotionを活用した事例をご紹介しました。第1期で別の課題管理ツールを利用していたのと比べて、Notionはチームの情報共有に特化していることから課題に関わる様々な情報をまとめて管理するのに非常に便利な印象を持ちました。

脚注