これからPM(プロジェクトマネージャー)を始める方向けにタスク管理で意識した方がよいこと

コンサルティング部の洲崎です!これからPM(プロジェクトマネージャー)を始める方向けに気をつけるべきポイントをまとめてみました。
2022.03.08

これからプロジェクトマネージャーを行う方にとって、タスク管理で個人的に意識した方がいいなと思った内容を整理してみました。
新しく始める方にとっての視点で書いています。
また、この記事は個人の経験から記載しています。
すでに意識している方や実施されてる方もいると思いますがあらかじめご容赦ください。

PM(プロジェクトマネージャー)とは

PM(プロジェクトマネージャー)とは、プロジェクト全体の管理を行う立場の方のことを指します。
PM、というと、プロダクトマネージャーもPMの略称で呼ばれたりしますが、今回はプロジェクトマネージャーの話です。
プロジェクト全体の意思決定を実行しつつ、品質やコスト・納期の責任を持ち、メンバーや顧客・協力会社との調整等を行います。
作業はメンバーに依頼し、プロジェクトを管理していくのがPM(プロジェクトマネージャー)になります。

基本情報・応用情報試験等で有名なIPAでも”プロジェクトマネージャー試験”と呼ばれる試験もあります。

プロジェクト、と一言で書いても内容や期間等、さまざまな違いがあります。
プロジェクト全体を管理するにあたって、どのようなプロジェクトでも特に意識しておくべきことだろうことを纏めてみます。

1.タスク全量を洗い出す

タスク全量を洗い出すのが重要です。
タスクの中身についても、Todoレベルまで落とし込んで、インプットとアウトプットを重視し誰が見ても分かるように書くように意識します。
WBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれる、プロジェクト管理するにあたっての手法で、やるべき作業が明確になります。
WBSの精度を可能な限り高めて、スケジュールやメンバーで対応できるのか把握します。
タスクについては”作業”だけでなく、提出予定の成果物やお客様にレビューいただく時間も含めるようにします。
また、各タスクについて、想定でも工数(時間)を見積もるようにします。
漏れがあると、後から急ぎ対応が増えてきてタイトなスケジュールになりがちな為、想定できるタスクは全て書くようにしましょう。
また、タスク全量が洗い出せたらお客様と一緒に齟齬がないか確認してもらう時間をもらうようにすると良いと思います。

2.誰が・いつ・なにを・いつまでに・なぜ・どのようにやるか(5W1H)を決める

タスク全量を洗い出したら、次に各担当のメンバーを見ながら、誰が・いつ・何を・いつまでに・なぜ・どのようにやるか、を決めます。
5W1Hの手法ですが、少なくとも”誰が”と”いつ”は意識するようにします。
タスク全量を出したタイミングで想定工数を出しているので、無茶なスケジュールにならないように調整します。
もしこの時点で想定されているスケジュールとズレが出てくる場合は、お客様と会話しタスクを絞るのか、スケジュールを修正するのかの調整を行います。

3.各工程でタスクを整理する

各工程に入る前に、タスクを改めて見直します。
もしウォーターフォールモデルの開発であれば、要件定義・外部設計・詳細設計・構築・テスト・リリース、といったマイルストーンがあるかと思います。
例えば要件定義が終わって、外部設計に入るフェーズであれば、要件定義によって変わった内容等あればタスクの修正を行います。
1.でタスク全量を洗い出しても、追加でタスク等は発生する可能性はあるので、適宜見直しに入るのがよいと考えます。

4.メンバーから定期的に進捗状況や困ったことを共有してもらう

プロジェクトメンバーからタスクの進捗状況や困りごと等を伺うようにします。
メンバーの体調や、タスクで詰まってることとかあれば調整に入ります。
もしメンバーの体調不良等あれば、早めにわかったタイミングで上長に相談し部や会社として考えたり、お客様と会話します。

最後に

冒頭であげた通り、プロジェクトは千差万別で、プロジェクトの状況も様々な為、”これをやったから成功する”はないと思っています。
ただ、気をつけるところは対応しておけば、事前に防ぐこともできるかもしれません。
今後もプロジェクトを進めていくにあたって、上記であげたところは常に意識しようと思います。

ではまた!コンサルティング部の洲崎でした。