在宅中の代表電話の受電について

こんにちは︕ もうすっかり冬ですね!

また雪の季節が到来しちゃって、げんなりしている総務部 中の人です(; ́・ω・)

今回はオフィスで対応していた、会社代表電話の受電方法を在宅勤務の今︕どう対応しているのかをご紹介できればと思います︕

在宅体制の中、会社代表電話の受電どうするの︕︖

コロナ禍が続く現在、当社は引き続き在宅勤務メインで仕事をしています。

総務部 オフィス対応チームも在宅メインで仕事をしていますが、その際に課題の1つとなったのが、「代表電話」の受電をどうするか、でした。

新型コロナウィルス発生前はもちろん毎日出社していたのですが、当社の方針としては総務も在宅勤務への切り替えが推奨されました。

その為、オフィスで受けていた電話対応を在宅勤務でどのように対応するか。そんな問題を画期的な仕組みで、解決することができました!!

在宅勤務体制前はこんな仕組み使ってました。

以前、私たちのブログ「はじめまして!クラスメソッド総務部 オフィス対応チームです!」でも記載した通り、私たち総務部 オフィス対応チームは東京・大阪・北海道などの各地に在籍しています。

ですので、電話対応も各地できるように「Amazon Connect」という仕組みを使っています。

Amazon Connectについての詳しい内容はSINさんのブログがありますのでこちらをぜひご覧ください!!

 

[Amazon Connect] 転送先をローテーションする

[Amazon Connect 拡張] オペレーション時間に祝日等を追加してみる

 

 

 

この仕組みを使い、東京本社にかかってきた電話を日本各地で受電対応できるようになりました。

ただこれだとオフィスの電話を利用するため、在宅勤務での活用はできませんでした。

この仕組みを在宅勤務で活用することを考えてみました!!

総務個人携帯へ転送しています

総務部 オフィス対応チームのメンバーは自身の携帯電話に、モバイルチョイスという「050」から始まるIP電話番号を持っています。

業務に関する電話はこの番号を使用しているのですが、この番号に代表電話を転送してはどうかと考えました。

今までオフィスに転送していた電話を、モバイルチョイスに転送することで自宅でも携帯電話で受電対応できるようになりました!

担当者の変更も簡単なんです

お休みや、お腹が痛い…などでシフトを変更する時も、スプレッドシートにあらかじめ登録してある番号をプルダウン選択するだけで変更できます!

手動での入力はせず、プルダウン選択だけなので誰でも簡単に変更でき、番号など間違えることなく担当者の変更が可能です。

5秒でできてしまうので、とっても簡単!!

また、Slackで対応者の専用チャンネル部屋もあり、共有や連絡事項、シフト交代依頼やイレギュラー発生時の不明点など確認も行え、スムーズな運用を行える仕組みとなっています。

総務部 中の人日記

だいぶ日も短くなり夕方でも真っ暗になってきましたね。

めっきり気温も下がってきましたので、総務部の中の人はホットプレートを購入しました! 小型ですがプレートが何枚もついていてお鍋や、たこ焼き、今川焼も焼ける優れものですよー( *´艸`) という事で早速たこ焼きパーティーしてみました。

準備は全面的に母である私ですが、焼きはお父さんに担当してもらいました。 子供たちと私はひたすら食べます!!カリっと美味しく出来たのでまた作ろうと思いますー♪