こんにちは！佐藤です。
今回も、イベント運用の音響と配信周りの改善をテーマにお話ししたいと思います。
イベントや勉強会を運営している方や音響機材などを扱っている方にお勧めの記事です。

はじめに

今回のテーマは、「配信機材周りの整理整頓」となります。
社内外イベント、勉強会、セミナーの開催のサポートを通し、運営の皆さんから「音響回りの構成が難しそうで触れない」というフィードバックをちょくちょくいただいており、マニュアルを綺麗に分かりやすくしたり、配線周りに色分けシールなどで視覚的にも分かりやすくしたりなど様々な試行錯誤を経て、整理整頓・簡素化出来たお話です。

自己紹介

本題の前に、改めて短く自己紹介をさせてください。
所属はクラスメソッド株式会社のグループ会社 クラスメソッドオペレーションズ株式会社となります。

普段の業務は
・総務業務（主にインフラ・物理・情シス修行中）
・FM業務（オフィス移転・立上げ）
・イベント対応（音響・配信・機材周り）※実経験期間2年半程度です
を行っています。

改善した事

まず簡潔に結論から説明しますと、

【課題：複数の機材をまとめるための手順が複雑になってしまった】
・配信機材周りのケーブル類の多さ
・何をどこに接続すれば良いのか分からない
・何から手を付けて良いのか分からない
【改善策：機材接続の手順をまとめ、手順の簡素化を行った】
「ドッキングステーションにまとめて、Type-C 1本をPCに接続するだけでイベントが出来る」状態に持っていきました。

今までイベント本番前に複数本のケーブルを色々接続していたタスクが「PCにType-Cに接続するだけでOK」といった、対応者の心理的負担も軽減出来ました。
初心者でも「機材周りって難しそう」という先入観を払拭でき、積極的に皆さんが実際に触って理解度を上げていくのが印象的でした。
もちろん、メリットだけでなくデメリットもあります。
機材構成をドッキングステーションに集約する事で、トラブルが起きた際の「問題の切り分け」対応コストが高くなり、迅速な原因究明が難しくなりました。
トラブル発生時にケーブルの接続不良なのか、機材の不良なのか、PC側の不具合が原因なのか、様々な問題の切り分けを行うのですが、ドッキングステーションを経由することで
「PC側で見えている接続状況」
「ドッキングステーションが正常に稼働しているか」
「きちんとType-Cケーブルが接続されているか」
を確認した上でそれぞれの機材との接続確認などを行うため原因切り分け確認が複雑化しました。
例えば音声のトラブルであれば「まずミキサー・アンプ・マイクの状態と接続確認」から始めるのですが、改善後は「PCとドッキングステーションの相性」も絡むため、他PCで再現性があるかなどを確認した上でで前述の各機材の状態確認へ移行するため確認工数が若干増加しています。
もちろん、そのデメリットを越えるくらいメリットが大きいため、現状こちらの改善案で定着化させていく予定です。

今までの試行錯誤と問題と改善

ここからは少しテクニカルなお話になります。
【課題①：何が分からないのか分からない】
2023年9月頃、まずは状況の確認として課題をヒアリングしまとめました。

・ケーブルが複数種類あって何をどう接続すればいいのか分からない
・分からないままイベント開催を優先してしまいアンプ、ミキサーなどの設定が規定値と異なる状態になってしまう
・イベントの全体要件を把握出来ず、どこまでサポートして良いか分からない
・なんか分からないけど上手くいかない

上記を含めた配信・音響回りの困りごとを「マニュアルを読んで初心者でも簡単に準備・機材構成が出来る」状態に持っていくのがミッションとして与えられました。
当初作成したマニュアルが80ページ以上のボリュームで、正直自分がこれを渡されても読まないだろうな、という印象でした。（凄く頑張って作成したんですけどね。）
イメージとしては資格試験のテキスト本を試験前日に渡される感じですね、一夜漬けでひたすら暗記で覚えなければいけないあの感じです。
【改善策①：視覚的改善と直感的改善】
マニュアルは大事なのですが、現地で視覚的に理解出来そうな事を洗い出しました。
例えば、カラーマステを貼ったケーブルと同色のマステを貼った機材のケーブル口があれば、マニュアルを読まずとも、「このケーブルはこの機材のここに刺せばいいのか」と理解してもらえます。
同様に他のケーブル接続に関しても【色を揃える】事で視覚的・直観的に構成が出来るようになりました。

当時の写真が残っていないのですが、現在の機材にも「色分け」の伝統が残っております。

【課題②:運用の浸透不足と限界】
とは言え、上記の手順では視界に入るケーブルを同色の機材に繋いで行けばOK、という流れになってしまい、何かしらの抜け漏れの発生が多発しました。
イベント毎にケーブル等がテーブル下や登壇席側に移動されてしまうと、視覚的・直観的な構成には限界がありました。
チェックリストなどの運用も検討してみたのですが、あまり浸透せず立ち消えてしまいました。
【改善策②：正しい場所への位置決め】
それならば、配信構成用のアダプタを準備し、それぞれ「正しい場所に、正しい構成で抜け漏れなく接続出来ている」という運用を取り入れてみました。
【課題③：移動するケーブルたち】
上記で何とか上手くいくかと思いきや、「このケーブルが見当たらない」「同じ色のケーブルが複数ある」「アダプタがイベントエリアから貸し出されたまま戻ってこない」などの別問題が浮上してきました。
もはやひたすらPDCAフル回転状態ですが、今回は今一度原点に帰って改善案を検討しました。
【改善策③：正しい場所の固定化】
出した答えが、「正しい場所に、正しい構成で抜け漏れなく接続出来ている」を固定化すれば良いのでは、でした。
低予算かつほぼ要件通りの回答としまして今回のドッキングステーション導入にたどり着きました。

今後の課題点と目標

今回の改善では「機材構成」が簡素化され、「正しい場所に、正しい構成で抜け漏れなく接続出来ている」を固定化が実現出来ました。
今後の課題点ですが、「音響の調整」「投影の調整」「登壇者視点での改善」の3点を軸に課題と改善を進めております。
詳細は改善出来てからブログで発信出来ればと思いますが、大きな変化としまして「登壇者視点での改善」です。
イベントを何度も経験しているのですが、実は登壇者側で発表する機会がほぼなかったため登壇者からの視点という課題が全く頭から抜けていました。
今後、参加者も登壇者も運営チームもスムーズなイベントが出来る仕組み作りを考えていきたいと思っております。

今回の経験で「自分だけでクローズな改善案を検討せずに、関連する方に積極的にフィードバックや提案をもらう事」がとても大切だと感じました。
色々な業務にも通ずる経験値になるかと思います、今回の改善の経験を土台にチーム内、プロジェクト内メンバーの声を拾い改善に繋げられればと思います。

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