誰が読んでも理解できる実践的な作業手順書の作成方法
2025.02.12こんばんは。僕です。
はじめに
業務の効率化やミスの削減を目的に作業手順書を作成する企業は多く存在します。しかし、実際に活用される手順書を作れているかというと、そうではないケースも少なくありません。
- 手順書があるのに、結局ベテラン社員に聞かないと作業が進まない
- 文章が多すぎて、重要な部分が分かりにくい
- 更新されておらず、現場の実態と合っていない
こうした問題に対処するためには、わかりやすく、実用的な作業手順書を作ることが重要です。本記事では、誰でも理解でき、業務の現場でしっかり機能する手順書の作成方法についてまとめます。
作業手順書の重要性
手順書を適切に作成すると、以下のようなメリットがあります。
- 業務の標準化 属人化を防ぎ、担当者が変わっても同じ品質で業務を遂行できる
- ミスの防止 作業漏れや設定ミスを最小限に抑えられる
- 教育コストの削減 新しい担当者が短期間で業務を理解できる
- トラブルへの迅速な対応 障害発生時の適切な対応を手順化できる
これらのメリットを得るためには、単に手順を並べるだけでなく、誰でも理解できるように工夫することが不可欠です。
わかりやすい作業手順書の作成ポイント
作業の目的・ゴールを明記する
手順に入る前に、「この作業は何のために行うのか？」をはっきりさせましょう。作業の目的とゴールを明記することで、実施者が業務の全体像を正しく把握しやすくなります。
例：アカウント管理手順書の場合
業務の意義を明確にすることで、手順全体に納得感が生まれるため、手順の遵守率も向上します。
誰が読んでも分かるシンプルな表現を使う
作業手順書の読者は、必ずしも専門知識を持っているとは限りません。そのような場合は、難解な専門用語は避け、わかりやすい言葉に置き換えることが大切です。
また、説明が必要な専門用語は、簡単な補足説明を付けるとさらに分かりやすくなります。
1ステップごとに区切る
1つの手順書の中で、複数の作業を1つの文にまとめてしまうと、実施者が混乱する原因になります。1ステップ＝1アクションを基本とし、誰でも迷わず進められるようにしましょう。
手順を箇条書きや番号付きリストで整理すると、視認性が向上し、実践しやすくなります。
図やスクリーンショットを活用する
クラウドツールやシステムに関する手順書では、画面のどの部分を操作すればよいのかが分かりにくいことがあります。そのため、説明を補完するために、視覚的な情報を活用するのが有効です。
視覚的な補助を活用する例
- 画面キャプチャの挿入（設定フォームの項目を示す）
- 操作ボタンを赤枠で囲む（重要なアクションを強調）
- フローチャートを活用（複雑な手順を直感的に理解できるようにする）
このように、単に文章で説明するのではなく「見て分かる」構成にすると、理解度が向上します。
最新の情報に保つ & 利用者のフィードバックを反映する
作業手順書は、一度作成して終わりではありません。システムの仕様変更がある場合や、新しいツールが導入された際には、速やかに手順の更新を行いましょう。
手順書のメンテナンスの流れ
- 定期的なレビューを実施する（月1回、四半期ごとなど）
- 新しい利用者の視点で分かりにくい箇所をフィードバックしてもらう
- 変更履歴を記録し、更新内容を明確にする
「実際に使われる手順書」にするためには、利用者の声を反映し、現場のニーズに即した内容に改善し続けることが重要です。
まとめ
実際に活用される作業手順書を作るためのポイントを整理すると、以下のようになります。
- 目的・ゴールを明記し、業務の意義を共有する
- 分かりやすい表現を採用する
- 一文一作業を基本に、整理された手順を示す
- 視覚的な補助（スクリーンショットやフローチャートなど）を活用する
- 定期的にメンテナンスを行い、常に最新の情報を維持する
これらを意識することで、誰でもミスなく作業を進められる実用的な手順書を作ることができます。作成時の工夫を重ねて、「読まれない手順書」ではなく「現場で活用される手順書」を実現しましょう。
