Amazon QuickSightでExcel形式レポートのメール配信をスケジュール実行する

データアナリティクス事業本部インテグレーション部コンサルティングチーム・新納（にいの）です。

2023/8/25に、Amazon QuickSightがExcel形式でのレポート配信をスケジュール実行・プログラムからの実行両方に対応したとのアップデートがありました。

• Amazon QuickSight adds scheduled and programmatic export to Excel format

これまではPDFとCSVファイル形式のみサポートしていましたが、ついにExcelも対応してくれました。本エントリでは、スケジュール実行によるExcel形式のレポート配信を試してみます。

Paginated Reportを有効化する

ダッシュボードの内容をレポート配信する場合はPaginated Report機能を有効化する必要があります。（Paginated Reportを有効化した時点から開始日に基づいて日割り計算された料金が発生します。月500ドルかかるのでご留意ください！）

Paginated Reportの有効化方法は以下エントリをご参照ください。

ページ分割されたレポートを準備する

上記エントリでは新しくページ分割されたレポートを作るところからスタートしていますが、今回は既存のダッシュボードからレポートを作成してみましょう。

今回の検証は以下のハンズオンで作成した分析とデータを利用します。

対象となるシートを選択し、「レポートに複製」を選択します。

すると、新しいシートが追加され、ページ分割されたレポートの形式で表示されます。インテラクティブシートからページ分割されたレポートへの変更は可能ですが、逆はできないので注意してください。

ダッシュボードからレポート配信設定する

分析をダッシュボードとして公開し、時計マークのメニューからスケジュールを追加します。

コンテンツのトグルスイッチからExcelを有効化し、対象となるシートを選択します。なお、Excelで配信可能なのは以下の形式のビジュアルのみです。

• テーブル
• ピボットテーブル

Excel配信は以下の2つの方法が選べます。今回は添付ファイルで送付します。

• ダウンロードリンクの送信
  • メールの本文にダウンロードリンクが記載
  • QuickSightへのサインイン後にダウンロード開始
  • 1年後に有効期限が失効する
• 添付ファイル
  • メールに直接Excelファイルが添付される
  • サイズ上限は10MB

配信されたメールは以下の通りです。

Excelの中身は以下のように出力されました。フォントや形式はQuickSightでのダッシュボードの見え方とほとんど同じですが、条件付き書式で色をつけた部分は反映されていないようです。

最後に

Paginated ReportによるExcel形式のレポートのメール配信を試してみました。ダウンロードリンクも試してみましたが、8/31時点ではリンクがメールに記載されていなかったので、再挑戦したらまたアップデートします。

Excelはかなり広く使われていますし、スケジュールでレポート配信できると便利に使えますね。繰り返しになりますが、Paginated Reportを有効化した時点から月末までの日割りで課金されますので、始めどきにはご注意ください。

参考

Scheduling and sending reports by email - Amazon QuickSight