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こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
- 全社施策について、まずはマネジメントメンバーが集まる定例で事前周知をする
- そこで頭出しをしてから全社周知をする
人事、組織施策を担当する部門ではこういった必要性があるものをよく扱います。
クラスメソッドは基本的にはフラットで、情報の透明性が高い組織なのでわざわざこういったプロセスを経ずに、直接全社周知をするケースが多いと思いますが、それでも人事領域の場合は段階を踏む場合があります。
この際に、メンバーはマネジメント定例で共有すべき情報を自部門のマネージャーに連携し、マネージャーがマネジメントメンバーが集まる定例で情報を展開し、後日、情報の展開完了をメンバーに報告することになります。
この連携ですが、どのくらい確実に実施されるかはマネージャー次第であり、加えてメンバー視点だと見えない範囲が多いため、なにか問題が発生したかどうかを把握しにくい状況にあります。また、伝言ゲームが発生するため、情報が曲がったり、抜け落ちて伝わる可能性があります。
こういった情報連携の扱い方について、ミスの発生を機に進め方を仕組み化したので、今回はその仕組をまとめます。
問題
私達の部門で、マネジメントメンバーへの情報連携時に、抜け漏れが発生しました。
メンバーからの依頼について、マネージャーである私が依頼された内容を報告対象として追加しそびれて、次のタイミングのマネジメント定例で報告しそびれてしまいました。こういった連絡漏れは昔の職場でもあり、多くのケースでこの種の伝言ゲームをマネージャーがアナログに実施していて「マネージャーの几帳面さ」に依存しがちなところなのだと思います。ゆるいケースでは、メンバーが依頼した情報をマネージャーがどのように言い換えて伝えているのか、どのタイミングのマネージャー定例で伝える予定なのか、実際に伝え終わったかどうかもわからない、ということも珍しくもないと思います。
課題
マネジメントメンバーへの情報連携時に、抜け漏れなく情報を共有したい。
マネージャーの几帳面さに依存せずに、仕組みで解決したい。
制約
- 全社公開前の情報が多いため、自部門のみが閲覧できる場所で情報を扱う必要がある
- マネジメント定例のSlackはチーム内ではマネージャーの私しか閲覧できない
実現したいこと
- マネジメント定例で共有が必要な情報が1箇所で管理され、自部門のマネージャー・メンバーの全員が閲覧可能であること
- 他部門からは閲覧できないこと
- 次回のマネジメント定例で共有する情報もあれば、2週以上先のマネジメント定例で共有したい情報もあるため、それらを区別して管理できること
- 伝達する情報について、マネージャーとメンバーでズレが発生して、意味の抜け落ちなどが発生しないように事前チェックし、相互に見える状態で扱えること
解決策
Notion でマネジメント定例で共有する情報を管理するデータベースを作成しました。
- かんばんビューを使用する
- 3つのステータスで状態を管理する
- Not started - 次回より先の定例
- Next - 次回の定例
- Done - 完了済みの定例
- 3つのステータスで状態を管理する
- 1定例1レコードで登録する
- 各定例のレコードのページ内に定例で共有する内容を記載する
- データベースはエンジニアリング統括室しか閲覧できない場所に作成
マネジメント定例共有かんばん
個別レコード作成用のテンプレート
運用プロセス
まとめ
マネジメントメンバーへの確実な情報連携の実施に向けた仕組み化についてまとめました。
なお、今回の問題は、スクラムにおけるスプリントレトロスペクティブでProblemとして共有され、Tryとして改善に至ったものです。この件に限らずに普段からスプリントレトロスペクティブからの改善を継続しているため、私達の業務プロセスは継続して向上していきます。
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