オフィスの備品を無期限で貸し出し

こんにちは!

最近3ヶ月に1度の振り返りと目標決めを行ってやる気に満ち溢れる総務部 オフィス対応チーム 中の人ですo(`・ω・´)o

今回は在宅勤務体制に伴い弊社で行ったちょっと珍しい取り組みをご紹介できればと思います!

モニター・チェアを無期限で貸し出します!

在宅勤務体制に移行したことにより、オフィスの縮小化、フリーデスク化が進む中で余ったモニターとチェアを、返却期限を設けず個人宅へ貸し出しを行いました。

コロナ禍における「心身ともに健康を維持し、社員の作業場所を確保する」という方針に基づいて実施しました。

この施策は社内でも好評で、これまでに2回の実施を実現しました!

社内から貸し出し希望者を募り、

第1回:61名/モニター57台/チェア17脚

第2回:39名/モニター23台/チェア19脚

の方にモニター、チェアの貸し出しを行いました。

具体的な方法

1.希望者アンケートを実施

  • 貸与希望者が在庫を上回った場合はニーズ判断となる
  • モニター、チェアの種類は希望に添えない場合がある(在庫数に応じて第2弾からは種類の希望をとりませんでした)
  • 送料は会社負担

等、後々トラブルが起こらないようルールを定めました。

全社員向けのアンケートとなるため対象人数が多いことから、スプレッドシートに書き込み式で希望をとりました。

希望者が揃ったところでslack上で専用部屋を作り希望者を招待し、今度は希望者に向けてGoogleフォームを使用し配送先住所をアンケートで収集しました。

住所情報から配送先リストを作成する際は、総務部 オフィス対応チーム内でダブルチェックを行いました。

2.備品の状態を確認

第1弾の際に受け取った備品に不備があった等のトラブルがあったことから、第2弾では、モニターはちゃんと映るか、チェアの昇降に問題はないか...等、備品の不備チェックを行いました。

結果第1弾では数件あった不具合報告が、第2弾は1件と激減しました。

配送業者によっては梱包は自社で行うことになるので、配送時の破損をなくしていくことが今後の課題です。目指すは0件!

3.業者選定

アンケート締め切り後集計を行い、配送業者に依頼となるのですが、弊社は各地方にオフィスがあることから、社員の居住地も全国各所です。

そこで、予算との兼ね合いで、関東地方の社員宅へはチャーター便で2日かけて巡回配送、他地方の社員宅へは宅急便で通常配送を行いました。

チャーター便は当日確実に受け取っていただく必要があるため、予め日程を決めたうえ希望者と調整を行いました。

4.受け取り確認

備品を受け取ったらslackの専用チャンネルで受け取り報告をしていただきました。

住所の誤りによる配送漏れがないか確認となるわけですが、今の所ダブルチェックの甲斐もあり配送漏れは0件です!

総務部 中の人日記

オフィスで眠っていたモニターやチェア達が各ご自宅で役立っていると思うと嬉しい限りですね(●´ω`●)

好評につき現在第3弾を実施中です!

今回の中の人日記は、切り絵が趣味な中の人が以前作った、弊社の二次元社員、初代めそ子ちゃんの切り絵をご紹介です!

最後までお読みいただきありがとうございました!

また次回も是非ご覧ください(^^)ノシ