【AI活用】少数精鋭総務の全国拠点・備品管理術

総務担当のRemi.Hです。
クラスメソッド株式会社は日本各地に8拠点（東京本社、札幌、大阪、福岡、上越、沖縄、名古屋、仙台）を展開していますが、現地に総務がいるのは東京本社と札幌のみ。
少数精鋭の総務チームで全国の拠点をオンラインで管理しています！
今回はAIの力を借りて遠隔管理をグレードアップ。全拠点の情報を1シートに集約し、期限アラート機能で「見逃しゼロ」を実現した話をご紹介します。

期限管理が必要な物品たち

全国の拠点では、メンバーが安心して働ける環境を整えるため、総務がさまざまな物品を管理しています。
その中でも、特に期限管理が必要な物品として、以下のようなものがあります：

• 🏥 薬箱（使用期限あり）
• ❄️ 夏季配布品（メンテナンス時期あり）
• 🚨 防災備蓄品（賞味期限あり）
• 🧴 衛生用品・来客用飲料水

現地総務なしの管理だからこそ、正確な把握が重要

現地にいないからこそ、何がどこにどれだけあるのか、使用期限・賞味期限・メンテナンス時期はいつかを正確に把握することが重要です。
放置すると期限切れで使えない…なんてことも。
メンバーが安心して働ける環境を守るため、しっかり管理していきます！

これまでの管理方法と課題

基本構成

これまでは、カテゴリーごとにタブを分けて管理していました。
管理していた情報：

• 品名
• 拠点名
• 個数
• 最終点検日
• 期限または次回点検日
• 備考

タブ構成：

• 薬箱タブ
• 夏季配布品タブ
• 防災備蓄品タブ
• 衛生用品・来客用飲料水タブ
  

これまでの課題

情報を記録するスプレッドシートはもともと持っていたのですが、各タブに情報を入力するだけのシンプルなものでした。
具体的な課題：
1. 全拠点の状況把握が大変
「札幌の薬箱はどうだったかな？」と思ったら薬箱タブを開いて札幌を探す。
「大阪の防災備蓄品は？」と思ったら防災備蓄品タブに移動して大阪を探す…。
このように、タブを行ったり来たりしながら確認する必要があり、全拠点の在庫状況を一目で把握できませんでした。
特に困ったのが新規発注時。
「どの拠点に何があるか」を確認するために、複数のタブを開いて情報を集める作業に時間がかかっていました。
2. 期限管理が見づらい
期限が近いものを表示するタブはあったものの、日付順に並んでいないため、どれから優先的に対応すべきか判断しづらい状態でした。
さらに色分けもなく、緊急度が視覚的にわからないため、「あれ、これもう期限切れてる…」なんてこともありました。
遠隔管理だからこそ、この2つの課題を解決する必要がありました。
そこで、AIの力を借りてアップデートすることに！

AIを活用して遠隔管理をグレードアップ

全拠点一覧表示

まず取り組んだのが、複数のタブに散らばっている情報を1枚のシートに集約することです。

実現したかったこと：

• 各カテゴリータブ（薬箱、夏季配布品、防災備蓄品、衛生用品）のデータを自動で統合
• 全拠点の情報を一覧で見られるようにする
• 拠点名とカテゴリーで並び替え

AIに「複数のタブのデータを1つにまとめて表示したい」と相談したところ、QUERY関数を使った解決策を提案してもらいました。
AIが作成してくれた関数：
=QUERY(
{'薬箱'!B3:G;
'防災備蓄品'!B3:G;
'衛生用品・来客用飲料水'!B3:G;
'夏季配布品'!B3:G},
"select *
where Col2 matches '日比谷|札幌|大阪|福岡|上越|沖縄|名古屋|仙台'
order by Col2, Col1",
0)

データ入力は各カテゴリータブで行い、一覧シートでは自動的に全情報が集約される仕組みが完成！

さらに視認性アップの工夫：

• 条件付き書式で拠点ごとに色分け
• パッと見てどの拠点に何があるかわかる
• 新規発注時の参考データとしても活用
  これで、タブを行ったり来たりする手間がなくなり、遠隔地の全拠点の状況を一目で把握できるようになりました！

