この記事は公開されてから1年以上経過しています。情報が古い可能性がありますので、ご注意ください。
こんにちは！総務部 オフィス対応チーム 中の人です┏○ﾍﾟｺｯ
今日もわたしたち中の人はそれぞれお家でお仕事しています。外があまりに暑いので夏の時期はありがたいですね。
さて、今回から、前回自己紹介ブログに書いた
在宅勤務体制でどうやって総務の仕事してるの！？
を紹介できればと思います。
よかったら最後までお付き合いください♪
新入社員を在宅勤務体制で迎え入れ
クラスメソッドでは、時期に関わらず毎月たくさんの新入社員が入社します。
総務部でも新入社員入社に対して様々な手配が必要になりますが、オフィス対応チームはその中でも、
- 入社オリエンテーション
- 社員証の作成と受け渡し
などを担当していますが、これらは今まで新入社員と担当者がオフィスに集まり対面で行っていました。
しかし、コロナ禍により、オフィスに集まることが難しくなったため、現在はこれらを全て自宅から行っています。
入社オリエンテーションは、対面からGoogle Meetを使用してのビデオ会議へと移行しました。
その中で課題となったのは社員証の作成と受け渡しでした。
今回は、社員証を自宅でどう作成し、どう受け渡ししているかをご紹介できればと思います。
オフィスのPCで行っていた作業を個人のPCで
自宅で社員証を作成するにあたり、今までオフィスにある有料ソフトの入ったPCを使用していましたが、各個人で使用している会社貸与PCでも作成ができるように、コストの低い無料ソフトへの見直しを行いました。
各個人の会社貸与PCに以下の無料ソフトを導入し誰でも自宅で社員証データの作成が可能となりました。
- GIMP
フリー画像編集ソフト
写真の加工に使用
- ラベル屋さん
フリーラベルデザインソフト
社員証のデザイン作成に使用
個人宅で印刷を行うために...
思い切って中の人の個人宅にプリンター購入しました！！！！！！！！！！（会社経費！！！！！！！！！！）
印刷からコピーからスキャンまで大変役に立ってくれてます(●´ｪ｀●)
これのおかげで社員証に関わらず在宅に移行できたことも多いので時には思い切りって大切。
社員証の受け渡し
出来上がった社員証の受け渡しですが、こちらももちろん対面ではお渡しせず郵送でお送りしています。
- 郵送先のダブルチェック
・郵送先に間違えがないか、実際に添付するラベルをダブルチェック
- レターパックプラスを利用した郵送
・番号追跡ができ、かつポスト放置を避けるため配達員から手渡しで受け取れるレターパックプラスを利用
- slackのチャンネルを利用した受け取り確認
・クラスメソッドではチャットツールにslackを利用しており、そこで専用チャンネルを作成し、チャンネル内での受け取りの報告をいただく
・社員証の受け取りが確認できたらチャンネルを退出いただくことで抜け漏れを防止
2020年9月よりこの運用で社員証の受け渡しを行っており、現在まで問題なくたくさんの新入社員の方に社員証をお渡しできています。
総務部 中の人日記
いかがでしたでしょうか？
突如在宅勤務体制になり運用が固まるまでの道のりは大変でしたが、それがあってクラスメソッドではこんな状況でも多くの新入社員の方をお迎えできています(●´ω`●)
さて、皆様夏の連休はいかがでしたでしょうか？
中の人は2日間に渡りお好み焼きと焼き肉でミニパーティーをしました。
素材を厳選して、窓を全開にして、自宅でまるで夏のビアガーデンを味わい夏バテも吹っ飛びました！
毎日暑い日が続く中、今年の夏はスタミナのつく料理で乗り切りましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました！
それではまた次回(●´ω`●)ﾉｼ
10
