Excelで申込書のひな形を作る~後編:シートの非表示設定からファイルのプロパティ削除~

こんにちは。クニ吉です。
毎日暑すぎて溶けてしまいそうです。。。(;´д`)ゞ アヂィー!!

前回は、入力フォームを作る時に覚えておくと便利な7つとして下記メニューの「1.選択リストの作り方」~「4.シートの編集ロック」までをご紹介しました。
前回の記事はこちらになります→Excelで申込書のひな形を作る~前編:選択リスト作成からシートの編集ロック~

  1. 選択リストの作り方
  2. チェックボックスの作り方
  3. 数式の非表示設定
  4. シートの編集ロック
  5. シートの非表示設定
  6. シート構成のロック
  7. ファイルのプロパティ削除

今回は、残りの「5.シートの非表示設定」~「7.ファイルのプロパティ削除」までをご紹介したいと思います。

5.シートの非表示設定

前回までに「申込書」と「参照用」という2つのシートを作成しました。

シート構成png

この「参照用」シートは、「申込書」シート内にある選択リストが参照するデータを保有しています。

リスト

このデータは「申込書」シートの裏方的な役割であるため、数式表示同様できれば見せたくない代物です。
そのため、この「参照用」シートを非表示にします。
まず隠したいシート(「参照用」シート)をアクティブにし、メニュー(シート名上で右クリック)から「非表示」を選択して下さい。

シートの非表示

「参照用」シートが非表示となりました。

シート非表示後

非表示にしたシートを再度表示したい場合は、同じ手順でメニューから「再表示」を選択します。
すると作業ウィンドウが表示され、非表示になっているシートの一覧が表示されますので、その中から表示したいシートを選択します。
一覧といいつつ、今回は「参照用」シート1枚しかありませんが・・・。

シートの再表示非表示シート一覧

 

選択すると、再度「参照用」シートが表示されます。

シート構成png

このようにシートを非表示にすることができますが、前回の「4.シートの編集ロック」の手順で編集制限をかけてもこのシート表示・非表示の切り替えを制限することができません。
そこでシート構成のロックが必要となります。

6.シート構成のロック

では、シート構成を変更できないように制限をかけます。
まず「校閲」内の「ブックの保護」をクリックします。

ブックの保護

すると作業ウィンドウが表示されるので「シート構成の保護」にチェックを入れます。

シート構成の保護

このチェックを入れることで、シートの作成、移動、コピー、削除、名前の変更などができなくなります。
パスワードを設定しない場合は、シートの保護と同様にボタンを押すとすぐに編集可能になります。

 解除したい場合は、同じボタンをクリックします。
シートの保護と異なり、名称は「ブックの保護」のままです。
保護している時はボタンがオレンジ色のままになっています。

ブックの保護解除

7.ファイルのプロパティ削除

最後にファイルプロパティの削除です。

【ファイルのプロパティとは】

ファイルのプロパティとは、操作しているファイルの詳細情報のことです。
作成日や最終更新日、ファイルサイズの他、作成者の氏名や会社名などの個人情報が含まれている場合があります。
これらの情報はOfficeインストール時に指定したユーザー名や会社名であり、自動的にファイルのプロパティへ記録されてしまいます。
プロパティは、「ファイル」-「情報」から確認することができます。みなさんのExcelのプロパティを確認してみてください。

ファイルのプロパティ表示

更に詳細な情報は右側の「プロパティ」-「詳細プロパティ」から表示することができます。

詳細プロパティの表示方法

このプロパティは自身で修正することも可能です。
プロパティ確認画面から修正したい項目をクリックすると編集できるようになります。
こうした手順で一部の情報を消すことも可能ですが、最終更新者などの情報を消すことはできません。

プロパティを削除するには、まず「ファイル」-「情報」-「共有の準備(問題のチェック)」内の「ドキュメントの検査」をクリックします。
シートの編集ロックがかかっている場合はドキュメントの検査ができませんので、一度シートの保護を解除しましょう。

ドキュメントの検査

ドキュメント検査の選択画面が表示されますので、対象の項目にチェックが入っているかを確認し「検査」ボタンをクリックします。
個人情報は「ドキュメントのプロパティと個人情報」に該当します。
初期設定では全部にチェックが入っていますが、この段階では検査をするだけで情報の削除は行われないため、そのまま「検査」をクリックしても大丈夫です。

ドキュメント検査内容選択

クリック後、それぞれの項目の検査結果が表示されます。
個人情報を削除したいので「ドキュメントのプロパティと個人情報」の「すべて削除」をクリックします。
この時注意しなければいけないのは、他の項目を削除してしまうことです。
削除した項目によってはヘッダーや数式を含んだ非表示列、非表示にしたワークシートなどが削除されてしまいます。
きちんと項目を確認し、必要なものを削除しないように気をつけましょう。

ドキュメント検査結果

プロパティが削除されました。

プロパティ削除

あとがき

これにて「Excelで申込書のひな形を作る」は終了です。
取引先登録書や銀行口座登録依頼書、サービスの申込書などExcelやWordファイルを社外へ配布する場面は少なくありません。
選択リストやチェックボックス、数式を使用し、入力する必要のないシートは非表示にするなど相手が入力しやすいフォーム作りを心がけましょう。
入力しやすいフォーム作りを考えると、入力欄の配置や配色、記入例やコメントの追加など他にも色々な要素がありますが^^;
そのちょっとした気遣いが入力漏れや無効な回答入力を防ぐ助けにもなりますので、是非試してみてください。

今回はこのへんで。アデュー!(´ω`)ノ