期限アラート機能

次に取り組んだのが、期限管理の改善。これが一番のポイントです！

実現したかったこと：

• 今日から3ヶ月以内に期限が来るものだけを表示
• 期限が近い順に自動で並べ替え（これが重要！）
• 期限切れや期限が近いものを色で区別

AIに上記の要望を伝えたところ、QUERY関数と条件付き書式を組み合わせた解決策を提案してもらいました。
AIが作成してくれた関数：
=QUERY(
{{"品名","拠点","個数","最終点検日","期限または次回点検","備考"};
IFERROR(QUERY({'薬箱'!B3:G},
"select * where Col2 matches '日比谷|札幌|大阪|福岡|上越|沖縄|名古屋|仙台'
and Col5 is not null
and Col5 <= date '"&TEXT(EDATE(TODAY(),3),"yyyy-mm-dd")&"'"),{"","","","","",""});
IFERROR(QUERY({'防災備蓄品'!B3:G},
"select * where Col2 matches '日比谷|札幌|大阪|福岡|上越|沖縄|名古屋|仙台'
and Col5 is not null
and Col5 <= date '"&TEXT(EDATE(TODAY(),3),"yyyy-mm-dd")&"'"),{"","","","","",""});
IFERROR(QUERY({'衛生用品・来客用飲料水'!B3:G},
"select * where Col2 matches '日比谷|札幌|大阪|福岡|上越|沖縄|名古屋|仙台'
and Col5 is not null
and Col5 <= date '"&TEXT(EDATE(TODAY(),3),"yyyy-mm-dd")&"'"),{"","","","","",""});
IFERROR(QUERY({'夏季配布品'!B3:G},
"select * where Col2 matches '日比谷|札幌|大阪|福岡|上越|沖縄|名古屋|仙台'
and Col5 is not null
and Col5 <= date '"&TEXT(EDATE(TODAY(),3),"yyyy-mm-dd")&"'"),{"","","","","",""})},
"select * where Col1 is not null and Col5 is not null order by Col5 asc",0)

アラートの仕組み：

• 🟡 2ヶ月以内 → 黄色
• 🟠 1ヶ月以内 → オレンジ
• 🔴 期限切れ → 赤
  期限が近い順に自動でソートされるので、上から順に対応すればOK！
  真っ赤になる前に対応できます。

AI活用のポイント

正直に言うと、私自身はQUERY関数の詳しい書き方を知りませんでした。
でも「こういう表示にしたい」「こんな機能がほしい」という希望は明確にありました。

AIとのやりとり：

1. 「複数のタブのデータを1つにまとめて表示したい」
2. 「期限が3ヶ月以内のものだけ抽出したい」
3. 「期限が近い順に自動で並べ替えたい」
4. 「拠点ごとに色分けしたい」

こうした要望を伝えると、AIが適切な関数を提案してくれました。
自分で一から関数を組むのは難しくても、「何を実現したいか」を言語化できれば、AIが強力なサポーターになってくれます！

この管理方法のメリット

• ✅ リアルタイムで全拠点の状況を把握
• ✅ 期限切れを未然に防ぐ
• ✅ 優先順位が一目でわかる（期限順ソート）
• ✅ 発注計画が立てやすい
• ✅ 現地総務がいなくても安心
• ✅ メンバーの安全・快適な環境を維持
• ✅ 技術的な知識がなくてもAIの力で実現可能

まとめ

現地総務なしの拠点管理は「見える化」が命！
もともと持っていた管理シートを、AIの力を借りて遠隔管理をグレードアップすることで、少人数でもより効率的に全国の拠点をサポートできるようになりました。
特に期限管理は、「ただ表示するだけ」から「優先順位がわかる」形に進化したことで、実用性が格段に上がりました。
「こんな管理がしたい」というアイデアがあれば、AIに相談してみるのもおすすめです。
技術的な知識がなくても、やりたいことを明確に伝えられれば、実現への道が開けます！
同じような課題を抱えている総務の方の参考になれば嬉しいです！

クラスメソッドオペレーションズ株式会社について

クラスメソッドグループのオペレーション企業です。
運用・保守開発・サポート・情シス・バックオフィスの専門チームが、IT・AI をフル活用した「しくみ」を通じて、お客様の業務代行から課題解決や高付加価値サービスまでを提供するエキスパート集団です。
当社は様々な職種でメンバーを募集しています。
「オペレーション・エクセレンス」と「らしく働く、らしく生きる」を共に実現するカルチャー・しくみ・働き方にご興味がある方は、クラスメソッドオペレーションズ株式会社 コーポレートサイトをぜひご覧ください。
※2026年1月 アノテーション㈱から社名変更しました