[Salesforce] アプリケーション内ガイダンスを利用してみた！

はじめに

Hola〜皆さんこんにちは。Salesforceのシステム管理者の清水です。

最近システム管理者の私が、Salesforce関連の社内ユーザーへのアナウンスをどうやって行えばいいか考えることがあったので、お伝えしたいと思います。Salesforceを運用していると、こんな経験をした方ことがあるシステム管理者も多いのではないでしょうか？

・これと同じような質問、こないだ「XX部署」の「XXさん」に説明したばかりだなぁ

・新しくSalesforceからリリースされた機能が便利そうだし、利用して欲しいなぁ

・新しくApexやプロセスビルダーにて、作った社内向けのこの機能を要望を上げてきた部署だけでなく、全員に利用してもらいたいなぁ

もちろん弊社では社内向けのSalesforceの仕様書だったり、ユーザー向けのマニュアルとしてConfluenceを導入してまして、大事な内容はそちらに残していっております。詳細は以下の記事をご参照ください。

クラスメソッドのテレワークを支える仕組みをご紹介します | Developers.IO

ですので、基本はこのようにSlackのSalesforceチャンネルに、「@here」という形でチャンネル内のユーザー全員に一斉にメンションをして、このConfluenceのリンクを貼ったり、Salesforceのリリース記事を載せたりして日々運用しています。

ですが、最近ふと思ったのが反応してくれてる人が毎回同じような人達であったり、本当に利用者全員が資料を見てくれているのか？といった疑問に駆られるようになりました。

そこでSpring'20から新しくSalesforceに導入された「アプリケーション内ガイダンス」を利用して、強制的に（言い方が雑ですみません。。）Salesforce利用者全員の目が届くページに、必要な情報を見てもらえるようにしてみました。

基本の設定の仕方

アプリケーション内ガイダンスの設定画面へアクセスする

まずは、以下のように設定から「アプリケーション内ガイダンス」を検索します。

そうするとまだ何も設定していないので、このような画面が表示されるかと思います。

「追加」をクリックして、設定画面へ進みます。「アプリケーション内ガイダンスビルダー」が画面上部に表示されます。

プロンプトを追加する

ガイダンスを表示したいアプリケーションと、ページ上でプロンプトを追加していきます。プロンプトの種類を決めますが、「ウォークスルー」は別途ライセンスが必要のようなので「１つのプロンプト」で設定していきます。

次にガイダンスを表示したい位置を決めます。目立つように「中央上」にしてみました。

ガイダンスの色も「カスタムテーマ色」からこのように変更することができます。

コンテンツを設定する

次に、このようにタイトルと表示する本文を入力していきます。

最初このようにユーザーに表示させたいURLを本文に記載するもんだと思ってたのですが、この後出てくる設定箇所でURLを登録することができたので、本文に以下のようにURLは載せなくて良いです。

タイトルと本文を登録したら、画面右上の「保存」をクリックします。

アプリケーション内ガイダンス設定

「アプリケーション内ガイダンス設定」がこのように表示されます。ここで先ほど出てきたボタンURLを登録し、ボタンのラベル名を入れます。

 

次にスケジュールを設定します。ユーザーにいつまでの期間で何回表示されるか設定ができます。

次にプロファイルの設定です、弊社では特に細かくプロファイルごとに表示させるさせないは区分けしていないので、「プロファイル制限なし」の方にチェックを入れました。

最後に、このガイダンスの名称とAPI名を入力します。ここでの設定は最初に登録した「タイトル」および「本文」とは別で、ユーザーには表示されません。このガイダンス自体の名称の登録です。

またこちらの内容に関してこの後記述するコピーの際に、つまずいたため同じガイダンスでコピーしたい場合は、API名を工夫した方が良いです。

 

別のアプリケーションにコピーをしたいとき

弊社では、それぞれ別部署にいる営業部門に対してSalesforceを快適に使ってもらえるように、今年に入りアプリケーションを分けました。

プロファイル自体は一緒にしているのですが、それぞれ部門ごとに営業さんが見ているアプリケーションが違う。。といった場合に、アプリケーション内ガイダンスも各アプリケーションごとに設定が必要になります。

同じ内容のものを全部署のユーザーに見て欲しい、でも毎回上記の手順で設定するのが面倒な際には「コピー」機能が使えました。

コピーを行うには

このように作成したガイダンスの右側にある、「下向き矢印」をクリックすると「コピー」が表示されます。

あとは、このまま表示したいアプリケーションとページを選んで「保存」を押して「完了」ボタンをクリックすればいいだけ。。と思ってたところでこのようなエラーが発生。

このエラーを見たとき、「コピー」機能が使えないんだったらアプリケーションを複数作成している弊社のような企業では逆に設定に時間が取られてしまうので、今まで通りSlackで一斉に通知するしかないのかもと思いました。

しかしその後、サポートに確認してみると

• コピーした場合、API参照名に「xxxxコピー」と自動で日本語が入ってしまうので、「コピー」の文言を削除
• 既存のガイダンスとのAPI参照名に重複がないようにする

この設定が必要ということでした。確かにコピー直後は以下のようになっておりました。

なので、サポートの助言通りに変更すると正常にコピーできました。

変更セットを使うのは？

Sandboxで検証したアプリケーション内ガイダンスの内容を、本番にUPしたいこともあると思います。

その時に少しつまづいたのですが、コンポーネント一覧に「アプリケーション内ガイダンス」といった表示がなく、どうやら「プロンプト」を利用するようです。

 

変更セットにそのまま「アプリケーション内ガイダンス」とは書いていないのでご注意ください。

おわりに

Salesforceのコミュニティに参加していると、このアプリケーション内ガイダンスで社内アナウンスに利用しているといった他社事例をいくつか聞いていたので、弊社でも試してみました。

ビューの回数をカウントできるため、どれだけ見てくれたかといった指標がてら時々利用していきたいと思います。