非同期脳内シェア。同僚に仕事の進め方を文書共有した話
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
仕事柄、そもそも扱かったことがない対象を解決することになることが珍しくないため、個々の施策を実施する前段階として調査タスクを実施することが多くなりがちです。その流れで、同僚から「てぃーびーさんがどんなふうに調査をしているのか知りたい」という要望をもらいました。ペアワークで調査内容を共有する方法もあったのですが、今回は別々に進めておきたい業務もあり、それなら非同期で共有しようということになりました。非同期脳内シェアです。あまり行われなさそうな取り組みなので、記事にまとめることにしました。
伝え方
脳内シェアをするにあたり、以下のように仕事をすすめました。 「for やぬす」の部分が追加で発生した手順です。 もともと作業メモを残しつつ仕事をするタイプなので、 メモの作成自体は普段通りの手順になります。
- メモ準備
- 調査メモを記録するためのテキストを新規作成
- 調査準備
- 調査項目の洗い出し
- 洗い出し時に考えたことをメモに記録 / for やぬす
- 個別の調査を実施
- 任意の項目を調査する
- 調査時に考えたこと、調査した内容、参考URLをメモに記録 / for やぬす
- 全項目の調査を完了
- 調査結果のまとめ
- 調査プロセスを清書版として Notion にまとめる / for やぬす
- 調査結果の共有
- Notion にまとめた調査プロセスを同僚に共有する / for やぬす
以下は実際に共有した情報の抜粋です。
同期脳内共有と非同期脳内共有の差異
同期脳内共有 / ペアワーク、モブワーク
- 時間 - 参加人数分の作業時間が必要
- 共有可能な範囲 - 参加した人
- 共有方法 - 発話形式
- リアルタイムメモの併用をする場合もある
- 疑問点に関するやりとり - 発話形式
非同期脳内共有 / テキスト共有
- 時間 - 1人分の作業時間と1人分の読む時間が必要
- 共有可能な範囲 - 文書の共有範囲全体
- 共有方法 - テキスト形式
- 疑問点に関するやりとり - 情報共有ツールのコメント機能などで実施
まとめ
非同期で脳内を共有する方法をまとめました。時間を確保できるのならペア・モブワークが良さそうに思っていましたが、テキストに残せるくらいに思考を明確にする、という意味ではテキスト化ならではの利点がありそうです。また、ペア・モブワークだと共有範囲が参加者に限られますが、テキスト化されると Public に誰にでも見せることができるという利点もありますね。
リモートワークの比率が増え、今までなら自然と発生していた暗黙知の移転を意図的に発生させる必要があるという意味で、同期・非同期ともに脳内共有は積極的に行っていきたいところです。 SECI モデルの循環を回しましょう。
